Wat kost LogiAction? Kosten, licentie en implementatie uitgelegd

Vraag je je af wat LogiAction daadwerkelijk kost voordat je een definitieve keuze maakt voor een WMS? En belangrijker nog: hoe voorkom je dat de kosten van een WMS na implementatie onverwacht oplopen door extra gebruikerslicenties, maatwerk of aanvullende modules?

Wanneer je verschillende WMS-oplossingen vergelijkt, kijk je niet alleen naar de functionaliteiten, maar ook naar de totale investering. Je hebt misschien al demo’s gezien en weet welke magazijnprocessen je wilt verbeteren. Nu wil je vooral weten hoe de kosten zijn opgebouwd en of deze voorspelbaar blijven wanneer je organisatie groeit.

Dat is niet altijd eenvoudig te bepalen. De uiteindelijke kosten hangen namelijk af van verschillende factoren, zoals het ordervolume, benodigde koppelingen, maatwerk en de inrichting van je magazijnprocessen. Wanneer vooraf niet duidelijk is wat wel en niet binnen de standaardoplossing valt, kunnen er later onverwachte kosten ontstaan.

Daarom leggen we in dit artikel uit hoe de kosten van LogiAction zijn opgebouwd. We bespreken het licentiemodel, de implementatiekosten en mogelijke aanvullende investeringen, zodat je beter kunt inschatten wat LogiAction voor jouw magazijn gaat kosten.

Specifiek ontdek je:

• Hoe het licentiemodel van LogiAction werkt
• Waarom de licentie gebaseerd is op ordervolume in plaats van gebruikers
• Wanneer een ordergebaseerd model gunstig is (en wanneer niet)
• Wat wel en niet binnen de licentie van LogiAction valt
• Hoe implementatiekosten worden opgebouwd
• Welke factoren invloed hebben op maatwerk en koppelingen
• Hoe de kosten van LogiAction zich ontwikkelen bij groei van het magazijn
• Waar je op moet letten wanneer je WMS-offertes eerlijk vergelijkt

De kosten van LogiAction WMS bestaan uit licentie en implementatie

De terugkerende licentiekosten van LogiAction zijn gebaseerd op het aantal geïmporteerde orders dat via het systeem wordt verwerkt. Dit betekent dat de kosten grotendeels meebewegen met het daadwerkelijke gebruik van het systeem.

LogiAction werkt hierbij met een minimale maandelijkse licentie van €500 per maand. Binnen deze basislicentie zijn maximaal 5.000 orders inbegrepen.

Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen totale kosten en kosten per order.

Wanneer het aantal orders toeneemt, stijgt het totale maandbedrag. Tegelijkertijd daalt de prijs per order door het staffelmodel.

Hierdoor ontstaat een model waarbij:

• De kosten meegroeien met de activiteit in het magazijn;
• De prijs per order lager wordt bij hogere volumes;
• Een vaste basislicentie gecombineerd wordt met variabele kosten op basis van ordervolume.

Dit maakt het model voorspelbaar én schaalbaar, zonder dat je betaalt voor capaciteit die je niet gebruikt.

Maandelijks abonnement

We leveren LogiAction via een maandelijkse licentie, waarbij je zelf de serveromgeving verzorgt.

Dat betekent:

• De licentieperiode bedraagt één maand
• De licentiekosten worden maandelijks achteraf gefactureerd
• De facturatie is gebaseerd op het daadwerkelijke gebruik

Dit zorgt ervoor dat de kosten transparant en direct gekoppeld zijn aan de operationele activiteit.

Ordergebaseerde afrekening

We berekenen de licentie van LogiAction niet per gebruiker, per module of per locatie.

In plaats daarvan kijken we naar het aantal geïmporteerde orders dat via LogiAction wordt verwerkt.

Belangrijke uitgangspunten:

• Alle geïmporteerde orders tellen mee
• Dat geldt ook voor testorders
• Het aantal medewerkers dat met het systeem werkt heeft geen invloed op de prijs

Dit model voorkomt dat organisaties extra kosten krijgen wanneer het team groeit of wanneer meer medewerkers met het systeem werken.

Wanneer is dit licentiemodel gunstig (en wanneer niet)?

Dit model is vooral interessant voor organisaties waar veel medewerkers met het systeem werken, maar het ordervolume relatief stabiel blijft. Omdat er niet per gebruiker wordt afgerekend, ontstaan er geen extra licentiekosten wanneer teams uitbreiden of tijdelijk opschalen.

