Als groothandel loop je vroeg of laat tegen de volgende vragen aan:
- Hoe houd je realtime inzicht in voorraad als klanten zelf door je winkel lopen?
- Hoe voorkom je manco’s wanneer fysieke verkoop en online orders door elkaar lopen?
- Hoe behoud je controle als volumes sterk schommelen door seizoenen en piekdagen?
Zo ook voor Waterdrinker, internationale groothandel in bloemen en planten in Aalsmeer. Vanuit de logistieke hal worden producten verwerkt die binnenkomen via kwekers en FloraHolland. Een deel van de producten gaat direct naar exportklanten. Het andere deel wordt aangevuld in het Green Trade Center (GTC), waar klanten zeven dagen per week zelf hun inkopen doen. Daarnaast worden ’s nachts online orders verzameld.
Die combinatie van fysieke klanten, online bestellingen, seizoensproducten en een zeer breed assortiment maakt de logistiek complexer dan in een standaard distributiecentrum.
Senior manager operations Michael van Eijk is verantwoordelijk voor de logistieke operatie in Aalsmeer, het Green Trade Center én een locatie in België. Toen hij startte draaide LogiAction al gedeeltelijk, maar het proces was nog niet volledig onder controle.
Complex magazijn met fysieke én online verkoop
Waterdrinker verwerkt dagelijks een mix van inkomende en uitgaande stromen. Producten komen binnen via de veiling en kwekers, worden verdeeld over verschillende routes en gaan vervolgens naar exportklanten of het Green Trade Center.
Daar komt nog een extra laag bij: fysieke klanten lopen zelf door het GTC en nemen producten direct mee, terwijl online orders ondertussen ook uit diezelfde voorraad moeten worden gepickt.
“Dat is voor ons wel de grootste uitdaging, omdat de fysieke klant altijd eerst voorrang heeft.”
Geen realtime inzicht tussen goederenontvangst en expeditie
Waterdrinker werkte al met een uitgebreid ERP-systeem. Goederen werden netjes aangemeld en orders werden verwerkt. Maar na het binnenmelden was een product vaak tijdelijk ‘kwijt’ in het proces.
Producten werden intern verplaatst, verdeeld over locaties, door klanten uit het schap gehaald of verwerkt in orderpicks. Het ERP wist dat iets was geleverd, maar niet altijd waar het zich op dat moment bevond.
Michael omschrijft het als een groot gat in de procescontrole:
“Het was gewoon een soort blackbox. Het kwam erin en ergens kwam het eruit. Maar daartussen konden we het niet goed volgen.”
Het gevolg: beperkt inzicht in waar een product zich bevond in het proces.
Daarbij noemt hij twee consequenties die voor Waterdrinker zwaar wegen:
- Er ontstonden manco’s: producten die niet geleverd kunnen worden terwijl de klant ze wel verwacht.
- Er kwamen extra kosten bij: meer handelingen, extra voorraad, en veel correctiewerk.
Het werd noodzakelijk om anders naar het proces te kijken:
“Dat is eigenlijk ook één van de belangrijkste redenen dat we zijn gaan kijken naar een scanoplossing en wat uiteindelijk LogiAction is geworden. We moeten continu kunnen monitoren waar een product is en hoeveel ervan zijn.”
De eerste fase van de implementatie: starten bij goederenontvangst
In 2021 startte Waterdrinker met LogiAction, te beginnen bij goederenontvangst.
De werkwijze bleef in de basis hetzelfde: producten worden nog steeds in het ERP binnengemeld. Maar daarna wordt het product overgezet naar LogiAction, krijgt het een label (licence plate) en wordt het verder gevolgd.
Dat was een belangrijke stap, omdat juist dat tussenstuk voorheen het probleem was. Waterdrinker zag producten pas weer terug aan het einde van het proces, bij expeditie.
Waarom het proces in het begin moeizaam verliep
De eerste fase liep niet soepel. Waterdrinker is geen standaard magazijn en kent veel uitzonderingen in processen en systemen.
In het begin probeerden we om alles in één keer te automatiseren, inclusief alle uitzonderingen en details. Dat maakte de implementatie te intensief.
“We hebben echt op het punt gestaan om te stoppen. Het duurde allemaal te lang en er waren veel issues.”
In de eerste fase was er onvoldoende structuur rondom het project. Toen Waterdrinker een vaste projectleider en een intern technisch aanspreekpunt aanstelde, kwam er meer regie en verbeterde de samenwerking zichtbaar.
De omslag: nieuwe aanpak met directe samenwerking
De doorbraak kwam vorig jaar, toen de aanpak veranderde. Waterdrinker zette een projectleider op het traject, er kwam een bredere projectgroep en de samenwerking met Logitrade werd veel directer.
Er werd opnieuw gekeken naar wat écht noodzakelijk was. Niet alle uitzonderingen eerst oplossen, maar beginnen bij een stabiele basis en daarna stap voor stap uitbreiden.
“Dat zorgde ervoor dat we in december, eerder dan we hadden verwacht, over konden naar de laatste fase.”
