Hoe verdien je een meet- en weegsysteem terug?

Je vergelijkt verschillende meet- en weegsystemen, hebt misschien al offertes ontvangen en wilt weten of de investering zich terugverdient. Dan ligt het voor de hand om vooral te kijken naar de tijd die je bespaart op handmatig meten, wegen en invoeren. Maar de terugverdientijd van een meet- en weegsysteem wordt door meer bepaald dan alleen tijdwinst bij het meten.

Betrouwbare gegevens over lengte, breedte, hoogte en gewicht worden op verschillende plekken in je magazijn gebruikt. Ze kunnen helpen om opslagruimte beter te benutten, orderpickprocessen slimmer in te richten, verpakkingen beter af te stemmen en fouten en correctiewerk te verminderen. Daardoor kan dezelfde artikeldata op meerdere momenten waarde opleveren.

Robbert Mäkel werkt al bijna tien jaar als intralogistiek specialist bij Logitrade en helpt organisaties bij het verbeteren en automatiseren van magazijnprocessen. In gesprekken met bedrijven die een meet- en weegsysteem overwegen, ziet hij dat de terugverdientijd sterk afhangt van waar en hoe artikeldata binnen het magazijn wordt gebruikt.

Om te beoordelen wat een meet- en weegsysteem jouw organisatie kan opleveren, lees je in dit artikel:

• Hoe je tijd bespaart op meten, wegen en invoeren;
• Waarom minder invoerfouten ook minder correctiewerk betekent;
• Hoe betrouwbare afmetingen helpen om opslagruimte beter te benutten;
• Wat artikeldata oplevert tijdens het orderpicken;
• Hoe je bakken en verzenddozen beter kunt kiezen;
• Waarom betrouwbare gegevens andere berekeningen zuiverder maken;
• Waarom je niet ieder voordeel vooraf in euro’s hoeft uit te drukken.

1. Hoe bespaar je tijd met een meet- en weegsysteem?

De meest zichtbare opbrengst ontstaat tijdens het meten zelf. Bij een handmatig proces moet een medewerker een artikel wegen, de lengte, breedte en hoogte bepalen en de gegevens daarna opschrijven en/of invoeren. Een automatisch meet- en weegsysteem brengt verschillende van deze handelingen samen.

Bij de ZippCube haalt een medewerker handmatig de meetboog over het artikel. Daarmee worden de afmetingen en het gewicht in één keer vastgelegd. Vervolgens drukt de medewerker op export en kan het volgende artikel worden gemeten en gewogen.

Robbert vat het verschil met handmatig meten als volgt samen:

“Bij ons is het meten en wegen met één beweging en je kan de volgende doen.”

Hoeveel tijd je daarmee bespaart, hangt sterk af van je eigen situatie. Bij een organisatie die af en toe een nieuw artikel ontvangt, is de winst beperkt. Verwerk je dagelijks grote aantallen nieuwe artikelen, dan telt de tijd die je per meting bespaart steeds opnieuw op.

2. Hoe voorkomt een meet- en weegsysteem meet- en invoerfouten?

Bij handmatig meten en invoeren zijn er meerdere momenten waarop iets mis kan gaan. Medewerkers kunnen verschillend meten, centimeters en millimeters door elkaar halen of een waarde verkeerd overnemen. Vervolgens wordt die verkeerde artikeldata gebruikt in andere magazijnprocessen.

Een automatisch meet- en weegsysteem maakt de werkwijze consistenter. De metingen worden steeds op dezelfde manier uitgevoerd en gegevens hoeven niet handmatig te worden overgenomen.

De opbrengst daarvan zit niet alleen in het voorkomen van de eerste fout. Vooral het herstelwerk daarna kost tijd. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een artikel opnieuw meten;
• Foutieve artikelgegevens corrigeren;
• Een andere opslaglocatie zoeken;
• Een verkeerde pickkeuze herstellen;
• Een order opnieuw verpakken.

Juist deze kosten zijn lastig terug te vinden. Medewerkers lossen de afwijking op en gaan weer verder, waardoor de operatie blijft draaien en het extra werk nauwelijks zichtbaar wordt. Toch kunnen al die kleine correcties samen voor structurele inefficiëntie zorgen.

3. Hoe helpt betrouwbare artikeldata om magazijnruimte beter te benutten?

Betrouwbare afmetingen leveren ook iets op bij de inrichting van je magazijn. Wanneer je weet hoeveel ruimte een artikel daadwerkelijk inneemt, kun je gerichter bepalen welke opslaglocatie geschikt is.

