WMS-ERP-integratie: hoe LogiAction samenwerkt met je ERP, vervoerders en hardware

Je hebt een WMS gevonden dat functioneel goed lijkt te passen bij je magazijn. Maar als je ERP, scanners, vervoerders en verzendsoftware al draaien, wil je vooral weten of een nieuw systeem geen extra complexiteit of risico toevoegt. Voor veel organisaties begint hier het echte onderzoek: hoe werkt dit straks samen met de systemen die je al gebruikt?

Welke data gaat straks waarheen? Wat gebeurt er als een koppeling tijdelijk uitvalt? En hoe voorkom je dat een integratieproject uitloopt in een langdurig IT-traject waarbij leveranciers naar elkaar wijzen?

Software engineer Menno van der Hurk werkt dagelijks aan koppelingen tussen magazijnsoftware, ERP-systemen, vervoerders en hardware. Vanuit die praktijk ziet hij dat de grootste onzekerheid vaak niet zit in de techniek zelf, maar in de vraag hoe systemen samenwerken, welke data waar beheerd wordt en wie verantwoordelijk is wanneer iets misgaat.

Juist daarom is het belangrijk om goed te begrijpen hoe een WMS aansluit op je bestaande IT-landschap. Na het lezen van dit artikel weet je welke rol je ERP houdt, welke taken LogiAction overneemt en welke vragen je aan je ERP-leverancier, IT-partner en WMS-leverancier wilt stellen voordat je een keuze maakt.

Je leest onder andere:

• hoe een WMS koppelt met je bestaande ERP-systeem
• welke data tussen ERP en WMS wordt uitgewisseld
• wat er gebeurt als een koppeling tijdelijk niet werkt
• hoe verantwoordelijkheden tussen leveranciers verdeeld zijn
• wat updates betekenen voor bestaande integraties
• hoe koppelingen met vervoerders werken
• hoe een WMS direct kan koppelen met een webshop
• hoe scanners, printers en andere hardware samenwerken met het systeem

Is een WMS-ERP-koppeling maatwerk of standaard?

De meeste bedrijven verwachten bij een WMS-koppeling een groot IT-project. Dat beeld komt vooral doordat ERP-implementaties vaak lang duren.

In de praktijk ontstaat die vertraging vaak al eerder in het traject. Menno van der Hurk ziet dat regelmatig gebeuren:

“Het grootste is vaak het ERP zelf. De implementatiepartner zegt: we leveren het in maart op, maar het wordt augustus. En daarna moet het nog gekoppeld worden met ons. Dan is er al ergernis over IT-systemen die niet werken.”

Daarnaast kost het simpelweg tijd om een nieuw systeem goed in te richten. Artikelen moeten gecontroleerd worden, locaties moeten kloppen en voorraden moeten goed geregistreerd staan.

“Zo’n hele voorraad in kaart brengen en alles goed in een systeem krijgen kost gewoon tijd. Dat zijn altijd wel langzame processen.”

Dat betekent overigens niet dat elke WMS-integratie automatisch een groot maatwerktraject is. Bij LogiAction werkt de integratie via een vaste API-structuur.

Volgens APIconnect is een API een koppeling waarmee twee systemen, zoals een WMS en een ERP, automatisch met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen, bijvoorbeeld orders of voorraadinformatie.

Daardoor communiceren systemen niet rechtstreeks met elkaar, maar via een gestandaardiseerde interface.

In de praktijk betekent dat:

• het ERP plaatst artikelen en orders in de API
• LogiAction verwerkt deze gegevens in het magazijnproces
• daarna koppelt LogiAction resultaten terug naar het ERP

De structuur blijft dus hetzelfde, terwijl alleen de inrichting per bedrijf kan verschillen.

Checklist: wat vraagt een WMS-ERP-integratie van jouw magazijn?

Om een koppeling soepel te laten verlopen, is het belangrijk dat je basisdata en magazijninrichting op orde zijn. Dit zijn punten die je vooraf zelf kunt controleren:

• Is er overal wifi?
• Zijn alle producten voorzien van een unieke barcode?
• Hebben alle producten een uniek artikelnummer in het ERP?
• Zijn alle locaties voorzien van een barcode?
• Hebben artikelen een vaste picklocatie?

Als deze punten nog niet op orde zijn, kan de implementatie vaak wel starten, maar zal deze vrijwel altijd vertraging oplopen of minder efficiënt verlopen.

Dit komt doordat processen niet goed ingericht kunnen worden en testen minder betrouwbaar is.

In de praktijk worden deze randvoorwaarden daarom meestal eerst ingericht, zodat testen en inrichting direct goed verlopen.

