Implementatie van een meet- en weegsysteem: hoe verloopt het proces?

Je hebt verschillende oplossingen vergeleken en weet ongeveer welk meet- en weegsysteem bij je goederen en magazijnproces past. Maar voordat je een systeem bestelt, wil je waarschijnlijk weten wat de implementatie praktisch van je organisatie vraagt. Hoeveel tijd kost het? Moet je IT erbij betrekken? En kan de installatie gevolgen hebben voor je dagelijkse magazijnproces?

Zonder duidelijk antwoord op die vragen is het lastig om in te schatten hoeveel tijd, mensen en voorbereiding je voor de implementatie moet reserveren. Zeker wanneer het meet- en weegsysteem gegevens moet uitwisselen met je ERP- of WMS-systeem, kan de implementatie uitgebreider worden dan alleen het plaatsen en aansluiten van de hardware.

Bij een standaard meet- en weegsysteem valt de implementatie in de praktijk vaak mee. Het systeem wordt voorbereid, op locatie geïnstalleerd en ingericht en medewerkers krijgen uitleg over het gebruik. Hoe uitgebreid het traject wordt, hangt vooral af van je gewenste meetproces, eventuele softwareaanpassingen en de manier waarop je meetgegevens wilt verwerken of koppelen aan andere systemen.

Christian van den Dungen werkt als meet- en weegspecialist bij Logitrade. Hij adviseert klanten over meet- en weegsystemen, installeert ze op locatie en geeft medewerkers uitleg over het gebruik. Daardoor ziet hij in de praktijk welke voorbereiding nodig is en welke keuzes invloed hebben op de implementatie.

In dit artikel legt hij uit wat je vanaf de bestelling tot de ingebruikname kunt verwachten. Je leest:

• Hoe omvangrijk de implementatie van een meet- en weegsysteem is;
• Wat je vóór de installatie moet voorbereiden;
• Welke stappen tijdens de installatie worden doorlopen;
• Wie je vanuit je eigen organisatie moet betrekken;
• Hoeveel tijd je voor levering en installatie moet rekenen;
• Welke keuzes een implementatie complexer maken.

Hoe omvangrijk is de implementatie van een meet- en weegsysteem?

Bij een standaardoplossing zonder specifieke softwareaanpassingen wordt het meet- en weegsysteem na bestelling geleverd, op locatie geïnstalleerd en ingericht. Medewerkers krijgen uitleg en kunnen daarna volgens de afgesproken werkwijze met het systeem aan de slag.

De implementatie wordt uitgebreider wanneer je afwijkt van die standaard. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je een specifieke meetprocedure wilt of de meetgegevens automatisch naar een ander systeem wilt sturen.

Ook de gewenste werkwijze kan per organisatie sterk verschillen. Sommige bedrijven willen een artikel meten en de gegevens direct opslaan. Andere organisaties bouwen meerdere controles of aanvullende invoerstappen in voordat een meting wordt geaccepteerd.

Christian ziet dat verschil bij klanten duidelijk terug:

“Er zijn klanten die acht, negen handelingen verrichten voordat ze op akkoord drukken. En je hebt klanten die één meting doen en that’s it.”

De omvang wordt dus niet alleen bepaald door het meet- en weegsysteem zelf. Vooral wat je tijdens en na de meting wilt laten gebeuren, bepaalt hoeveel voorbereiding en inrichting nodig zijn.

Meet- en weegsysteem implementeren: wat moet je vooraf voorbereiden?

Een belangrijk deel van de implementatie vindt plaats voordat het systeem op locatie staat. Als er softwareaanpassingen nodig zijn, kunnen die vooraf worden voorbereid. Ook moet duidelijk zijn hoe het meetproces eruit moet zien en wat er na een meting met de gegevens gebeurt.

Daarvoor moet onder andere bekend zijn waar lengte, breedte, hoogte en gewicht uiteindelijk worden beheerd. Bij sommige organisaties is het ERP-systeem leidend, terwijl andere bedrijven artikelgegevens bijvoorbeeld in een PIM of rechtstreeks in hun WMS beheren.

Vervolgens bepaal je hoe de meetgegevens daar terechtkomen. Dat kan bijvoorbeeld via een CSV-bestand, QR-code of API. Welke methode past, hangt af van de manier waarop je de artikeldata wilt verwerken. Wil je meer weten over deze mogelijkheden? Lees dan ons artikel over het koppelen van een meet- en weegsysteem aan ERP of WMS.

