Veel bedrijven denken dat maatwerk nodig is zodra een proces afwijkt, maar dat leidt vaak tot onnodige complexiteit, hogere kosten en langere implementaties. Hoe weet je of jouw proces écht maatwerk nodig heeft? En wanneer past het gewoon binnen standaardfunctionaliteit?
Dit zijn logische vragen zodra je serieus een WMS overweegt. In eerste gesprekken en demo’s lijkt vaak al snel duidelijk dat een oplossing voor het grootste deel aansluit op de processen. Totdat er ergens in het magazijn een uitzondering opduikt: een extra bewerkingsstap, een afwijkende controle of een order die eerst langs een andere afdeling moet.
Software engineer Menno van der Hurk werkt dagelijks aan logistieke processen. In gesprekken met organisaties die hun magazijn verder willen professionaliseren, blijkt dat het onderscheid tussen standaardfunctionaliteit, configuratie en maatwerk vaak minder zwart-wit is dan het in eerste instantie lijkt. Veel processen blijken binnen bestaande logica te passen, terwijl andere situaties juist vragen om een kleine uitbreiding van het systeem.
Daarom is de belangrijkste vraag meestal niet of maatwerk mogelijk is, maar wanneer het logisch is (en wanneer niet). Dit artikel helpt je om dat onderscheid beter te kunnen maken wanneer je een WMS zoals LogiAction beoordeelt.
In dit artikel leer je:
- wat het verschil is tussen standaardfunctionaliteit, configuratie en maatwerk
- wanneer standaard WMS-functionaliteit voldoende is (en maatwerk dus niet nodig is)
- wanneer maatwerk wél logisch is
- hoe je de juiste afweging maakt zonder onnodige complexiteit
Wat is het verschil tussen ons standaard WMS, configuratie en maatwerk?
In gesprekken over WMS-software worden termen als standaardfunctionaliteit, configuratie en maatwerk vaak door elkaar gebruikt. Toch betekenen ze iets anders.
Standaardfunctionaliteit
Dit zijn de processen die standaard in het systeem zitten. Denk bijvoorbeeld aan verschillende orderpickstrategieën zoals single order picking, batch picking of wave picking.
In het artikel over de functionaliteiten van LogiAction lees je precies welke processen het systeem al ondersteunt.
Configuratie
Daarnaast kun je veel instellingen aanpassen zonder dat er nieuwe software gebouwd hoeft te worden.
Je kunt bijvoorbeeld:
- functies aan- of uitzetten
- bepalen welke processen zichtbaar zijn
- schermen anders indelen
- knoppen wel of niet beschikbaar maken voor gebruikers
- koppelingen maken met ERP-systemen
Menno legt het zo uit:
“Je kan een heleboel dingen aan- en uitzetten. Bijvoorbeeld bij het pickproces kun je zeggen: deze processen gebruiken we wel en deze niet.”
En ook binnen een proces kun je veel aanpassen: slaan we een stap over, moet je verplicht scannen of kun je zonder scannen verder.
Maatwerk
Pas wanneer een proces echt niet binnen de standaard logica of configuratie past, spreken we van maatwerk. Dan ontwikkelen we een nieuwe functionaliteit of voegen we een extra processtap toe.
Niet elk WMS gaat hier op dezelfde manier mee om. Sommige systemen, zoals Picqer, houden de kernsoftware volledig gestandaardiseerd en lossen specifieke wensen op via koppelingen met andere systemen via een API. De maatwerklogica zit dan buiten het WMS, terwijl bij LogiAction ook maatwerk binnen het proces zelf kan worden ontwikkeld.
In welke situaties standaard WMS-functionaliteit voldoende is (en maatwerk dus niet nodig is)
Tijdens implementaties kijken we eerst of een proces binnen de bestaande functionaliteit of configuratie van LogiAction past.
In veel situaties blijkt dat uiteindelijk het geval te zijn. Maatwerk lijkt dan logisch, maar voegt in de praktijk vaak weinig toe en zorgt juist voor extra complexiteit.
Standaardfunctionaliteit is meestal voldoende wanneer:
1. Het proces al binnen de bestaande software kan worden ingericht
Veel processen kunnen via instellingen worden aangepast. Denk aan pickstrategieën of schermindelingen. Wat eerst als maatwerk lijkt, blijkt dan vaak een configuratie-instelling te zijn.