Zonder betrouwbare lengte, breedte en hoogte moet je vaker werken met inschattingen. Daardoor kan een locatie groter worden gekozen dan noodzakelijk of blijkt een artikel juist niet te passen op de plek die ervoor was bedacht.

Robbert legt uit waarom goede artikeldata hier het verschil maakt:

“Als je de exacte data weet kan je ook berekenen en dan kan je bepaalde zones toewijzen voor dat product. Als je die data niet hebt, kan je niet rekenen.”

De financiële waarde daarvan is niet altijd eenvoudig vooraf te bepalen. Je krijgt immers geen factuur voor iedere centimeter opslagruimte die inefficiënt wordt gebruikt. Toch kan betere ruimtebenutting belangrijk worden wanneer je assortiment groeit en beschikbare magazijnruimte steeds schaarser wordt.

4. Hoe verbetert betrouwbare artikeldata het orderpicken?

Artikelafmetingen kunnen daarnaast worden gebruikt om vóór een pickronde betere keuzes te maken. Een WMS kan bijvoorbeeld bepalen of een order geschikt is voor een bepaalde pickmethode en of de artikelen daadwerkelijk in de beschikbare drager passen.

Zonder die informatie blijft een deel van de keuze giswerk. Een order kan bijvoorbeeld in een batch worden geplaatst terwijl een product uiteindelijk niet in de gekozen kar of bak past. De medewerker ontdekt dat pas tijdens de uitvoering en moet vervolgens corrigeren.

Goede artikeldata kan onder andere helpen bij:

• Het bepalen of orders geschikt zijn voor batchpicking;
• Het vooraf kiezen van een geschikte drager;
• Het bepalen hoeveel orders op een pickkar passen;
• Het voorkomen van keuzes die tijdens het picken moeten worden hersteld.

De winst zit daarmee niet alleen in sneller picken. Het proces wordt ook voorspelbaarder omdat het systeem vooraf keuzes kan maken op basis van de werkelijke afmetingen van de artikelen.

5. Hoe helpt betrouwbare artikeldata om verpakkingskosten te verlagen?

Aan het einde van het proces komt dezelfde artikeldata opnieuw van pas. Wanneer lengte, breedte en hoogte betrouwbaar zijn vastgelegd, kan vooraf beter worden bepaald welke verpakking bij een order past.

Ontbreken die gegevens, dan ligt die beslissing vaker bij de medewerker aan de inpaktafel. Die kiest een doos op basis van ervaring en inschatting. Wordt de verkeerde doos gekozen, dan moet een order soms opnieuw worden ingepakt.

Met betrouwbare afmetingen kun je de verpakkingskeuze beter ondersteunen. Dat kan verschillende voordelen opleveren:

• Minder handmatig denkwerk bij de inpaktafel;
• Minder kans dat een order opnieuw moet worden verpakt;
• Minder onnodig grote verzenddozen;
• Minder gebruik van karton en opvulmateriaal;
• Efficiënter gebruik van beschikbare ruimte tijdens transport.

Robbert koppelt deze voordelen in het interview nadrukkelijk aan de opbrengst van artikeldata:

“Aan de verpakkingskant kan je nog beter bepalen hoe groot de doos moet zijn waarin je het verzendt. Dus dan heb je het over besparen op karton of opvulmateriaal, op verzendkosten.”

Hoeveel je daarmee bespaart, hangt opnieuw volledig af van je huidige proces. De relevante vraag is daarom vooral hoeveel verpakkingskeuzes je nu handmatig maakt en hoe vaak daar onnodig materiaal, ruimte of herstelwerk uit voortkomt.

6. Hoe levert betrouwbare artikeldata financiële besparingen op?

Een meet- en weegsysteem kan ook waarde opleveren buiten de dagelijkse magazijnhandelingen. Wanneer financiële of administratieve berekeningen afhankelijk zijn van gewicht of afmetingen, heb je met betrouwbare artikeldata een zuiverdere basis.

Dat zie je bijvoorbeeld bij PTH Global. Het bedrijf werkte voorheen met geschatte gewichten voor de afvalbeheerbijdrage voor verpakkingen. Die schattingen lagen regelmatig hoger dan het werkelijke gewicht, waardoor PTH Global te veel betaalde.

