Hoe gebruiksvriendelijk zijn meet- en weegsystemen voor magazijnmedewerkers?

Oriënteer je je op een meet- en weegsysteem voor je magazijn? Dan kijk je waarschijnlijk niet alleen naar wat het systeem technisch kan, maar ook naar de mensen die er dagelijks mee moeten werken. Kunnen nieuwe medewerkers er snel mee overweg? Hoeveel uitleg is nodig? En wat gebeurt er als iemand een product verkeerd plaatst of een handeling vergeet?

Die vragen horen we bij Logitrade regelmatig van bedrijven die zich oriënteren op een meet- en weegsysteem. Zeker bij uitzendkrachten, personeelswisselingen of verschillende ploegen wil je voorkomen dat meten en wegen afhankelijk wordt van een paar ervaren gebruikers. Tegelijk wordt gebruiksvriendelijkheid niet alleen bepaald door de bediening van het systeem, maar ook door je goederen en de manier waarop het systeem in je magazijnproces wordt gebruikt.

Christian van den Dungen werkt al ruim vier jaar als meet- en weegspecialist bij Logitrade. Hij installeert meet- en weegsystemen bij klanten, legt medewerkers uit hoe ze ermee werken en voert waar nodig onderhoud uit. Daardoor ziet hij in de praktijk hoeveel uitleg medewerkers nodig hebben en welke handelingen belangrijk zijn om goed met het systeem te werken.

Om te beoordelen hoe gebruiksvriendelijk een meet- en weegsysteem in jouw magazijn is, lees je in dit artikel:

• Wat een meet- en weegsysteem gebruiksvriendelijk maakt voor magazijnmedewerkers;
• Hoeveel handelingen en training medewerkers nodig hebben;
• Welke gebruikersfouten kunnen ontstaan en hoe je deze beperkt;
• Wat een meet- en weegsysteem minder gebruiksvriendelijk kan maken;
• Wanneer gebruiksvriendelijkheid extra belangrijk is;
• Waar je op kunt letten bij het kiezen van een gebruiksvriendelijk meet- en weegsysteem.

Wat maakt een meet- en weegsysteem gebruiksvriendelijk voor magazijnmedewerkers?

Een meet- en weegsysteem is vooral gebruiksvriendelijk wanneer medewerkers weinig handelingen en keuzes nodig hebben om tot een betrouwbare meting te komen. De werkwijze moet voorspelbaar zijn: een product plaatsen, de meting starten, de benodigde gegevens toevoegen en de informatie opslaan of doorzetten.

Dat is belangrijk omdat meten en wegen meestal geen taak is waarvoor je een specialist wilt inzetten. Het systeem moet onderdeel worden van het dagelijkse magazijnproces. Een medewerker die bijvoorbeeld nieuwe artikelen verwerkt, moet na een korte uitleg begrijpen wat er van hem of haar wordt verwacht.

Christian omschrijft de basis daarom eenvoudig:

“Als jij goede uitleg hebt gehad, dan kan iedereen hiermee werken. Het is heel simpel.”

Dat betekent niet dat er niets fout kan gaan. De medewerker blijft verantwoordelijk voor de manier waarop het systeem wordt gebruikt. Een meetoplossing kan een deel van het handmatige meetwerk overnemen, maar alleen wanneer producten op de juiste manier worden aangeboden en de voorgeschreven handelingen worden gevolgd.

Gebruiksvriendelijkheid zit daarom vooral in een combinatie van:

• Weinig handelingen;
• Een vaste volgorde;
• Duidelijke aanwijzingen;
• Weinig keuzes tijdens het meten;
• Een werkwijze die snel aan te leren is.

Hoe minder ruimte er tijdens iedere meting is voor een andere interpretatie, hoe eenvoudiger het wordt om met verschillende medewerkers op dezelfde manier te werken.

Hoe werkt een meet- en weegsysteem voor een magazijnmedewerker?