Een ordergebaseerd model is echter niet voor iedere organisatie automatisch de voordeligste keuze. Bedrijven met relatief weinig gebruikers maar zeer hoge ordervolumes kunnen uiteindelijk hogere totale licentiekosten hebben dan bij een model dat per gebruiker wordt afgerekend.

Het staffelsysteem

De minimale licentie van €500 per maand omvat maximaal 5.000 orders. Wanneer het ordervolume daarboven uitkomt, worden de extra orders afgerekend via een staffelstructuur.

Belangrijk om te weten: het tarief uit een staffel geldt alleen voor de orders binnen die specifieke staffel. Het werkt dus niet zo dat alle orders automatisch tegen het laagste tarief worden berekend zodra je een hogere staffel bereikt.

Bijvoorbeeld:

• 5001 – 15.000 orders → €0,10 per order
• 15.001 – 30.000 orders → €0,08 per order
• 30.001 – 50.000 orders → €0,06 per order
• 50.001+ orders → €0,04 per order

Verwerk je bijvoorbeeld 20.000 orders per maand? Dan vallen de eerste 5.000 orders binnen de basislicentie van €500. De volgende 10.000 orders worden berekend tegen €0,10 per order en de daaropvolgende 5.000 orders tegen €0,08 per order.

De totale licentie komt dan uit op:

• 5.000 orders inbegrepen in basislicentie = €500
• 10.000 orders × €0,10 = €1.000
• 5.000 orders × €0,08 = €400

Totaal: €1.900 per maand.

Dit betekent concreet:

• De eerste 5.000 orders vallen binnen de basislicentie
• Naarmate het volume toeneemt, worden extra orders tegen lagere tarieven afgerekend
• Elke staffel heeft een eigen tarief voor dat deel van het volume

Dit model zorgt ervoor dat de kosten gecontroleerd meegroeien met het ordervolume. Tegelijkertijd daalt de gemiddelde prijs per order naarmate het volume toeneemt.

Wat zit inbegrepen in de LogiAction licentie (en wat niet)?

De licentie van LogiAction omvat meer dan alleen toegang tot de software. Verschillende vormen van onderhoud en ondersteuning zijn inbegrepen, zodat het systeem veilig, stabiel en up-to-date blijft.

Binnen de licentie vallen:

• Security-updates
• Software-updates
• Onderhoud
• Verbeteringen op bestaande functionaliteit
• Support tijdens kantooruren op de standaardfunctionaliteit

Het is hierbij belangrijk om te begrijpen hoe deze onderdelen worden ingevuld.

Updates en verbeteringen worden centraal door Logitrade ontwikkeld en uitgerold. Dit betekent dat optimalisaties en aanpassingen onderdeel worden van de standaardsoftware en beschikbaar komen voor alle gebruikers.

Deze verbeteringen zijn dus niet klant-specifiek, maar gericht op het verder ontwikkelen van de algemene functionaliteit van LogiAction.

Support heeft betrekking op vragen en problemen die direct verband houden met de standaardfunctionaliteit van het systeem. Dit omvat bijvoorbeeld het oplossen van storingen, het beantwoorden van gebruiksvragen en ondersteuning bij het correct toepassen van bestaande functionaliteiten.

Niet alles valt echter binnen de licentie.

Niet inbegrepen zijn bijvoorbeeld:

• Maatwerkfunctionaliteiten
• Serverhosting (de serveromgeving is verantwoordelijkheid van de klant)
• Hardware zoals scanners of pick-to-light systemen
• Nieuwe functionaliteiten die als aparte uitbreiding worden ontwikkeld

Aanvullende werkzaamheden, zoals maatwerk of ondersteuning buiten de standaardfunctionaliteit, beoordelen en offreren we apart.

Door deze afbakening blijft duidelijk welke kosten onderdeel zijn van de licentie en welke kosten projectmatig of aanvullend zijn.

Eenmalige kosten van LogiAction: implementatie & inrichting van magazijnprocessen

Naast de maandelijkse licentiekosten moet je rekening houden met een eenmalige investering voor de implementatie van LogiAction. De hoogte van deze investering hangt af van de inrichting van het magazijn, de gewenste processen en de mate waarin de standaardfunctionaliteit aansluit op de werkwijze van de organisatie.