Ook de fysieke meetplek moet geschikt zijn. Bij een vaste opstelling is een stroomaansluiting nodig. Wifi is niet in iedere situatie noodzakelijk. Een mobiele uitvoering kan volgens Christian op batterijen worden gebruikt.

Controleer daarom vóór de installatiedag of duidelijk is:

• Waar het meet- en weegsysteem komt te staan;
• Of daar de benodigde stroomvoorziening beschikbaar is;
• Welke medewerkers met het systeem gaan werken;
• Welke gegevens je tijdens het meetproces wilt vastleggen;
• Welk systeem leidend is voor je artikeldata;
• Hoe de gemeten gegevens worden verwerkt;
• Of het meetsysteem toegang tot het netwerk nodig heeft;
• Of IT, applicatiebeheer of een externe softwarepartner iets moet voorbereiden;
• Of specifieke softwareaanpassingen nodig zijn voor jouw werkwijze.

Hoe verloopt de installatie van een meet- en weegsysteem?

Na akkoord op de offerte bestellen we het systeem. Als vooraf duidelijk is dat softwareaanpassingen nodig zijn, kunnen die tijdens de periode tot levering worden voorbereid. Daardoor hoeft niet alle inrichting pas te beginnen wanneer de hardware op locatie staat.

Stap 1: het systeem wordt op de afgesproken plek geïnstalleerd

Op de installatiedag brengen we de hardware naar de locatie en wordt het meet- en weegsysteem op de afgesproken plek geïnstalleerd. Bij een vaste opstelling moet daar de benodigde stroomvoorziening beschikbaar zijn. Afhankelijk van de gekozen gegevensverwerking kan daarnaast toegang tot het netwerk nodig zijn.

De fysieke installatie van bijvoorbeeld een standaard ZippCube vraagt geen langdurige verbouwing van het magazijn. Het systeem wordt op de voorbereide meetplek geplaatst en werkend gemaakt.

Stap 2: de software wordt volgens de gewenste werkwijze ingericht

Vervolgens wordt gecontroleerd of de software aansluit op de afgesproken manier van werken. Bij een eenvoudig proces identificeert de medewerker het artikel, voert de meting uit en worden de gegevens daarna opgeslagen of geëxporteerd.

Een organisatie kan ook aanvullende processtappen nodig hebben. Het helpt daarom om de gewenste werkwijze al vóór levering concreet te maken. Dan kunnen benodigde softwareaanpassingen zoveel mogelijk vooraf worden voorbereid.

Stap 3: de afgesproken gegevensverwerking wordt aangesloten

Daarna wordt ingericht hoe de meetgegevens verder worden verwerkt. Bij een CSV-oplossing moet bijvoorbeeld bekend zijn waar het bestand wordt opgeslagen. Bij een API-koppeling moeten het meetsysteem en het ontvangende systeem gegevens met elkaar kunnen uitwisselen.

Hoe meer systemen bij die gegevensstroom betrokken zijn, hoe meer technische afstemming nodig kan zijn. Christian geeft aan dat een ZippCube bij veel implementaties in het netwerk wordt opgenomen. IT kan dan nodig zijn om de netwerk- en beveiligingsomgeving daarvoor in te richten.

Een directe koppeling is niet in iedere situatie noodzakelijk. Een QR-code kan bijvoorbeeld een alternatief zijn wanneer je gegevens wilt overnemen zonder het meetsysteem in het netwerk op te nemen. Welke methode geschikt is, hangt af van de gekozen inrichting en softwareomgeving.

Stap 4: medewerkers krijgen uitleg over het systeem

De medewerkers die dagelijks met het systeem gaan werken, moeten volgens Christian bij de uitleg aanwezig zijn. Hij adviseert om meerdere mensen te trainen, zodat de kennis niet afhankelijk wordt van één medewerker.

“Degene die ermee gaat werken moet sowieso aanwezig zijn voor de uitleg en training.”

Tijdens de installatie legt Christian uit hoe medewerkers met het systeem werken en welke instellingen zij zelf kunnen aanpassen. Na afloop ontvangen zij daarnaast een handleiding met praktische informatie over het gebruik en onderhoud.

Hoe de dagelijkse bediening precies verloopt, behandelen we in een apart artikel. Wil je weten hoeveel uitleg medewerkers nodig hebben, welke handelingen zij uitvoeren en welke gebruikersfouten kunnen ontstaan? Lees dan hoe gebruiksvriendelijk meet- en weegsystemen voor magazijnmedewerkers zijn.

Wie betrek je bij de implementatie van een meet- en weegsysteem?