Bij een systeem zoals de ZippCube bestaat het dagelijkse werkproces volgens Christian uit een beperkt aantal vaste stappen. Aan het begin van het werk wordt het systeem eerst gekalibreerd. Vervolgens wordt het product geplaatst en kan de medewerker de meting uitvoeren.

Een gebruikelijke werkwijze bestaat uit:

1. Het systeem kalibreren (op nul zetten);
2. Het product plaatsen;
3. De meting starten;
4. De barcode scannen;
5. Eventueel een foto toevoegen;
6. De gegevens exporteren.

Niet iedere toepassing hoeft precies dezelfde stappen te bevatten. Een foto is bijvoorbeeld optioneel en de manier waarop gegevens verder worden verwerkt hangt af van de inrichting bij de organisatie. Meetgegevens kunnen stand-alone worden opgeslagen, maar de software kan ook gekoppeld worden aan bijvoorbeeld een WMS of ERP-systeem.

Voor de medewerker blijft het proces overzichtelijk, omdat meten, wegen en gegevens vastleggen volgens een vaste volgorde verlopen en verschillende handmatige handelingen vervallen. De medewerker hoeft niet zelf met een rolmaat verschillende afmetingen te bepalen, deze waarden te onthouden en ze vervolgens opnieuw in een ander systeem in te voeren.

Christian adviseert om het systeem bij de start van de werkzaamheden op nul te zetten en dit gedurende de dag regelmatig te herhalen. Daarmee controleert de medewerker of het systeem zonder belasting daadwerkelijk nul aangeeft.

Dat het systeem vóór het wegen correct op nul staat, is niet alleen een praktisch advies vanuit ons. Ook de International Organization of Legal Metrology (OIML) stelt eisen aan de nulstelling van weeginstrumenten om te voorkomen dat een afwijkend nulpunt het weegresultaat beïnvloedt.

“Ik zeg altijd tegen de mensen die ermee werken: als je begint even kalibreren. En na elke bak koffie gewoon nog een keer kalibreren.”

Zulke vaste gewoontes maken het eenvoudiger om met meerdere medewerkers op dezelfde manier te werken. De gebruiker hoeft niet iedere keer opnieuw te bedenken wat nodig is, maar volgt steeds dezelfde procedure.

Hoeveel training hebben magazijnmedewerkers nodig voor een meet- en weegsysteem?

De bediening van een meet- en weegsysteem vraagt volgens Christian geen langdurig opleidingstraject. Bij een recente installatie van een ZippCube was hij ongeveer een half uur tot drie kwartier bezig met de training en uitleg. De medewerkers ontvangen daarnaast een handleiding met de eenvoudige bedieningsopties.

Die tijd is een praktijkvoorbeeld en geen vaste trainingstijd voor iedere implementatie. Hoeveel uitleg nodig is, hangt onder andere af van de gekozen oplossing, de inrichting en de mensen die ermee gaan werken. Het voorbeeld laat vooral zien dat de basisbediening niet bedoeld is als specialistische taak.

Ervaring in een magazijn is daarbij niet automatisch doorslaggevend. Volgens Christian zit goed gebruik juist niet in zo snel mogelijk werken. Een medewerker moet vooral begrijpen welke vaste handelingen nodig zijn en die consequent uitvoeren.

“Het gaat niet altijd op snelheid. Het is juist gewoon de constante tijd die je moet hebben om mee te werken.”

Ook nieuwe medewerkers of uitzendkrachten hoeven daardoor niet eerst te leren hoe ze ieder type product handmatig moeten opmeten. Wel moeten ze weten hoe ze het product aanbieden en in welk tempo ze de meetprocedure uitvoeren. Daarna draait goed gebruik vooral om routine: de handelingen worden steeds in dezelfde volgorde uitgevoerd, waardoor medewerkers tijdens een normale meting weinig eigen keuzes hoeven te maken.

Welke gebruikersfouten kunnen medewerkers maken met een meet- en weegsysteem?

