Welke informatie heb je als warehousemanager nodig om je magazijn aan te sturen?

Je begint de dag misschien met het bekijken van het ERP-systeem, een paar rapportages en een rondje door het magazijn. Ook wanneer je grotendeels met papier werkt, is er informatie beschikbaar. Je hebt ordergegevens, picklijsten en misschien Exceloverzichten waarmee je achteraf kunt analyseren wat er is gebeurd. Toch blijft het tijdens de werkdag lastig om direct antwoord te krijgen op vragen als: hoeveel werk ligt er nog, waar ontstaat een knelpunt en moet je extra medewerkers inzetten bij orderpicking of inpakken?

Het verschil zit vooral in het moment waarop informatie beschikbaar komt. In een handmatig of papieren proces moet je gegevens vaak zelf verzamelen, bijhouden en combineren voordat je er conclusies uit kunt trekken. Daardoor kun je achteraf prima bepalen hoeveel orders zijn verwerkt, terwijl je tijdens de operatie minder makkelijk ziet hoeveel werk er op dat moment nog ligt en waar een achterstand ontstaat.

Bas van de Water is Producteigenaar van LogiAction bij Logitrade en heeft zelf als warehousemanager gewerkt. Vanuit die ervaring kent hij de dagelijkse praktijk van papieren picklijsten, handmatige keuzes en informatie die je zelf uit verschillende bronnen bij elkaar moet brengen. Menno van der Hurk is Software Engineer bij Logitrade en werkt aan de ontwikkeling van LogiAction. Hij kijkt juist vanuit de software naar de vraag hoe actuele informatie uit magazijnprocessen inzichtelijk kan worden gemaakt.

Naar aanleiding van verschillende interviews met hen, lees je in dit artikel:

• Welke vragen je tijdens de werkdag wilt kunnen beantwoorden;
• Welke informatie nodig is om werkvoorraad, knelpunten en prioriteiten te beoordelen;
• Waarom KPI’s en rapportages alleen niet voldoende zijn voor de dagelijkse aansturing;
• Wanneer actueel inzicht steeds belangrijker wordt;
• Hoe een WMS kan helpen om informatie uit je magazijnprocessen beschikbaar te maken.

Waarom warehousemanagers veel data hebben, maar toch geen overzicht

In de meeste magazijnen ontbreekt het niet aan informatie. Orders komen binnen via een ERP-systeem, voorraden worden geregistreerd, prestaties worden bijgehouden en aan het einde van de dag of week zijn er verschillende rapportages beschikbaar. Daarnaast beschikken planners, teamleiders en ervaren medewerkers vaak over veel kennis van de dagelijkse operatie.

Toch betekent al die informatie niet automatisch dat je ook overzicht hebt. De belangrijkste reden is dat veel gegevens verspreid zijn over verschillende systemen of pas beschikbaar komen nadat het werk al is uitgevoerd. Terwijl een warehousemanager juist tijdens de werkdag beslissingen moet nemen.

Bas ziet dat verschil ook terug bij organisaties die nog veel met papieren picklijsten werken.

“Als het stapels boven de papieren bakjes zijn, is het druk. Maar het aantal papiertjes zegt eigenlijk niks. De ene order bestaat uit één orderregel en de andere uit tientallen.”

Dat voorbeeld laat goed zien waarom meer data niet automatisch leidt tot meer inzicht. Een stapel picklijsten kan indrukwekkend lijken, maar zonder context weet je nog steeds niet hoeveel werk er daadwerkelijk ligt. Tien orders kunnen binnen een kwartier verwerkt zijn, maar ze kunnen ook uren werk vertegenwoordigen.

Hetzelfde geldt voor veel rapportages. Ze laten zien hoeveel orders zijn verwerkt of hoeveel regels zijn gepickt, maar geven vaak geen antwoord op de vraag waar de operatie op dat moment vastloopt. Daardoor ben je als warehousemanager al snel bezig met interpreteren en combineren van informatie, terwijl je eigenlijk direct wilt zien waar aandacht nodig is.

Welke informatie heeft een warehousemanager nodig om het magazijn aan te sturen?

Een warehousemanager neemt gedurende de dag voortdurend beslissingen over planning, prioriteiten en personeelsinzet. Om die keuzes goed te kunnen maken, heb je vooral antwoord nodig op een aantal operationele vragen.

