Welke dashboards heeft een WMS? Realtime voorbeelden van LogiAction

Vraag je je af hoe je tijdens een werkdag echt inzicht krijgt in wat er in je magazijn gebeurt? En merk je dat je pas aan het einde van de dag ontdekt waar processen vertragen of orders blijven liggen?

In veel magazijnen ontstaat die situatie zodra volumes groeien en meerdere processen tegelijk lopen. Orders stapelen zich ongemerkt op, medewerkers werken langs elkaar heen en je mist het moment waarop je nog kunt bijsturen. Het gevolg: vertragingen, extra druk op het team en onzekerheid of je je leverafspraken nog haalt.

Software engineer Menno van der Hurk werkt dagelijks aan LogiAction, het warehouse managementsysteem van Logitrade. Binnen het developmentteam houdt hij zich bezig met de dashboards en data die dit soort situaties zichtbaar maken. Vanuit die praktijk ziet hij hoe belangrijk het is dat je niet alleen achteraf analyseert, maar juist tijdens de dag kunt zien wat er gebeurt en waar je moet ingrijpen.

In dit artikel krijg je inzicht in hoe dashboards je helpen om grip te houden op je magazijn, zodat je niet hoeft te reageren op problemen, maar ze vóór bent.

Je leest precies:

• waar werk zich opstapelt en hoeveel er nog openstaat
• welke processen vertragen en waarom dat gebeurt
• hoe je tijdens de dag bijstuurt op basis van realtime data
• welke prestaties en KPI’s inzicht geven in je operatie
• hoe je dashboards afstemt op jouw magazijn en processen

Welke WMS-dashboards bevat LogiAction voor realtime inzicht in je magazijn?

Binnen LogiAction zijn meerdere dashboards en rapportages beschikbaar. Elk onderdeel heeft een eigen rol: sommige data helpt bij dagelijkse operationele sturing, terwijl andere informatie juist bedoeld is voor analyse en procesverbetering.

Dat soort realtime inzicht is belangrijk omdat een WMS niet alleen registreert wat er gebeurt, maar ook helpt om magazijnactiviteiten actief te beheren en te controleren. Volgens SAP ondersteunt een Warehouse Management System bedrijven bij het beheren van dagelijkse magazijnactiviteiten, vanaf het moment dat goederen binnenkomen tot het moment dat ze het magazijn weer verlaten.

De belangrijkste dashboards binnen LogiAction zijn:

• Dashboard Workload: realtime inzicht in werkvoorraad en voortgang
• Dashboard Warehouse Manager: overzicht van prestaties en KPI’s
• Dashboard ABC-data: inzicht in pickfrequentie per product en per locatie, waardoor magazijn (nog) efficiënter kan worden ingericht.

Daarnaast bevat LogiAction verschillende analyse- en rapportagedata, zoals:

• KPI-gegevens
• Rapportages zoals voorraadmutaties
• Database logs

Deze dashboards en rapportages geven warehousemanagers inzicht in wat er nu gebeurt op de vloer, waar processen vertragen en hoeveel werk er nog aankomt.

Daarmee wordt het dashboard geen rapportagetool achteraf, maar een leidend instrument om tijdens de werkdag te sturen.

Workload dashboard: realtime inzicht in werkvoorraad en capaciteitsbehoefte

Het workload-dashboard is in veel magazijnen het belangrijkste scherm voor dagelijkse aansturing. Het laat namelijk direct zien hoeveel werk er nog openstaat.

Menno omschrijft het als volgt:

“Het is een overzicht van de werkvoorraad. Je wilt zien hoeveel werk er is, en je ziet live hoeveel er nog moet gebeuren.”

Op het workload-dashboard zie je onder andere:

• openstaande orders
• aantal orderregels of stuks (instelbaar)
• voortgang van vandaag
• eventuele achterstanden
• werkvoorraad per proces (bijvoorbeeld batch pick of single order)
• verdeling van werk over processen

Deze informatie wordt meestal weergegeven met grafieken, indicatoren en voortgangsmeters.

Daardoor kun je in één oogopslag zien:

• hoeveel werk vandaag nog openstaat
• waar het meeste werk zit
• of processen achterlopen

Het dashboard toont dus niet alleen hoeveel orders er zijn, maar vooral hoe zwaar de werkbelasting daadwerkelijk is.