Hoe koppelt LogiAction met je ERP-systeem?

In vrijwel alle organisaties is het ERP het centrale systeem. Volgens SAP helpt het organisaties om hun belangrijke bedrijfsprocessen, zoals finance, HR, productie, supply chain, verkoop en inkoop, binnen één centraal systeem inzichtelijk te maken. LogiAction sluit daarop aan en stuurt vervolgens de processen in het magazijn aan.

Via de API wisselen beide systemen gegevens met elkaar uit. Het ERP stuurt bijvoorbeeld orders en artikelen naar LogiAction, waarna het WMS het orderpickproces aanstuurt. Daarna koppelt LogiAction weer terug wat er in het magazijn is gebeurd.

Welke data gaat van het ERP naar het WMS (LogiAction)?

Het ERP stuurt onder andere:

• artikelen
• klanten
• orders
• ontvangstorders
• locatiestructuur
• voorraadinformatie (optioneel)

Zo worden ontvangstorders bijvoorbeeld in het ERP aangemaakt en via de standaard API naar LogiAction gestuurd om in het magazijn te verwerken.

Hoe uitgebreid deze koppeling is, verschilt per organisatie. Sommige bedrijven sturen alleen orders naar LogiAction en laten de voorraad volledig in het ERP staan. In dat geval wordt LogiAction vooral gebruikt om het pickproces efficiënt aan te sturen met verschillende pickstrategieën.

Wanneer ook de volledige voorraad in LogiAction wordt beheerd, ontstaan er extra mogelijkheden. Denk aan het automatisch aansturen van aanvulopdrachten, het uitvoeren van voorraadtellingen en het optimaliseren van magazijnlocaties.

Welke data stuurt het WMS terug naar het ERP?

LogiAction kan verschillende statussen terugsturen, zoals:

• pickstatus
• verzendstatus
• track-&-trace gegevens
• voorraadmutaties
• meldingen bij afwijkingen

Welke informatie precies wordt teruggekoppeld, verschilt per organisatie. Sommige bedrijven willen bijvoorbeeld weten wanneer een order is gepickt, terwijl anderen alleen een verzendbevestiging nodig hebben.

Menno legt dat zo uit:

“Welke informatie je terug wilt koppelen, stemmen we vooraf samen af. Wil je weten wanneer een order is gepickt, wanneer hij is verzonden, of alleen de track-and-trace? Dat bepalen we tijdens de implementatie.”

Welk systeem is leidend: ERP of WMS?

In de meeste implementaties geldt een duidelijke rolverdeling tussen ERP en WMS. Het ERP blijft leidend voor de administratieve data, terwijl LogiAction het magazijnproces aanstuurt.

ERP is meestal leidend voor:

• artikelen
• klanten
• orders
• administratieve voorraad

LogiAction is leidend voor:

• magazijnlocaties
• pickprocessen
• realtime voorraad per locatie
• operationele processtatus

Dat verschil is logisch volgens Menno:

“Het ERP weet vaak wel dat er honderd stuks zijn. Maar LogiAction weet waar ze liggen, wie ze gepakt heeft en wanneer dat gebeurd is.”

Hoeveel LogiAction kan aansturen, hangt daarbij ook af van welke data beschikbaar is in het systeem. Wanneer de volledige voorraad in LogiAction staat, kunnen bijvoorbeeld ook processen zoals aanvullen en voorraadtellingen worden aangestuurd.

Als alleen orders beschikbaar zijn, ligt de focus vooral op het uitvoeren van pickprocessen.

Wat gebeurt er als de WMS-koppeling tijdelijk uitvalt?

Dit is een vraag die IT-afdelingen bijna altijd stellen. Wat gebeurt er als systemen tijdelijk geen gegevens meer kunnen uitwisselen?

LogiAction is daarom zo ingericht dat berichten niet verloren gaan wanneer een koppeling even niet werkt.

Berichten worden eerst in een wachtrij geplaatst

Alle berichten die naar het ERP worden gestuurd, komen eerst in een wachtrij terecht. Daardoor kan het systeem ze opnieuw proberen te versturen wanneer een verbinding tijdelijk niet beschikbaar is.

Als een bericht niet direct verwerkt kan worden, probeert het systeem automatisch opnieuw verbinding te maken. Dat gebeurt meerdere keren voordat er een melding wordt verstuurd.

Automatische melding wanneer iets misgaat

Wanneer berichten na meerdere pogingen nog steeds niet verwerkt kunnen worden, ontvangen verantwoordelijke personen automatisch een melding. Zo wordt een probleem snel zichtbaar en kan er actie worden ondernomen.