Wanneer je die vragen snel kunt beantwoorden, zie je eerder waar de operatie afwijkt van de planning. Je kunt vervolgens bepalen of ingrijpen nodig is en waar extra aandacht of capaciteit op dat moment het meeste effect heeft.

Wat is de actuele werkvoorraad in het magazijn?

De actuele werkvoorraad is een van de belangrijkste inzichten gedurende de dag. Je wilt kunnen beoordelen hoeveel werk nog openstaat en of dat past binnen de beschikbare tijd en capaciteit.

Alleen het aantal openstaande orders geeft daarvoor geen volledig beeld. Daarom wil je ook weten hoeveel orderregels nog verwerkt moeten worden. Tien orders met ieder één orderregel vragen immers een andere hoeveelheid werk dan tien orders met tientallen orderregels.

Menno ziet deze informatiebehoefte terugkomen in het gebruik van de dashboards van LogiAction:

“Ze willen zien hoeveel werk er nog te doen is.”

Met inzicht in de actuele werkvoorraad kun je gedurende de dag beter beoordelen hoe de operatie ervoor staat en of bijsturen nodig is.

Waar ontstaan knelpunten in het magazijn?

Verschillende onderdelen van je magazijnproces lopen gedurende de dag zelden precies gelijk op. Orderpicking kan volgens planning verlopen, terwijl de werkvoorraad bij het inpakken steeds verder oploopt. Ook kan goederenontvangst meer tijd vragen dan verwacht, waardoor vervolgprocessen later op gang komen.

Daarom wil je weten waar het openstaande werk zich bevindt. Afhankelijk van je magazijn kan het bijvoorbeeld gaan om:

• Goederenontvangst;
• Aanvullen;
• Orderpicking;
• Inpakken;
• Expeditie.

Een tijdelijke achterstand hoeft niet direct een probleem te zijn. Wanneer het volgende proces daardoor stilvalt of orders hun geplande verzendmoment dreigen te missen, wordt ingrijpen wel belangrijk. Informatie over de voortgang per processtap helpt je dat onderscheid eerder te maken.

Wat is de juiste personeelsinzet in het magazijn?

Een goede personeelsplanning gaat verder dan weten hoeveel medewerkers aanwezig zijn. Je wilt ook weten op welke plek hun inzet gedurende de dag het meeste effect heeft.

Stel dat de werkvoorraad bij orderpicking bijna is weggewerkt, terwijl inpakken achterloopt. Dan kan het logisch zijn om medewerkers tijdelijk anders in te zetten, mits zij die werkzaamheden kunnen uitvoeren.

Zonder actueel inzicht ontstaat zo’n beslissing vaak op basis van wat een teamleider op de vloer ziet of doordat een afdeling zelf aangeeft dat het te druk wordt.

Door werkvoorraad en voortgang per processtap naast elkaar te bekijken, kun je gerichter bepalen waar extra capaciteit nodig is. Daarmee voorkom je dat je alleen reageert op de plek waar de drukte het meest zichtbaar is.

Welke orders hebben prioriteit in het magazijn?

Spoedorders en orders met een specifieke deadline kunnen vragen om een andere volgorde dan de rest van de werkvoorraad. In een handmatig proces moet die prioriteit vervolgens ook bij de juiste medewerker terechtkomen.

Dat kan prima werken zolang het magazijn overzichtelijk is. Een planner kan een picklijst naar voren halen of mondeling aangeven dat een bepaalde order eerst verwerkt moet worden. Naarmate meer medewerkers, orders en uitzonderingen tegelijk door het proces lopen, vraagt die manier van werken steeds meer afstemming.

Voor de warehousemanager zijn daarom twee soorten informatie relevant: welke orders hebben prioriteit en hoe ver zijn die orders inmiddels in het proces? Pas wanneer je beide weet, kun je beoordelen of een urgente order daadwerkelijk op tijd de deur uitgaat.

Wat is de voortgang van de magazijnplanning?

Aan het begin van de werkdag weet je hoeveel werk gepland staat. Gedurende de dag wil je kunnen beoordelen hoe de resterende werkvoorraad zich ontwikkelt en of er voldoende tijd en capaciteit beschikbaar zijn om die te verwerken.