Daarom start een LogiAction-traject altijd met een gratis LogiAction Fit Analyse. Tijdens deze analyse beoordelen we in hoeverre de standaardfunctionaliteit van LogiAction aansluit op de bestaande magazijnprocessen en welke aandachtspunten er zijn rondom inrichting, koppelingen en werkwijze.

Wanneer blijkt dat LogiAction past bij de organisatie, stellen we een functioneel ontwerp (FO) op. In dit document wordt vastgelegd:

• Hoe de processen binnen LogiAction worden ingericht
• Welke koppelingen met externe systemen nodig zijn
• Welke onderdelen binnen de standaardfunctionaliteit vallen
• Welke processen eventueel maatwerk vereisen

Voor het opstellen van het functioneel ontwerp rekenen we een aparte investering van €1000 tot €3000. De exacte kosten hiervan hangen af van de complexiteit van de processen, koppelingen en gewenste inrichting. Het definitieve bedrag kunnen we na de Fit Analyse vaststellen, waardoor je vooraf helderheid hebt en kunt beslissen of je het FO laat uitwerken.

De software is modulair opgebouwd. De uiteindelijke implementatiekosten hangen daarom onder andere af van:

• De complexiteit van de magazijnprocessen;
• Het aantal en type koppelingen met externe systemen (zoals ERP of verzendsoftware);
• De gewenste inrichting van workflows en werkwijzen;
• Het aantal locaties of magazijnen;
• De mate waarin standaardprocessen gevolgd kunnen worden.

Voor de standaardmodules gelden de volgende vaste implementatiekosten, zolang de implementatie binnen de standaardscope blijft:

LogiAction Warehouse Module
€15.000 eenmalige investering

LogiAction Orderpick Module
€7.500 eenmalige investering

Deze investering omvat onder andere:

• Het beschikbaar stellen van de module;
• Inrichting op basis van standaardprocessen;
• Begeleiding tijdens de implementatie.

Het is daarbij belangrijk om te weten dat een aantal onderdelen niet standaard binnen de implementatie valt, zoals:

• Koppelingen en integraties met externe systemen;
• Datamigratie of opschonen van bestaande data;
• Maatwerkfunctionaliteiten of afwijkende proceslogica.

Deze onderdelen worden altijd apart beoordeeld en vooraf gecalculeerd, zodat duidelijk is welke extra kosten daarbij komen kijken.

Betalingsstructuur

De implementatiekosten worden doorgaans als volgt gefactureerd:

• 50% bij opdracht
• 40% bij start van de activiteiten
• 10% na oplevering

Hoeveel kost LogiAction voor bedrijven met verschillende magazijngroottes?

De exacte kosten van LogiAction hangen sterk af van het ordervolume en de inrichting van het magazijn. Toch zijn er globale scenario’s te schetsen om een beeld te krijgen van de maandelijkse licentiekosten.

Scenario A: Klein magazijn

Orders per maand: ±5.000
Indicatie: €500 per maand

Berekening:
Basislicentie inclusief 5.000 orders = €500

Scenario B: Middelgroot magazijn

Orders per maand: ±20.000
Indicatie: €1.900 per maand

Berekening:
Basislicentie inclusief 5.000 orders = €500
10.000 orders × €0,10 = €1.000
5.000 orders × €0,08 = €400
€500 + €1.000 + €400 = €1.900

Scenario C: Groeiende organisatie

Orders per maand: ±50.000
Indicatie: €4.300 per maand

Berekening:
Basislicentie inclusief 5.000 orders = €500
10.000 orders × €0,10 = €1.000
15.000 orders × €0,08 = €1.200
20.000 orders × €0,06 = €1.200
€500 + €1.000 + €1.200 + €1.200 = €4.300

Bij hogere volumes verschuift een groter deel van de orders naar lagere staffels. Hierdoor stijgt het totale maandbedrag wel, maar daalt de gemiddelde prijs per order.

De exacte kosten blijven uiteindelijk afhankelijk van factoren zoals:

• Ordervolume;
• Procescomplexiteit;
• Gekozen modules;
• Eventuele maatwerkwensen.

Wat gebeurt er met de kosten van LogiAction bij groei?

Wanneer een organisatie groeit, verandert meestal ook de logistieke operatie. Meer orders, meer medewerkers en soms extra magazijnlocaties.

Het licentiemodel van LogiAction is zo ingericht dat groei niet automatisch leidt tot extra gebruikerskosten. Omdat de licentie gebaseerd is op orders, kunnen organisaties hun team uitbreiden zonder nieuwe gebruikerslicenties te moeten aanschaffen.