Door producten automatisch te wegen, beschikt het bedrijf nu over nauwkeurigere gewichtsdata voor deze berekening. De besparing was zo groot dat de investering in de ZippCube binnen anderhalf jaar werd terugverdiend.

Daarmee laat de case iets belangrijks zien: één toepassing kan soms al voldoende zijn om een meet- en weegsysteem terug te verdienen. Tegelijk profiteert PTH Global ook van andere voordelen van automatisch meten en wegen, zoals minder handmatige verwerking en minder fouten. Die opbrengsten zijn alleen veel lastiger afzonderlijk in euro’s uit te drukken.

Dat betekent niet dat anderhalf jaar een standaard terugverdientijd is. De situatie bij PTH Global is specifiek voor hun proces en uitgangssituatie. Robbert benadrukt dat ook:

“Dat wil niet zeggen dat het bij iedereen zo is.”

Ook betekent nauwkeuriger meten niet automatisch dat een financiële berekening altijd lager uitvalt. Heb je een gewicht jarenlang te hoog ingeschat, dan kan betrouwbare data een besparing opleveren. Schatte je juist te laag, dan kan blijken dat je meer moet betalen.

De waarde zit dus in eerste instantie in het rekenen met betrouwbare gegevens in plaats van aannames. De case van PTH Global laat daarnaast zien waarom je bij de terugverdientijd verder moet kijken dan alleen de aanschafprijs tegenover de tijd die je per meting bespaart.

Tijdwinst is één opbrengst, maar dezelfde betrouwbare artikeldata kan daarna op meerdere plekken in je organisatie opnieuw waarde opleveren.

Waar levert een meet- en weegsysteem rendement op in je magazijn?

Wie alleen berekent hoeveel arbeidsminuten automatisch meten en wegen bespaart, ziet maar een deel van het rendement. Dezelfde lengte, breedte, hoogte en gewichten worden namelijk steeds opnieuw gebruikt.

Betrouwbare artikeldata kan daardoor op verschillende plekken tegelijk waarde opleveren:

• Goederenontvangst: Minder tijd voor meten, wegen en handmatige invoer;
• Databeheer: Minder fouten en correcties in artikelgegevens;
• Opslag: Betere benutting van beschikbare magazijnruimte;
• Orderpicking: Betere keuzes voor pickmethodes, bakken en karren;
• Verpakken: Passendere dozen en minder onnodig verpakkingsmateriaal;
• Berekeningen: Betrouwbaardere gegevens voor berekeningen op basis van gewicht of afmetingen, zoals de afvalbeheerbijdrage voor verpakkingen;
• Automatisering: Meer mogelijkheden om WMS- en andere logistieke software beslissingen te laten nemen.

Juist dat laatste punt wordt belangrijker naarmate je magazijn verder automatiseert. Software kan alleen rekenen met de informatie die beschikbaar is. Wanneer die basis niet betrouwbaar is, blijven slimme functies onbenut of moeten medewerkers alsnog controleren en corrigeren.

Zoals Robbert het verwoordt:

“Zonder data kan je heel veel slimmigheid niet gebruiken.”

Hoe bereken je de terugverdientijd van een meet- en weegsysteem?

Een meet- en weegsysteem verdien je niet op één plek terug. De meest zichtbare winst zit in sneller meten, wegen en invoeren, maar betrouwbare artikeldata kan daarna doorwerken in vrijwel het hele magazijn.

Dat maakt het ook lastig om vooraf één exact rendement te noemen. De waarde ontstaat uit een combinatie van minder handmatig werk, minder fouten en herstelwerk, beter ruimtegebruik, efficiënter orderpicken, betere verpakkingskeuzes en betrouwbaardere berekeningen. Niet ieder voordeel laat zich vooraf netjes omzetten naar een bedrag.

Kijk bij het vergelijken van meet- en weegsystemen daarom niet alleen naar de aanschafprijs en het aantal seconden dat een meting duurt. Breng vooral in kaart waar lengte, breedte, hoogte en gewicht binnen jouw organisatie worden gebruikt. Hoe meer processen afhankelijk zijn van deze gegevens, hoe breder de potentiële opbrengst van betrouwbare artikeldata.

Logitrade kijkt daarom niet alleen naar het meet- en weegsysteem zelf, maar ook naar het logistieke proces eromheen. Zo kun je beoordelen waar betrouwbare artikeldata binnen jouw magazijn waarde oplevert en of die voordelen de investering voor jouw organisatie rechtvaardigen.