Warehousemanagers gebruiken dit dashboard om te bepalen hoeveel werk er nog openstaat en hoe zij hun medewerkers tijdens de dag moeten aansturen.

In combinatie met het Warehouse Manager dashboard, dat inzicht geeft in waar medewerkers op dat moment mee bezig zijn, kunnen zij bepalen of de beschikbare capaciteit goed is verdeeld over de verschillende processen.

Als blijkt dat een proces achterloopt, kun je bijvoorbeeld:

• prioriteiten aanpassen
• extra capaciteit naar een proces verplaatsen
• besluiten om extra personeel in te zetten

Voor het bepalen van de benodigde capaciteit voor de volgende dag wordt het workload-dashboard vaak ook gebruikt, omdat het inzicht geeft in de totale werkvoorraad die nog verwerkt moet worden.

Zoals Menno het omschrijft:

“Managers willen weten hoe druk het vandaag wordt en of ze bijvoorbeeld het uitzendbureau moeten bellen voor extra mensen.”

Het dashboard ondersteunt daarmee zowel de aansturing tijdens de werkdag als de voorbereiding op de dag erna.

Warehouse Manager dashboard: overzicht van KPI’s en magazijnprestaties

Naast het workload-dashboard bevat LogiAction ook een dashboard dat meer overzicht geeft over prestaties in het magazijn. In het Warehouse Manager dashboard worden verschillende KPI’s en trends visueel weergegeven, zodat managers snel kunnen zien hoe medewerkers presteren.

Het Warehouse Manager dashboard laat bijvoorbeeld deze gegevens zien:

• KPI’s van het magazijn
• prestaties van processen
• trends in orderverwerking
• mogelijke knelpunten in de operatie

Met deze informatie kan een manager bijvoorbeeld analyseren:

• of prestaties verbeteren of verslechteren
• waar structurele vertraging ontstaat
• welke processen aandacht nodig hebben

Dit dashboard wordt daardoor vaak gebruikt voor monitoring en analyse, terwijl het workload-dashboard vooral bedoeld is voor dagelijkse sturing.

* Er wordt momenteel gewerkt aan de inzichten die het warehouse manager dashboard geeft, waardoor we hier (nog) geen realistisch beeld van kunnen geven

KPI- en procesdata: rapportages en analyse van magazijnprestaties

Naast dashboards biedt LogiAction ook verschillende KPI-rapportages en procesdata waarmee je prestaties verder kunt analyseren.

LogiAction verzamelt daarvoor verschillende KPI-gegevens en procesdata die inzicht geven in output en prestaties binnen het magazijn. Deze data zijn ook beschikbaar buiten de dashboards, zodat managers en analisten processen uitgebreider kunnen onderzoeken.

Je kunt bijvoorbeeld inzicht krijgen in:

• output per proces
• output per medewerker
• aantal picks per tijdseenheid
• verschillen tussen teams
• effecten van procesverbeteringen

Zo kun je zien hoeveel picks iemand uitvoert binnen een bepaalde periode.

Dat helpt managers om beter te begrijpen:

• waar processen goed lopen
• waar vertraging ontstaat
• welke verbeteringen effect hebben

Belangrijk daarbij is dat deze gegevens meestal niet bedoeld zijn als controle-instrument.

Zoals Menno benadrukt:

“Het gaat niet om mensen controleren. Je krijgt vooral inzicht in wat er gebeurt.”

In de praktijk gebruiken bedrijven deze informatie vooral om processen te verbeteren en knelpunten te identificeren.

ABC-dashboard: inzicht in pickfrequentie en magazijnindeling

Het ABC-dashboard heeft een andere functie dan de operationele dashboards.

Dit dashboard laat zien hoe vaak locaties in het magazijn worden aangeraakt tijdens pickprocessen. Op basis van deze gegevens kun je eenvoudig een ABC-analyse uitvoeren.