Wel kunnen er in de praktijk extra kosten ontstaan wanneer de organisatie groeit, bijvoorbeeld wanneer:

• Een nieuwe magazijnlocatie wordt toegevoegd;
• Extra modules worden geïmplementeerd;
• Nieuwe processen worden ingericht;
• Koppelingen of integraties met externe systemen worden uitgebreid of toegevoegd.

Groei leidt dus vooral tot extra kosten wanneer het ordervolume stijgt of wanneer de scope van het systeem verandert door aanvullende locaties, modules, koppelingen of procesinrichting.

In dat geval wordt de scope van het systeem uitgebreid en kan een aanvullende implementatie of investering nodig zijn.

Wat kost maatwerk binnen LogiAction?

Niet ieder magazijn werkt volgens exact dezelfde processen. Daarom komt maatwerk regelmatig voor bij WMS-projecten.

Welke onderdelen uiteindelijk als maatwerk worden beschouwd, wordt vooraf uitgewerkt in een functioneel ontwerp tijdens het voorbereidingstraject (lees dit artikel voor het hele LogiAction-traject). Hierin wordt bepaald welke processen binnen de standaardfunctionaliteit van LogiAction passen en welke onderdelen aanvullende ontwikkeling vereisen.

Veel maatwerk ontstaat bijvoorbeeld bij:

• Specifieke pakbonlayouts;
• Afwijkende werkprocessen;
• Koppelingen met externe systemen;
• Aangepaste workflows binnen het magazijn.

De omvang van maatwerk kan sterk verschillen. Een relatief eenvoudige aanpassing, zoals een extra veld op een document of een kleine wijziging in een bestaand proces, vraagt doorgaans minder inspanning dan een nieuwe workflow, een koppeling met een extern systeem of een complexe ERP-integratie.

Maatwerk wordt niet meegenomen in de standaardlicentie en wordt daarom altijd apart geoffreerd. Bij ons gebeurt dit op basis van een uurtarief:

• Projectmanagement → €100 per uur
• Consultancy / development → €150 per uur

In sommige gevallen wordt vooraf een vaste prijs afgesproken, bijvoorbeeld wanneer de scope duidelijk is of wanneer maatwerk onderdeel is van een implementatietraject.

In de praktijk wordt maatwerk echter vaak uitgevoerd op basis van nacalculatie. Vooraf wordt doorgaans een inschatting gegeven van de benodigde inspanning, maar de uiteindelijke kosten zijn afhankelijk van de daadwerkelijk bestede uren.

Tijdens projecten kan bovendien voortschrijdend inzicht ontstaan, waardoor aanvullende werkzaamheden nodig zijn. Dit wordt altijd afgestemd voordat deze worden uitgevoerd, zodat er geen onverwachte kosten achteraf ontstaan.

Contractduur, indexering en opzegging van de LogiAction licentie

Bij software-investeringen kijk je waarschijnlijk niet alleen naar functionaliteit en prijs, maar ook naar de flexibiliteit van het contract. Vooral in een veranderende logistieke omgeving is het belangrijk dat financiële verplichtingen overzichtelijk blijven.

Daarom is de licentie van LogiAction relatief eenvoudig ingericht.

Contractduur

De licentie wordt afgesloten op basis van een maandelijkse licentieperiode. Dat betekent dat organisaties niet vastzitten aan langdurige contracten van meerdere jaren.

Hierdoor blijft het mogelijk om het softwaresysteem aan te passen wanneer de organisatie of logistieke strategie verandert.

Opzegtermijn

De opzegtermijn bedraagt één maand. Dit geeft organisaties flexibiliteit wanneer ze besluiten hun softwareomgeving te veranderen of wanneer het systeem niet langer nodig is.

In de praktijk komt opzegging overigens niet vaak voor. Een WMS wordt meestal een essentieel onderdeel van de dagelijkse magazijnoperatie.

Indexering

De tarieven kunnen periodiek worden aangepast op basis van het CBS-prijsindexcijfer. Hierdoor blijven de tarieven in lijn met algemene kostenontwikkelingen zoals inflatie en stijgende ontwikkelkosten.

Eventuele aanpassingen worden altijd vooraf gecommuniceerd.

Data-eigendom en exit bij LogiAction

Bij de keuze voor software speelt ook de vraag wat er met data gebeurt wanneer de samenwerking stopt.