Niet iedere implementatie vraagt om een groot projectteam. Bij een eenvoudige standalone-oplossing zijn vanuit de organisatie vooral de projectverantwoordelijke en de toekomstige gebruikers nodig. Afhankelijk van de gekozen gegevensverwerking kunnen daarnaast IT, applicatiebeheer of een externe softwarepartner nodig zijn.

Wie je precies betrekt, hangt daarom af van de gekozen inrichting:

• Logistiek of warehousemanager: bepaalt hoe het gewenste meetproces eruitziet en waar het systeem wordt gebruikt;
• Magazijnmedewerkers: krijgen uitleg en gaan dagelijks met het systeem werken;
• IT of applicatiebeheer: is nodig wanneer het systeem toegang tot het netwerk krijgt of automatisch gegevens moet uitwisselen;
• ERP- of WMS-partner: kan nodig zijn wanneer aan de kant van die software iets moet worden ingericht of aangepast.

Het is niet nodig om al deze partijen standaard bij iedere implementatie te betrekken. Bepaal eerst welke inrichting je kiest en kijk vervolgens wie daarvoor daadwerkelijk nodig is.

Hoe lang duurt de implementatie van een meet- en weegsysteem?

Voor een standaard ZippCube noemt Christian een levertijd van ongeveer zes tot acht weken vanaf akkoord op de offerte. Dit is een praktijkindicatie en geen vaste levertijd voor ieder meet- en weegsysteem of iedere situatie.

De werkzaamheden op locatie duren aanzienlijk korter. Voor een normale installatie en uitleg noemt Christian ongeveer een uur als indicatie. De periode tussen bestellen en ingebruikname bestaat dus voor een belangrijk deel uit levertijd en voorbereiding, niet uit wekenlang installeren op de magazijnvloer. Een standaardinstallatie vraagt daardoor ook niet om het langdurig stilleggen van het magazijn.

Wat maakt de implementatie van een meet- en weegsysteem complexer?

Een implementatie wordt vooral complexer wanneer je meer van het standaard meetproces afwijkt. Extra controles, aanvullende invoervelden, specifieke softwareaanpassingen en automatische gegevensuitwisseling zorgen allemaal voor meer voorbereiding en afstemming.

Dat betekent niet dat meer functionaliteit automatisch beter is. Robbert, Specialist Intralogistieke Oplossingen bij Logitrade, ziet bijvoorbeeld dat organisaties soms informatie aan het meetscherm willen toevoegen die al in hun ERP-systeem beschikbaar is.

“Dan zit je eigenlijk een heel ERP na te maken met een heel scherm, terwijl ze dat al hebben.”

Bepaal daarom welke gegevens daadwerkelijk tijdens de meting moeten worden toegevoegd. Informatie die al betrouwbaar beschikbaar is, hoeft niet automatisch opnieuw in het meetproces te worden geregistreerd. Dat houdt de inrichting én de werkwijze voor medewerkers overzichtelijker.

Het uitgangspunt is daarom niet om zoveel mogelijk functionaliteit aan het meet- en weegsysteem toe te voegen. De inrichting moet passen bij het meetproces dat je daadwerkelijk nodig hebt.

Meet- en weegsysteem implementeren? Een goede voorbereiding voorkomt complexiteit

De implementatie van een meet- en weegsysteem hoeft geen omvangrijk IT-project te zijn. Bij een standaardoplossing bestaat het traject vooral uit voorbereiding, plaatsing en inrichting van het systeem en uitleg aan medewerkers. De implementatie wordt uitgebreider wanneer je een aangepaste werkwijze nodig hebt of meetgegevens automatisch met andere systemen wilt uitwisselen.

De belangrijkste keuzes maak je daarom vóór de installatiedag. Bepaal waar het systeem komt te staan, welke gegevens je tijdens het meten wilt vastleggen, waar die gegevens uiteindelijk worden beheerd en hoe ze daar terechtkomen. Daaruit volgt vanzelf of naast de toekomstige gebruikers ook IT, applicatiebeheer of een softwarepartner betrokken moet worden.

Heb je die uitgangspunten helder, dan kan de technische inrichting daarop worden afgestemd. Wil je nog bepalen welke meet- en weegoplossing bij je goederen en meetplek past, dan is het logischer om die keuze eerst te maken voordat je de implementatie verder uitwerkt.

Logitrade begeleidt het traject van voorbereiding tot installatie en uitleg op locatie. Daarbij wordt gekeken naar het meetproces dat je nodig hebt en naar de inrichting die daarbij past, zodat het systeem na installatie volgens de afgesproken werkwijze kan worden gebruikt.