Daarmee kun je artikelen bijvoorbeeld indelen in:

• snel bewegende artikelen (A)
• middelmatig bewegende artikelen (B)
• langzaam bewegende artikelen (C)

Dat helpt bij beslissingen over magazijnindeling, zoals:

• populaire artikelen dichter bij de paktafels plaatsen
• drukke locaties spreiden
• pickroutes verbeteren

Dit dashboard wordt meestal minder vaak bekeken dan de operationele dashboards. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer een magazijn de layout wil verbeteren of opnieuw wil inrichten, maar kan ook wekelijks worden gebruikt om de indeling te optimaliseren.

Daarnaast is het extra waardevol tijdens piekperiodes, zoals Black Friday, wanneer pickgedrag tijdelijk verandert en een andere indeling efficiënter kan zijn.

Hoe realtime zijn de magazijndashboards in LogiAction?

Realtime betekent bij LogiAction ook echt realtime, maar verschilt per type dashboard. Activiteiten van medewerkers worden vrijwel direct doorgestuurd naar de dashboards.

Het scherm wordt standaard elke paar seconden ververst, zodat nieuwe informatie snel zichtbaar wordt.

Dat betekent bijvoorbeeld:

• zodra iemand een pick uitvoert, verandert de voortgang direct
• zodra een proces sneller of langzamer loopt, zie je dat meteen terug

Het dashboard voor ABC-data en het Warehouse Manager dashboard worden continu bijgewerkt op basis van deze realtime data.

De werkvoorraad wordt doorgaans elke 10 minuten bijgewerkt. Indien gewenst kan dit worden opgeschaald tot updates per minuut, afhankelijk van de inrichting van het systeem.

WMS-Dashboards voor meerdere magazijnen

Sommige organisaties werken met meerdere magazijnen. In LogiAction zijn alle eerdergenoemde dashboards beschikbaar per magazijnlocatie.

Dat betekent dat elk magazijn zijn eigen dashboard heeft, waarin alleen de informatie van dat specifieke magazijn wordt weergegeven.

LogiAction kan in dat geval inzicht geven per locatie.

Je kunt bijvoorbeeld zien:

• workload per magazijn
• prestaties per locatie
• verdeling van orders over verschillende magazijnen

Indien gewenst kunnen grafieken uit meerdere locaties ook in één overzicht worden gecombineerd.

Zo kan een organisatie zowel lokaal als centraal sturen.

Hoe je dashboards in LogiAction aanpast aan jouw magazijnprocessen

Niet elk magazijn heeft dezelfde informatie nodig.

Een e-fulfilmentbedrijf wil bijvoorbeeld vooral realtime inzicht in ordervolume en pickcapaciteit. Een groothandel kijkt misschien meer naar voorraad en procesprestaties.

Daarom zijn de dashboards binnen LogiAction modulair opgebouwd. Je kunt ze aanpassen zodat het scherm precies laat zien wat voor jouw operatie relevant is.

Het dashboard wordt meestal bekeken op de computer of laptop van de warehousemanager. Vanuit de backend van LogiAction kan hij of zij tijdens de dag volgen hoe processen verlopen en waar eventueel bijsturing nodig is.

Bedrijven kunnen er daarnaast voor kiezen om een dashboard ook zichtbaar te maken op een groot scherm op de werkvloer, bijvoorbeeld om de werkvoorraad of voortgang voor het hele team te tonen.

Wat er precies op het dashboard staat, is flexibel in te richten. Je kunt bijvoorbeeld:

• grafieken toevoegen of verwijderen
• bepaalde KPI’s groter of kleiner tonen
• verschillende grafiektypes gebruiken (bijvoorbeeld cijfers, grafieken of meters)
• waarschuwingen instellen wanneer waarden worden overschreden
• dashboards samenstellen per magazijn of proces

Zoals Menno het beschrijft:

“Je kunt het eigenlijk helemaal configureren zoals de klant het wil. Grafieken groter maken, andere uitzetten of nieuwe toevoegen.”

Daardoor kan iedere warehousemanager een dashboard samenstellen dat aansluit bij de manier waarop hij of zij het magazijn wil aansturen. Mocht er daarnaast meer inzicht nodig zijn dan LogiAction op dit moment aanbiedt, breiden we het dashboard graag uit.

Wat je wél en niet kunt verwachten van dashboards in een WMS

Het is ook goed om te begrijpen wat deze dashboards niet zijn.