2. Het huidige proces vooral historisch zo gegroeid is
Veel processen zijn ontstaan door beperkingen van oude systemen en voelen daardoor logisch. In een nieuw WMS blijkt het vaak efficiënter te kunnen binnen de standaardfunctionaliteit. Dat vraagt soms om een andere werkwijze, maar levert meestal een eenvoudiger en beter proces op.
3. Het vooral een ‘nice-to-have’ is
Soms voelt een specifieke werkwijze logisch, maar voegt deze weinig toe aan het resultaat. In dat geval zorgt maatwerk vooral voor extra complexiteit, zonder dat het proces echt beter wordt.
Het voordeel van standaardfunctionaliteit is meestal:
- een snellere implementatie
- minder complexiteit in het systeem
- eenvoudigere updates
In veel van dit soort situaties is het verstandiger om het proces aan te passen aan de standaardfunctionaliteit van LogiAction, in plaats van het systeem aan te passen aan het proces.
Wanneer maatwerk in een WMS écht nodig is (met voorbeelden)
Dat betekent niet dat maatwerk nooit nodig is. Elk magazijn heeft uiteindelijk wel een paar uitzonderingen.
Een voorbeeld dat Menno noemt is een situatie waarin bepaalde artikelen eerst een extra stap moeten doorlopen voordat ze worden verpakt.
Bijvoorbeeld:
- een artikel moet eerst worden gegraveerd
- een product moet eerst een extra controle krijgen
- een order moet eerst langs een specifieke afdeling
Menno beschrijft dat zo:
“Je hebt eigenlijk het hele proces van LogiAction, maar dan zit er ergens één stukje tussen dat anders moet.”
In dat soort situaties kan het nodig zijn dat het systeem automatisch herkent dat een order eerst naar een andere processtap moet voordat hij verdergaat in de workflow.
Dan wordt er meestal een klein stukje maatwerk toegevoegd aan het bestaande proces.
Het belangrijkste verschil is dus:
Gaat het om een kleine uitzondering in een standaardproces, of om een proces dat echt essentieel is voor hoe het magazijn werkt?
3 redenen dat maatwerk in een WMS nodig is
1. Het proces is essentieel voor je operatie
Het proces heeft direct invloed op je snelheid, foutreductie of klantbelofte. Als het niet goed ondersteund wordt, ontstaan er direct problemen in je operatie.
2. Het kan niet via configuratie opgelost worden
Je hebt gekeken naar de standaardfunctionaliteit en instellingen, maar het proces past daar écht niet binnen.
3. Het levert aantoonbare waarde op
Het maatwerk levert een concreet voordeel op, zoals tijdsbesparing, minder fouten of een beter proces. Het gaat dus niet alleen om voorkeur, maar om resultaat.
Hoe we samen bepalen of maatwerk nodig is
Wanneer een organisatie LogiAction overweegt, voeren we een LogiAction Fit Analyse uit.
Daarin kijken we samen naar het magazijnproces:
- hoe orders worden verwerkt
- waar uitzonderingen zitten
- welke stappen echt noodzakelijk zijn
Op basis daarvan bespreken we samen:
- wat standaard al mogelijk is
- wat via configuratie opgelost kan worden
- of maatwerk echt nodig is
Ons uitgangspunt is daarbij om zo dicht mogelijk bij de standaardfunctionaliteit van LogiAction te blijven. We helpen organisaties daarom actief om hun processen zo in te richten dat ze binnen de bestaande mogelijkheden passen.
Een voorbeeld uit gesprekken met klanten gaat over het tellen van voorraad. Sommige bedrijven willen bijvoorbeeld elk artikel afzonderlijk scannen om aantallen te controleren.
In LogiAction werkt het standaardproces anders: je scant één artikel en voert daarna het aantal in. Het systeem controleert vervolgens direct of dat aantal klopt.
Volgens Menno is dat vaak efficiënter:
“Je kan veel beter één artikel scannen en daarna zeggen hoeveel het er zijn. Dan kan het systeem meteen controleren of het klopt.”
Soms denken klanten dat hun manier van werken efficiënter is dan de standaardlogica van het systeem. In dat geval leggen we uit waarom de standaard werkwijze vaak praktischer is.
Maar uiteindelijk blijft het de keuze van de klant.
Als een organisatie een proces echt op een specifieke manier wil blijven uitvoeren, kunnen we daar alsnog maatwerk voor ontwikkelen.