Binnen LogiAction blijft alle data eigendom van de klant. Organisaties behouden daarmee controle over hun data, binnen de afspraken rondom export en bewaartermijnen.

Dit betreft onder andere:

• Voorraadgegevens;
• Orderinformatie;
• Historische transacties.

Wanneer de licentie wordt beëindigd, kan de klant een verzoek indienen om data te exporteren. Deze data wordt vervolgens beschikbaar gesteld, zodat deze kan worden gebruikt in een ander systeem.

De belangrijkste uitgangspunten zijn:

• Alle data blijft eigendom van de klant
• Data-export gebeurt op verzoek van de klant
• Export kan binnen 30 dagen na beëindiging worden aangevraagd
• Gegevens worden na beëindiging nog gedurende een beperkte periode bewaard conform de geldende voorwaarden
• Daarna worden de gegevens definitief verwijderd

Het is goed om te weten dat je de data van jouw magazijn bij een eventuele overstap kunt meenemen. Wel is het belangrijk om tijdig een exportverzoek in te dienen en rekening te houden met de bewaartermijnen die in de voorwaarden zijn vastgelegd.

Hoe vergelijk je LogiAction met andere WMS-offertes?

Wanneer je verschillende WMS-oplossingen vergelijkt, kijk je vaak eerst naar de implementatiekosten of het maandbedrag. Toch zegt dat bedrag op zichzelf weinig over de totale kosten op langere termijn.

Softwaremodellen kunnen namelijk sterk verschillen. Sommige systemen rekenen bijvoorbeeld per gebruiker, andere per module, per magazijnlocatie of op basis van gebruik.

Daardoor kan een offerte op het eerste gezicht goedkoper lijken, terwijl de kosten later oplopen door groei, extra gebruikers, aanvullende functionaliteiten of koppelingen met andere systemen.

Om een eerlijke vergelijking te maken, is het verstandig om verder te kijken dan alleen de prijs en deze vragen te stellen:

• Hoe wordt het gebruik van het systeem gemeten?
• Wat telt mee in het volume?
• Is er sprake van een minimale afname of basislicentie?
• Hoe wordt meerverbruik berekend?
• Wat valt onder support en waar liggen de grenzen?
• Hoe wordt doorontwikkeling of nieuwe functionaliteit aangeboden?
• Is hosting inbegrepen of moet je zelf een serveromgeving beheren?
• Hoe worden koppelingen met externe systemen (zoals ERP, webshop of vervoerders) gerealiseerd en geprijsd?
• Hoe wordt maatwerk geprijsd?
• Hoe werkt indexering?
• Wat is de opzegtermijn?

Door deze vragen te stellen ontstaat een realistischer beeld van de totale investering en voorkom je dat kosten pas later zichtbaar worden.

Wat betekenen de kosten en licentie van LogiAction voor jouw magazijn?

Wanneer je een WMS selecteert, draait de beslissing zelden alleen om het maandbedrag. Wat in deze fase vooral telt, is inzicht in hoe de kosten zich ontwikkelen naarmate je magazijn verandert. Begrijp je hoe het licentiemodel is opgebouwd, wat wel en niet inbegrepen is en wanneer aanvullende investeringen ontstaan, dan voorkom je verrassingen op de lange termijn.

Zoals je in dit artikel hebt gezien, bestaat de investering uit een eenmalige implementatie en een terugkerende licentie op basis van ordervolume. LogiAction werkt met een basislicentie van €500 per maand, inclusief 5.000 orders. Orders boven dit volume worden via staffels afgerekend, waarbij de prijs per order daalt naarmate het ordervolume groeit. Daardoor bewegen de kosten mee met de activiteit in het magazijn, terwijl de prijsstructuur schaalbaar en voorspelbaar blijft.

Wanneer je verschillende WMS-oplossingen vergelijkt, wordt het verschil vaak niet gemaakt door het bedrag op de offerte, maar door de manier waarop dat bedrag is opgebouwd. De definities van gebruik, de afbakening van support, de rol van maatwerk en de inrichting van contractvoorwaarden bepalen uiteindelijk hoe transparant en beheersbaar een systeem blijft na livegang.

Uiteindelijk gaat de keuze voor een WMS vooral over wat het systeem oplevert in je dagelijkse operatie. Hoe snel processen stabieler worden, hoeveel handmatige handelingen verdwijnen en in hoeverre je grip krijgt op volumes, fouten en doorlooptijden.