Het magazijn kan meestal gewoon doorwerken

Belangrijker nog: een tijdelijke integratiestoring betekent niet automatisch dat het magazijn stilvalt.

Volgens Menno merken medewerkers op de vloer daar meestal weinig van:

“In LogiAction merk je daar eigenlijk niks van. Alleen de manager krijgt mailtjes dat er iets misgaat.”

De berichten blijven in de wachtrij staan totdat de verbinding weer werkt. Daarna kunnen ze alsnog worden verwerkt.

Wie is verantwoordelijk bij integratieproblemen?

Bij integraties tussen systemen ontstaat soms een klassiek probleem: twee leveranciers wijzen naar elkaar.

Daarom is het belangrijk dat vooraf duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

In de praktijk ziet de rolverdeling er meestal zo uit.

LogiAction (Logitrade)

• beheer van het WMS
• werking van de API
• monitoring van berichten en wachtrijen

ERP-leverancier

• werking van het ERP
• versturen en verwerken van berichten richting de API

Het bedrijf zelf

• functionele inrichting van processen
• controle of data correct wordt aangeleverd

Wanneer er een probleem ontstaat, loopt de communicatie meestal via het bedrijf zelf. Zij melden bijvoorbeeld dat orders niet in het WMS verschijnen of dat statussen niet terugkomen in het ERP.

Vanuit Logitrade wordt dan gekeken naar de berichten in de wachtrij en de logging van het systeem. Daardoor is vaak snel zichtbaar waar het probleem zit: bijvoorbeeld in de verbinding, de ERP-configuratie of de inhoud van een bericht.

In de praktijk blijkt dat problemen bij integraties vaak niet in de techniek zelf zitten, maar in de data die wordt uitgewisseld. Het gaat dan vaak mis op relatief eenvoudige punten, zoals:

• een artikelcode die niet bekend is in het WMS
• een klantnummer dat ontbreekt of niet klopt
• een locatie die niet bestaat in het systeem
• een order zonder verzendmethode
• een bericht met een verkeerd formaat of ontbrekende velden
• verschillende interpretaties van dezelfde data tussen systemen

Omdat dit soort fouten direct zichtbaar zijn in de logging, is meestal snel te achterhalen waar het probleem zit en hoe het opgelost kan worden.

Wat doen software-updates met een WMS-koppeling?

Bij software speelt ook de vraag wat er gebeurt wanneer er updates worden uitgebracht. Bedrijven willen namelijk voorkomen dat een update bestaande integraties breekt.

Bij LogiAction wordt daarom gewerkt met een stabiele API-structuur. Integraties blijven hierdoor in de meeste gevallen gewoon werken wanneer een nieuwe versie van de software wordt uitgerold.

Nieuwe functionaliteit wordt intern vaker ontwikkeld, maar richting klanten worden updates meestal enkele keren per jaar uitgerold. Daarbij is een update nooit verplicht: in overleg met de klant wordt bepaald of en wanneer een nieuwe versie wordt doorgevoerd.

Dat is belangrijk omdat het WMS vaak bedrijfskritisch is. Wanneer het op dat moment niet wenselijk is om iets aan te passen, kan een organisatie gewoon blijven werken met de huidige versie zonder dat bestaande koppelingen worden beïnvloed.

Hoe koppelt LogiAction met vervoerders en webshops?

Naast ERP-systemen zijn ook vervoerders en webshops vaak een belangrijk onderdeel van het logistieke proces.

Koppeling met vervoerders

Veel magazijnen werken dagelijks met vervoerders voor verzending. LogiAction kan koppelen met verschillende vervoerders, zodat verzendinformatie direct vanuit het systeem wordt aangestuurd.

Dat betekent bijvoorbeeld:

• automatisch aanmaken van verzendlabels
• ophalen van track-&-trace codes
• terugkoppelen van verzendstatussen naar het systeem

Afhankelijk van de inrichting bepaal je zelf waar je deze informatie wilt terugzien. Sommige bedrijven werken volledig vanuit LogiAction, terwijl anderen ervoor kiezen om hun ERP bij te werken met track-&-trace gegevens, orderstatussen en andere verzendinformatie.

Daardoor hoeft een medewerker niet handmatig in meerdere systemen te werken en blijft het verzendproces onderdeel van één workflow.

Koppeling met webshops (zonder ERP)

In sommige situaties is er geen ERP-systeem aanwezig, bijvoorbeeld bij e-commercebedrijven. In dat geval kan LogiAction ook direct gekoppeld worden aan een webshop.