Zoals Menno zegt:
“Als een klant zegt: dit willen we echt precies zo hebben, dan kunnen we dat natuurlijk maken.”
Ons doel is vooral om eerlijk en transparant te zijn over de voor- en nadelen, zodat je als organisatie een weloverwogen keuze kan maken.
Maatwerk kan een standaard ontwikkeling binnen LogiAction worden
Niet elke wens wordt automatisch als maatwerk ontwikkeld. In sommige gevallen blijkt een uitbreiding relevant voor meerdere organisaties.
Wanneer we verwachten dat meerdere klanten baat hebben bij een functionaliteit, nemen we deze op als doorontwikkeling van LogiAction. De uitbreiding wordt dan onderdeel van de standaardsoftware en brengt geen extra kosten met zich mee.
Twijfelen we of een wens breder toepasbaar is, dan kan het zijn dat we deze op een later moment oppakken. Gaat het om een specifieke behoefte die alleen voor één organisatie relevant is, dan valt dit onder maatwerk en wordt het als aparte ontwikkeling behandeld.
Wat maatwerk binnen een WMS betekent voor implementatie en onderhoud
Wanneer er maatwerk wordt ontwikkeld, gebeurt dat niet zomaar.
Omdat maatwerk extra ontwikkeltijd en kosten met zich meebrengt, werken we het proces eerst samen met jou uit.
Dat betekent dat we vooraf kijken naar:
- hoe het proces precies moet werken
- welke schermen nodig zijn
- welke stappen een medewerker doorloopt
- welke controles het systeem moet uitvoeren
Menno beschrijft dat proces zo:
“We maken eerst schermpjes en werken het hele proces uit zodat de klant precies ziet hoe het gaat werken voordat we het bouwen.”
Pas wanneer dat ontwerp helemaal duidelijk is en de klant akkoord geeft, wordt het maatwerk daadwerkelijk ontwikkeld.
Dat voorkomt dat er software wordt gebouwd die uiteindelijk toch niet precies aansluit op het proces.
Daarnaast wordt standaardsoftware continu doorontwikkeld. Maatwerk wordt daarbij los van de basissoftware ontwikkeld, zodat nieuwe versies van LogiAction kunnen worden doorgevoerd zonder dat maatwerk verloren gaat.
Dat betekent dat je gebruik kunt blijven maken van nieuwe functionaliteiten, zonder dat je vastzit aan een aparte maatwerkversie van het systeem.
De juiste balans tussen maatwerk en standaardfunctionaliteit
Wanneer je een WMS beoordeelt, draait de keuze tussen maatwerk en standaardfunctionaliteit uiteindelijk om één vraag: welke processen zijn echt essentieel voor hoe jouw magazijn werkt?
Veel logistieke processen blijken verrassend goed binnen standaardfunctionaliteit of configuratie te passen. Standaardprocessen zijn vaak ontwikkeld op basis van jarenlange praktijkervaring in magazijnen en sluiten daardoor al aan bij efficiënte werkwijzen. Door bestaande mogelijkheden goed te benutten, ontstaat meestal een stabieler systeem en een snellere implementatie.
Tegelijkertijd zijn er situaties waarin een magazijnproces echt afwijkt van de standaard logica. Denk aan extra bewerkingen, specifieke controles of uitzonderingen in de workflow. In dat soort gevallen kan een gerichte uitbreiding van het systeem juist helpen om het proces goed te ondersteunen.
De belangrijkste stap is daarom niet meteen beslissen of maatwerk nodig is, maar eerst goed begrijpen hoe je magazijnprocessen werkelijk verlopen. Door te analyseren waar standaardfunctionaliteit voldoende is en waar een specifieke aanpassing nodig kan zijn, ontstaat een oplossing die zowel praktisch als toekomstbestendig blijft.
Bij LogiAction helpen we dagelijks organisaties om dit onderscheid scherp te krijgen, zodat ze geen onnodig maatwerk bouwen. Wil je concreet zien welke processen waarschijnlijk géén maatwerk kosten? Lees dan dit artikel over de functionaliteiten van LogiAction.
Lees ook onze andere artikelen
Welke dashboards heeft een WMS? Realtime voorbeelden van LogiAction
Hoe snel zie je resultaat met LogiAction in productiviteit en foutreductie in je magazijn?
Hoe verloopt de samenwerking en communicatie tijdens en na de implementatie van het WMS LogiAction?