Een meet- en weegsysteem voorkomt niet automatisch iedere gebruikersfout. Een medewerker kan nog steeds een product verkeerd aanbieden, een stap vergeten of te snel proberen te werken. De gebruiksvriendelijkheid zit daarom ook in de manier waarop het systeem helpt om zulke fouten te voorkomen.

Bij de ZippCube staan bijvoorbeeld twee duidelijke rode lijnen op de glasplaat die de medewerker helpen bij het plaatsen van het product. Daardoor is visueel duidelijk binnen welk gebied het product moet liggen. Zulke eenvoudige aanwijzingen verkleinen de ruimte voor interpretatie.

De manier waarop een medewerker de meting uitvoert blijft eveneens belangrijk. Christian noemt als voorbeeld dat je niet zo snel mogelijk met de meetboog over een product moet bewegen. De techniek moet de gelegenheid krijgen om de meting uit te voeren.

“Zodra jij gewoon die doos erop zet en de meting start, en er met die boog met normaal tempo eroverheen gaat, dan zal het geen probleem zijn. Als je er heel snel eroverheen gaat, dan meet hij natuurlijk niks.”

Een foutbestendig systeem betekent dus niet dat verkeerd gebruik onmogelijk is. Het betekent vooral dat de juiste werkwijze eenvoudig en duidelijk is en dat een medewerker weinig mogelijkheden heeft om tijdens een normale meting onbewust een verkeerde keuze te maken.

Ook het kalibreren hoort daarbij. Wanneer medewerkers dat aan het begin van de werkzaamheden en regelmatig gedurende de dag doen, wordt een belangrijke controle onderdeel van hun vaste werkwijze. Het systeem vraagt daarmee nog steeds aandacht van de gebruiker, maar geen ingewikkelde technische handelingen.

Wat maakt een meet- en weegsysteem minder gebruiksvriendelijk voor magazijnmedewerkers?

Een meet- en weegsysteem wordt minder gebruiksvriendelijk wanneer de medewerker tijdens een meting meer handelingen, uitzonderingen of eigen keuzes krijgt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer producten lastig op het systeem te plaatsen zijn, niet binnen het meetbereik vallen of wanneer meten en wegen met verschillende systemen moet gebeuren.

Hoe goed een systeem technisch kan meten, zegt daarom niet automatisch hoe eenvoudig het voor een magazijnmedewerker is om ermee te werken. De oplossing moet ook passen bij de goederen en de plek waar de meting in het magazijnproces plaatsvindt.

Een systeem kan in de praktijk bijvoorbeeld minder eenvoudig te gebruiken zijn wanneer:

• Je veel afwijkend gevormde artikelen verwerkt. Bij een ZippCube worden de uiterste afmetingen van een product gemeten. Uitstekende onderdelen of verpakkingsmateriaal kunnen daardoor invloed hebben op de meting. De medewerker moet het product dus correct aanbieden en zorgvuldig meten.
• Producten buiten het meet- of weegbereik vallen. Grote, lange of zware goederen kunnen een andere werkwijze vragen. Een product kan bijvoorbeeld afzonderlijk worden gewogen met een industriële weegschaal en daarna met een ander systeem worden opgemeten. Dat voegt extra handelingen toe.
• Eén systeem niet je volledige assortiment kan verwerken. Bij een sterk gemengd assortiment kunnen meerdere meet- en weegsystemen nodig zijn. Medewerkers moeten dan weten welk product ze met welke oplossing verwerken.
• De meetplek niet goed aansluit op de goederenstroom. Wanneer medewerkers producten speciaal naar een meetstation moeten brengen en daarna weer terugbrengen in het proces, ontstaan extra handelingen. In sommige situaties kan een mobiele of inline oplossing daarom praktischer zijn.
• De inrichting veel handmatige gegevensverwerking vraagt. Meetgegevens kunnen stand-alone worden opgeslagen, maar ook worden gekoppeld aan bijvoorbeeld een WMS- of ERP-systeem. Hoe de gegevens daarna worden verwerkt, bepaalt mede hoeveel handelingen een medewerker rondom de meting moet uitvoeren.