Daarbij kan vooruitkijken eveneens waardevol zijn. Wanneer de werkvoorraad van vandaag onder controle is en er voor morgen veel werk klaarstaat, kan er ruimte ontstaan om alvast werkzaamheden naar voren te halen. Menno noemt dat als een van de mogelijkheden van inzicht in de werkvoorraad:

“Met de werkvoorraad zie je bijvoorbeeld van: goh jongens, we moeten er 100 orders bij doen met zijn allen vandaag.”

Hoe bruikbaar dat inzicht is, hangt af van je proces en planning. Het belangrijkste is dat je als warehousemanager eerder kunt beoordelen wat eraan komt en daar je keuzes op kunt aanpassen.

Welke informatie heb je nodig om operationele vragen over je magazijn te beantwoorden?

De operationele vragen hierboven vragen vooral om actuele informatie over werkvoorraad, voortgang en prioriteiten. Daarnaast blijven historische gegevens belangrijk om prestaties over langere periodes te analyseren.

Je hoeft daarvoor niet ieder beschikbaar datapunt continu te volgen. Welke informatie het belangrijkst is, hangt af van je proces. Een warehousemanager met veel spoedorders heeft bijvoorbeeld een andere informatiebehoefte dan een magazijn met een stabiele, voorspelbare goederenstroom.

Hetzelfde geldt voor informatie die minder snel verandert. Menno noemt de ABC-analyse als voorbeeld. Daarmee kun je zien welke producten het vaakst worden gepickt en beoordelen of die artikelen op een logischere plek in het magazijn kunnen liggen. Volgens hem is dat informatie waar je misschien periodiek naar kijkt, omdat de uitkomst niet van minuut tot minuut verandert.

Dat onderscheid is belangrijk: sommige informatie heb je nodig om vandaag bij te sturen, andere informatie gebruik je om je magazijn structureel te verbeteren.

Waarom zijn KPI’s alleen niet genoeg om je magazijn aan te sturen?

KPI’s zoals productiviteit, foutpercentages, orderdoorlooptijd en voorraadbetrouwbaarheid helpen je om prestaties te volgen en ontwikkelingen over langere periodes te analyseren. Daarmee kun je bijvoorbeeld beoordelen of een procesverbetering effect heeft of waar structureel ruimte voor verbetering zit.

Voor de dagelijkse aansturing heb je daarnaast actuele operationele informatie nodig. Een rapportage over het aantal verwerkte orders van gisteren vertelt je weinig over de achterstand die vandaag bij packing ontstaat. Andersom vertelt de actuele werkvoorraad van vanmiddag je weer weinig over de ontwikkeling van je foutpercentage in de afgelopen maanden.

Beide soorten informatie hebben daarom een eigen functie:

• KPI’s en historische gegevens helpen je trends herkennen, prestaties vergelijken en structurele verbeteringen beoordelen;
• Actuele operationele informatie helpt je werk verdelen, knelpunten signaleren en gedurende de werkdag bijsturen.

Je hoeft dus niet iedere KPI realtime op een scherm te zetten. Menno benadrukt dat verschil ook bij LogiAction. De actuele werkvoorraad wordt regelmatig bijgewerkt, terwijl bijvoorbeeld ABC-data veel minder vaak hoeft te veranderen.

Wanneer heb je actueel inzicht nodig om je magazijn goed aan te sturen (en wanneer nog niet)?

In een klein en overzichtelijk magazijn kun je veel informatie nog uit de dagelijkse praktijk halen. Een teamleider ziet waar werk blijft liggen, medewerkers stemmen onderling af en ervaren collega’s weten welke orders aandacht vragen.

Wanneer volumes en complexiteit toenemen, wordt het lastiger om dat overzicht alleen op basis van ervaring te behouden. Je krijgt bijvoorbeeld te maken met:

• Meer orders die tegelijkertijd door het proces lopen;
• Meer medewerkers en overdrachtsmomenten;
• Verschillende pickstrategieën;
• Meer spoedorders en andere uitzonderingen;
• Grotere verschillen tussen rustige momenten en piekbelasting.

In zo’n situatie moet steeds meer informatie samenkomen voordat je een goede beslissing kunt nemen. Een drukke inpakafdeling laat bijvoorbeeld zien dat er veel gebeurt, maar vertelt nog niet hoeveel werk daar precies openstaat, welke orders urgent zijn en hoeveel nieuwe aanvoer er vanuit orderpicking aankomt.

Onderzoek naar realtime besluitvorming in magazijnen laat zien hoe tijdige operationele informatie managers kan ondersteunen om zulke ontwikkelingen tijdens het proces te signaleren en beslissingen te nemen.