Orders komen dan rechtstreeks vanuit de webshop in het WMS terecht, waarna het magazijnproces wordt aangestuurd en verzendinformatie weer wordt teruggekoppeld.

Hiermee kan LogiAction ook functioneren als centrale schakel in de operatie, zonder dat er direct een apart ERP-systeem nodig is. Dat is vooral interessant voor kleinere of groeiende e-commercebedrijven die hun processen willen stroomlijnen zonder direct te investeren in een uitgebreid ERP-systeem.

Voor organisaties met complexere processen, meerdere administraties of bredere bedrijfsprocessen (zoals finance of inkoop), blijft een ERP-systeem meestal wel noodzakelijk als centraal systeem naast het WMS.

Werkt LogiAction met scanners, printers en magazijnhardware?

Naast softwareintegraties speelt ook hardware een belangrijke rol in het magazijn. Denk aan scanners, printers of pick-to-light systemen.

LogiAction kan met verschillende typen hardware werken, waaronder:

• handscanners (Android)
• printers (zoals labelprinters en A4-printers voor pakbonnen)
• pick-to-light systemen
• orderpickkarren
• weegschalen
• dozenmachines en transportbanen

De scanners werken met een Android-app, terwijl managers het systeem via een browser gebruiken op kantoor.

De communicatie met deze apparaten verloopt via een server in het magazijnnetwerk. Die server zorgt voor de aansturing van scanners, printers en bijvoorbeeld karren met lampjes.

Logitrade levert deze hardware ook als onderdeel van een totaaloplossing. Dat is vooral interessant voor organisaties die één aanspreekpunt willen voor software, hardware en integratie, en zo de implementatie overzichtelijk willen houden.

Voor bedrijven die al werken met bestaande hardware of vaste leveranciers, kan het juist logischer zijn om die te blijven gebruiken. In dat geval sluit LogiAction aan op de bestaande inrichting van het magazijn.

Welke vragen stel je over een WMS-ERP-koppeling tijdens je selectie?

Wanneer je meerdere systemen vergelijkt, helpt het om gericht vragen te stellen over de integratie. Zo krijg je sneller inzicht in hoe een oplossing in jouw situatie werkt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Welke data blijft leidend in het ERP?
• Welke data beheert het WMS zelf?
• Wat gebeurt er als berichten niet verwerkt worden?
• Waar kunnen we logging en foutmeldingen bekijken?
• Wie is verantwoordelijk voor aanpassingen in het ERP?
• Welke hardware wordt ondersteund?
• Hoe worden updates getest en uitgerold?
• Wie monitort de koppeling en grijpt in bij storingen?
• Hoe wordt de koppeling getest vóór livegang

Door dit soort vragen vooraf te stellen, voorkom je verrassingen tijdens de implementatie en weet je beter wat je kunt verwachten van een leverancier.

Wat betekent een WMS-ERP-koppeling voor je organisatie?

Wanneer je een WMS overweegt, lijkt integratie met bestaande systemen vaak een van de grootste onzekerheden. In de praktijk draait een goede koppeling vooral om een duidelijke rolverdeling tussen systemen. Het ERP blijft het administratieve hart van je organisatie, terwijl het WMS de dagelijkse processen in het magazijn aanstuurt. Via een vaste API-structuur wisselen systemen zoals ERP, vervoerders en webshops de informatie uit die nodig is om orders te verwerken, voorraden te beheren en verzendingen af te handelen.

Zoals je hebt gezien, betekent een WMS-ERP-integratie niet automatisch een groot maatwerkproject. Veel hangt af van hoe goed processen, data en verantwoordelijkheden vooraf zijn ingericht. Wanneer die basis duidelijk is, ontstaat een structuur waarin systemen elkaar aanvullen in plaats van overlappen. Daarbij wordt ook zichtbaar welke rol een WMS daadwerkelijk speelt: niet alleen registreren wat er gebeurt, maar actief ondersteunen hoe processen op de werkvloer verlopen.

Sta je op het punt om systemen te vergelijken, dan is het daarom zinvol om niet alleen naar functionaliteit te kijken, maar ook naar de manier waarop een WMS samenwerkt met ERP, vervoerders, webshops en hardware. Juist daar wordt duidelijk of een oplossing past bij de complexiteit van jouw operatie en de groei die je verwacht.

Nu je weet hoe LogiAction technisch samenwerkt met ERP, API’s, vervoerders en hardware, is de volgende vraag wat het systeem in je magazijn daadwerkelijk aanstuurt. Lees daarom ook het artikel over de functionaliteiten van LogiAction, zodat je kunt beoordelen of de software past bij je dagelijkse processen.