Daarom is het verstandig om gebruiksvriendelijkheid niet alleen tijdens een standaardmeting te beoordelen. Test ook producten die qua vorm, formaat of gewicht afwijken van je normale assortiment. Kijk daarbij niet alleen of het systeem het product technisch kan meten, maar ook hoeveel handelingen en aandacht de medewerker nodig heeft om de meting correct uit te voeren.

Wanneer is een gebruikersvriendelijk meet- en weegsysteem extra belangrijk?

Gebruiksvriendelijkheid weegt zwaarder naarmate meer verschillende medewerkers met het meet- en weegsysteem moeten werken. Wanneer één ervaren medewerker iedere dag alle nieuwe artikelen meet, is een iets complexere werkwijze misschien nog beheersbaar.

Zodra de taak over meerdere mensen wordt verdeeld, worden eenvoud en een vaste procedure belangrijker. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer je werkt met:

• Veel uitzendkrachten;
• Regelmatig nieuwe magazijnmedewerkers;
• Verschillende ploegen;
• Medewerkers met verschillende voertalen;
• Meerdere mensen die artikeldata vastleggen.

In zulke situaties wil je voorkomen dat de kwaliteit van de metingen afhankelijk wordt van wie er toevallig achter het meetstation staat. Een voorspelbare bediening maakt het eenvoudiger om nieuwe medewerkers in te werken en een consistente werkwijze aan te houden.

Kijk bij de keuze daarom niet alleen naar wat een systeem technisch kan meten. De dagelijkse bediening moet ook aansluiten bij de mensen en de manier van werken binnen je magazijn. Zeker wanneer medewerkers regelmatig wisselen, worden weinig handelingen, een vaste volgorde en duidelijke aanwijzingen belangrijke voorwaarden.

Hoe kies je een gebruiksvriendelijk meet- en weegsysteem voor je magazijn?

Een gebruiksvriendelijk meet- en weegsysteem vraagt weinig handelingen, werkt volgens een vaste procedure en kan na relatief weinig uitleg door verschillende magazijnmedewerkers worden gebruikt. Bij een systeem zoals de ZippCube kan de basisbediening volgens onze praktijkervaring bijvoorbeeld in ongeveer een half uur tot drie kwartier worden uitgelegd. Dat betekent niet dat iedere oplossing in iedere situatie even eenvoudig werkt: ook je goederen, meetplek en het aantal uitzonderingen in het proces hebben invloed op de gebruiksvriendelijkheid.

Je wilt voorkomen dat betrouwbare metingen afhankelijk zijn van één ervaren medewerker. Zeker wanneer je werkt met uitzendkrachten, personeelswisselingen of verschillende ploegen, helpen weinig keuzes, duidelijke aanwijzingen en een vaste werkwijze om medewerkers op dezelfde manier te laten meten. Een systeem kan technisch geschikt zijn, maar alsnog minder praktisch worden wanneer medewerkers regelmatig extra handelingen moeten uitvoeren of tussen verschillende werkwijzen moeten schakelen.

Kijk daarom bij het vergelijken van meet- en weegsystemen niet alleen naar technische specificaties. Test ook representatieve en afwijkende producten uit je eigen assortiment en let daarbij op hoeveel handelingen en aandacht een medewerker nodig heeft om ze correct te meten. Zo beoordeel je niet alleen of een systeem je goederen kan meten, maar ook hoe praktisch de werkwijze op de magazijnvloer is.

Logitrade kijkt bij een meet- en weegoplossing naar het systeem, je goederen, de meetplek en de medewerkers die ermee gaan werken. Zo kun je een oplossing kiezen die niet alleen technisch bij je producten past, maar ook aansluit op de dagelijkse werkwijze in je magazijn.