Actueel inzicht wordt daarmee vooral relevant wanneer je de situatie op de werkvloer niet meer snel genoeg kunt overzien om tijdig bij te sturen. Dat betekent niet dat ieder groeiend magazijn direct realtime dashboards of een WMS nodig heeft. De vraag is eerst of je met je huidige werkwijze nog op tijd kunt bepalen waar werk blijft liggen, welke orders aandacht vragen en waar capaciteit nodig is.

Die informatiebehoefte hangt samen met een bredere verandering in de manier waarop je het magazijn aanstuurt. Zolang medewerkers zelf prioriteiten, routes en volgordes kunnen bepalen en dat goed blijft werken, kan een handmatige werkwijze passend zijn.

Wanneer dat denkwerk door groei steeds complexer wordt, is het verstandig om te onderzoeken welke beslissingen je bij medewerkers wilt laten en welke je met systeemlogica kunt ondersteunen. In het artikel Handmatig magazijnwerk vs. geautomatiseerde processen: wanneer moet je automatiseren? gaan we uitgebreider op die afweging in.

Hoe helpt een WMS om je magazijn beter aan te sturen?

Een Warehouse Management Systeem (WMS) registreert wat er tijdens de werkdag in je magazijn gebeurt. Denk aan orders die worden gepickt, werkzaamheden die zijn afgerond en werk dat nog openstaat. Daardoor hoef je deze informatie niet achteraf uit papieren lijsten, Excelbestanden of andere bronnen bij elkaar te brengen.

LogiAction maakt deze informatie zichtbaar in verschillende dashboards. Het Workload-dashboard geeft inzicht in de actuele werkvoorraad, zoals het aantal openstaande orders, orderregels en stuks. Het Warehousemanager-dashboard richt zich meer op prestaties en KPI’s, terwijl je met het ABC-dashboard kunt analyseren welke producten en locaties vaak worden bezocht. Zo heeft ieder dashboard een ander doel.

Welke informatie je wilt zien, verschilt per magazijn. Daarom kunnen de dashboards van LogiAction worden aangepast, bijvoorbeeld door informatie toe te voegen, weg te laten of prominenter weer te geven. Meer over de mogelijkheden lees je in ons artikel over de dashboards en realtime inzichten van LogiAction.

Een WMS is niet automatisch nodig zodra je meer inzicht wilt. Wanneer je magazijn overzichtelijk is en je met de huidige werkwijze snel genoeg kunt bepalen waar bijsturing nodig is, kan die manier van werken prima passen. Een WMS wordt vooral interessant wanneer het steeds moeilijker wordt om actuele informatie handmatig beschikbaar te krijgen en daardoor grip te houden op werkvoorraad, knelpunten en capaciteit.

Hoe helpt de juiste magazijninformatie je om beter bij te sturen?

Om je magazijn goed aan te sturen, heb je vooral informatie nodig over de actuele werkvoorraad, de voortgang van verschillende processtappen, prioriteiten en de capaciteit die beschikbaar is. Daarmee kun je gedurende de dag beoordelen waar een knelpunt ontstaat, welke orders aandacht vragen en waar je medewerkers het beste kunt inzetten.

Historische KPI’s blijven daarbij waardevol. Ze helpen je om trends te herkennen en structurele verbeteringen te beoordelen. Voor de dagelijkse aansturing heb je daarnaast informatie nodig die voldoende actueel is om nog iets met een afwijking te kunnen doen. De juiste combinatie hangt af van de omvang, complexiteit en manier van werken in jouw magazijn.

Merk je dat je steeds vaker door het magazijn moet lopen, verschillende bestanden moet combineren of afhankelijk bent van ervaren medewerkers om te achterhalen hoe de operatie ervoor staat? Breng dan eerst in kaart op welke vragen je gedurende de werkdag geen snel antwoord krijgt. Daarmee maak je concreet welke informatie ontbreekt en kun je vervolgens beoordelen of je huidige werkwijze nog volstaat.

Logitrade kijkt bij zulke vraagstukken naar het magazijnproces en de manier waarop je dat wilt aansturen. Vanuit die analyse kan worden bepaald of procesaanpassingen voldoende zijn of dat een WMS zoals LogiAction kan helpen om de benodigde informatie beschikbaar te maken.