Gefaseerde uitrol in het Green Trade Center
LogiAction draaide al in een gesloten voorraadruimte die werd gebruikt voor online bestellingen. In december werd het systeem uitgerold naar het volledige Green Trade Center. Daarmee verschoof de inzet naar de open voorraad waarin zowel online als fysieke verkoop samenkomen.
De oorspronkelijke ambitie was om álle stappen van binnenkomst tot expeditie in LogiAction te verwerken. Uiteindelijk is gekozen voor een slimmer en compacter proces: LogiAction stuurt en registreert tot het moment dat producten op de kar worden gezet. Het laatste stuk (expeditie en scanner control) blijft in het bestaande systeem.
Die keuze zorgde voor rust en stabiliteit, zonder dat het hele bedrijf in één keer moest omschakelen.
Gebruiksvriendelijk orderpicken met scanners en productfoto’s
Voor de medewerkers op de vloer werd het werk een stuk overzichtelijker door de manier waarop informatie nu wordt aangeboden.
LogiAction ondersteunt bij het structureren van batches en volgordes in het pickproces, terwijl Waterdrinker zelf de mogelijkheid behoudt om hierin aanpassingen te maken wanneer dat nodig is.
Daarnaast zien orderpickers op de scanner waar ze moeten zijn, hoeveel ze moeten pakken en een afbeelding van welk product het is. In een assortiment met duizenden planten is dat essentieel. Productnamen lijken vaak op elkaar en visueel lijken veel soorten sterk op elkaar.
Michael ziet dat het systeem hierdoor snel wordt geaccepteerd op de vloer:
“95% vindt het heel prettig werken. Dat komt ook omdat het een heel overzichtelijk scherm is.”
Die duidelijkheid verlaagt de kans op fouten en maakt het werk voor nieuwe en tijdelijke medewerkers beter behapbaar.
Dit is belangrijk omdat Waterdrinker met seizoenspieken werkt en soms tientallen extra uitzendkrachten per dag inzet. Die begrijpen het systeem meteen en kunnen zo aan de slag.
Uitkomsten: meer overzicht, minder stress en hogere productiviteit
Sinds de overstap merkt Waterdrinker op meerdere niveaus verschil. De belangrijkste:
1. Meer inzicht in het proces
Geen black box meer, maar zicht op waar producten zich bevinden en wat er gebeurt tussen binnenkomst en het moment dat het op de kar wordt gezet.
2. Minder manco’s en sneller corrigeren
Fouten worden sneller opgespoord en geanalyseerd. Er is minder zoekwerk en minder correctiewerk achteraf.
“Je kan fouten nu ook sneller achterhalen. Het is beter te monitoren wat er goed en fout gaat.”
3. Meer rust voor management én vloer
Doordat informatie realtime beschikbaar is, is er minder onzekerheid. Management ziet wat er gebeurt en de vloer werkt met duidelijke instructies.
“Voor het management geeft het veel rust, omdat het inzichtelijker is wat er gebeurt.”
4. Snellere inwerktijd
Waterdrinker kan snel opschalen met tijdelijke krachten zonder dat dit leidt tot chaos of fouten.
5. Stijgende productiviteit
Productiviteit gaat omhoog en op langere termijn betekent dit efficiënter inzetten van personeel.
“Uiteindelijk werk je met LogiAction veel efficiënter.”
Take-away voor andere logistiek managers
Waterdrinker laat zien dat realtime voorraad en procescontrole mogelijk zijn, zelfs in een omgeving waar fysieke klanten en online orders continu door elkaar lopen.
Maar het succes zit niet in ‘alles automatiseren’. Het zit in stap voor stap verbeteren, met een systeem dat ondersteunt waar het nodig is en aansluit op hoe het magazijn écht werkt.
Een belangrijke les uit dit traject is het belang van een duidelijke projectstructuur. In de beginfase ontbrak een vast intern aanspreekpunt, waardoor keuzes bleven liggen en verwachtingen niet altijd gelijk waren. Toen er een interne projectleider werd aangesteld en er een technisch aanspreekpunt kwam, versnelde het traject merkbaar.
Juist in een complex magazijn zoals dat van Waterdrinker is interne regie essentieel. Het voorkomt dat een implementatie verzandt in details en zorgt ervoor dat proceskeuzes leidend blijven.
Voor logistiek managers die worstelen met manco’s, piekdrukte, veel uitzonderingen of een gebrek aan inzicht in interne bewegingen, is dit een herkenbaar verhaal: grip begint bij zicht.
En dat zicht ontstaat pas echt wanneer proces, mensen en samenwerking op één lijn zitten.
Benieuwd hoe realtime inzicht eruitziet in jouw magazijn?
Wil je weten waar in jouw proces voorraadverlies of onnodig zoekwerk ontstaan? Of vraag je je af of ons WMS bij kan dragen aan gestructureerder orderpicken?
Neem contact met ons op en we kijken mee naar een passende oplossing voor de uitdagingen die jullie ervaren.
Bekijk ook deze succesverhalen