De dashboards in LogiAction zijn bijvoorbeeld:

• geen systeem dat zelfstandig beslissingen neemt
• geen automatische personeelsplanning
• geen vervanging van ERP-rapportages op organisatieniveau

Daarnaast is het belangrijk om te weten dat dashboards altijd afhankelijk zijn van de kwaliteit van de data die erin wordt verwerkt.

Ook blijft interpretatie belangrijk: dashboards laten zien wat er gebeurt, maar het is aan de warehousemanager om die informatie op de juiste manier te duiden en om te zetten in acties.

Wat de dashboards wél zijn:

• een middel voor dagelijkse operationele sturing
• realtime inzicht in werkvoorraad en prestaties
• een manier om onderbouwde beslissingen te nemen tijdens de werkdag

Wanneer wordt realtime inzicht in je magazijn noodzakelijk?

In kleine magazijnen kan overzicht op gevoel nog werken.

Maar zodra volumes groeien, wordt dat lastiger.

In de praktijk wordt de behoefte aan dashboards vaak duidelijk op het moment dat doelstellingen niet meer consistent worden gehaald. Bijvoorbeeld wanneer dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse doelen onder druk komen te staan en het onduidelijk is waar dat door komt.

Realtime dashboards worden vaak belangrijk wanneer:

• ordervolumes sterk groeien
• meerdere medewerkers tegelijk picken
• meerdere processen parallel lopen
• leverbetrouwbaarheid cruciaal wordt

Op dat moment wil je niet pas aan het einde van de dag zien waar het misging. Je wilt het tijdens de dag kunnen zien. In moderne magazijnen wordt realtime inzicht daarom steeds belangrijker om processen bij te sturen zodra volumes en complexiteit toenemen.

Volgens Gartner helpt betere data-visibility organisaties om realtime gebeurtenissen beter te begrijpen en sneller beslissingen te nemen.

Checklist: welke dashboards moet een WMS minimaal hebben?

Als je verschillende WMS-systemen vergelijkt, helpt het om jezelf een paar praktische vragen te stellen.

Kun je met het systeem:

• realtime zien hoeveel werk er nog openstaat?
• zien waar vertraging ontstaat in het proces?
• zien hoe processen presteren ten opzichte van de norm?
• voorspellen of je planning haalbaar is?
• tijdens de dag bijsturen en het effect zien?
• inzicht krijgen per magazijnlocatie?

Als een systeem deze vragen kan beantwoorden, heb je niet alleen dashboards.
Dan heb je operationeel inzicht in je magazijn tijdens de werkdag.

Wat realtime dashboards betekenen voor de dagelijkse aansturing van je magazijn

Realtime inzicht verandert de rol van dashboards in het magazijn. In plaats van rapportages achteraf worden dashboards een hulpmiddel om tijdens de werkdag te sturen. Door direct te zien hoeveel werk er nog openstaat, waar processen vertragen en hoe prestaties zich ontwikkelen, kun je sneller beslissingen nemen en beter inspelen op wat er op de vloer gebeurt.

Zoals in dit artikel besproken, spelen verschillende soorten dashboards daarbij een rol. Het workload-dashboard helpt bij dagelijkse operationele sturing, KPI- en procesdata geven inzicht in prestaties en trends, en ABC-analyses ondersteunen beslissingen over magazijnindeling en procesverbetering. Samen zorgen deze inzichten ervoor dat je niet alleen registreert wat er gebeurt, maar ook begrijpt waarom processen verlopen zoals ze doen.

De volgende stap is vaak om te bepalen welk inzicht jouw magazijn nodig heeft om beter te kunnen sturen. Door te kijken naar werkvoorraad, procesprestaties en knelpunten ontstaat een duidelijk beeld van welke dashboards en data echt waarde toevoegen aan je dagelijkse operatie.

LogiAction is ontwikkeld vanuit praktijkervaring in magazijnen waar realtime inzicht en operationele sturing steeds belangrijker worden. De dashboards binnen het systeem zijn ontworpen om precies dat overzicht te bieden tijdens de werkdag.

Wil je verder ontdekken welke rol een WMS speelt bij het sturen van processen op de vloer? Lees dan ook het artikel over wanneer een WMS een logische stap is voor jouw magazijn!