Naarmate het ordervolume groeit, neemt ook de druk op de orderverwerking toe. Medewerkers besteden meer tijd aan sorteren, het halen van cut-off tijden wordt lastiger en tijdens piekperiodes stapelen pakketten zich op richting verzending. Daarnaast leiden verkeerd gesorteerde pakketten tot herstelwerk, extra klantenservicevragen en vertragingen voor de eindklant. Veel warehousemanagers denken daarom dat ze vooral meer capaciteit nodig hebben, terwijl de werkelijke oorzaak vaak ergens anders ligt.
Volgens Joep Weel ontstaat het probleem namelijk regelmatig bij het handmatig uitsorteren van pakketten. Joep heeft ruim 25 jaar ervaring in de logistiek en begeleidt bij Logitrade al 13 jaar projecten waarbij organisaties hun outbound-proces en orderverwerking optimaliseren. Daardoor ziet hij in de praktijk wanneer handmatige sorteeractiviteiten uitgroeien tot een bottleneck en welke signalen daarop wijzen.
Wat jarenlang goed werkte, kan namelijk ongemerkt veranderen in een proces dat steeds meer tijd, capaciteit en personeel vraagt. Juist omdat die verandering geleidelijk verloopt, herkennen veel bedrijven pas laat dat handmatig uitsorteren de groei van hun operatie begint af te remmen. Na het lezen van dit artikel kun je beoordelen of handmatig uitsorteren daadwerkelijk de oorzaak is van capaciteitsproblemen in jouw magazijn en welke signalen aangeven dat het proces zijn grens begint te bereiken.
Specifiek ontdek je:
- Waarom orderverwerking vaak onder druk komt te staan wanneer volumes groeien;
- Waarom handmatig uitsorteren regelmatig de bottleneck wordt;
- Welke signalen erop wijzen dat je huidige proces zijn grenzen bereikt;
- Waarom extra medewerkers niet altijd de beste oplossing zijn;
- Welke fouten ontstaan tijdens handmatige sortering;
- Hoe transport- en sorteersystemen logistieke processen kunnen ondersteunen;
- Hoe andere magazijnen hun orderverwerking slimmer hebben ingericht.
Waarom loopt orderverwerking in je magazijn vast wanneer volumes groeien?
Veel magazijnen werken jarenlang prima met dezelfde werkwijze. Orders worden gepickt, verpakt en vervolgens handmatig uitgesorteerd naar de juiste vervoerder. Daardoor voelt het vaak alsof het proces prima functioneert.
Dat verandert zodra volumes toenemen. Wat bij 500 pakketten per dag goed werkt, hoeft namelijk niet automatisch geschikt te zijn voor 2.500 pakketten per dag. Medewerkers moeten meer pakketten verwerken, meer labels controleren en meer rolcontainers vullen. Tegelijkertijd blijven de beschikbare uren op een dag gelijk.
Daardoor worden bestaande inefficiënties steeds zichtbaarder. Pakketten wachten langer op verwerking, verzending krijgt meer werk te verwerken en medewerkers besteden steeds meer tijd aan activiteiten die geen directe waarde toevoegen aan de order.
Veel warehousemanagers denken op dat moment dat ze vooral meer capaciteit nodig hebben. In de praktijk blijkt vaak dat de manier waarop pakketten door de laatste stap van het proces bewegen de grootste beperking vormt.
Groei veroorzaakt die problemen niet. Groei maakt zichtbaar waar het proces niet meer meegroeit.
Waarom wordt het uitsorteren van pakketten een bottleneck in je orderverwerking?
Wanneer een order eenmaal gepickt, verpakt en gelabeld is, lijkt het werk bijna klaar. Toch moet er nog een belangrijke stap plaatsvinden: het pakket moet bij de juiste vervoerder terechtkomen.
Pakketten voor PostNL, DHL, DPD en andere vervoerders arriveren vaak op dezelfde plek. Vervolgens moet iemand bepalen waar elk pakket naartoe moet. Naarmate volumes stijgen, groeit ook het aantal beslissingen dat medewerkers moeten nemen.
Daardoor ontstaat al snel een situatie waarin verzending achterblijft op de rest van het proces. Joep ziet dat regelmatig terug bij klanten.
“Je kunt tien mensen aan de paktafels zetten en daar heel veel pakketjes verwerken. Maar als je bij verzending niets doet, dan gaat het daar nooit bijgehouden worden.”
Het gevolg is dat pakketten zich opstapelen terwijl orderpickers en inpakkers ondertussen blijven doorwerken. Daardoor lijkt verzending de oorzaak van het probleem, terwijl het in werkelijkheid vaak gaat om de manier waarop goederen door de laatste stap van het proces stromen.
Waarom vertraagt handmatig uitsorteren van pakketten je orderverwerking?
Veel magazijnen kijken naar het aantal orders dat wordt verwerkt. Minder zichtbaar is hoeveel tijd medewerkers kwijt zijn aan het uitsorteren van pakketten.
Bij handmatig sorteren moet een medewerker voortdurend dezelfde handelingen uitvoeren:
- Het label lezen
- Bepalen welke vervoerder bij het pakket hoort
- Het pakket verplaatsen
- Het pakket in de juiste rolcontainer plaatsen
- De rolcontainer efficiënt vullen
Die handelingen lijken klein, maar worden honderden of zelfs duizenden keren per dag herhaald.
Stel dat een medewerker gemiddeld slechts vijf seconden nodig heeft om een pakket te lezen, te beoordelen en naar de juiste rolcontainer te verplaatsen. Bij 2.000 pakketten per dag komt dat neer op bijna drie uur aan sorteerwerk. Daarbij zijn loopbewegingen, het wisselen tussen vervoerders en het corrigeren van fouten nog niet meegerekend.
Dit proces vraagt continu om aandacht. Medewerkers moeten steeds opnieuw controleren of een pakket naar de juiste vervoerder gaat. Daardoor zijn zij bezig met werkzaamheden die noodzakelijk zijn, maar geen directe waarde toevoegen aan de order zelf.
Naarmate het ordervolume groeit, neemt ook het aantal beslissingen toe dat medewerkers moeten nemen. Juist daardoor kan een activiteit die per pakket maar weinig tijd kost, uiteindelijk een groot deel van de beschikbare capaciteit opslokken.
Bij automatische uitsortering verandert dat. Joep legt uit hoe dat er in de praktijk uitziet:
“De operator weet dat alle pakketten die in die goot liggen ook in de container daarachter moeten. Dus als die goot vol ligt, maakt hij hem leeg en stapelt hij de rolcontainer vol.”
Daardoor hoeft een medewerker niet meer voor ieder individueel pakket een beslissing te nemen. Het proces wordt eenvoudiger, sneller en minder afhankelijk van menselijke interpretatie.
Hoe herken je dat je orderverwerkingsproces geoptimaliseerd moet worden?
Veel magazijnen lopen al tegen hun grenzen aan voordat ze zich daarvan bewust zijn.
Problemen ontstaan vaak geleidelijk. Eerst is er af en toe een opstopping tijdens een drukke dag. Vervolgens wordt het steeds lastiger om piekperiodes op te vangen. Uiteindelijk ontstaat een situatie waarin verzending structureel meer aandacht vraagt.
De volgende signalen wijzen erop dat handmatig uitsorteren mogelijk niet meer past bij het huidige volume.
Checklist: moet je jouw orderverwerking optimaliseren?
□ Fouten nemen sneller toe dan het ordervolume
□ Je hebt steeds meer medewerkers nodig om groei op te vangen
□ Verzendactiviteiten vragen steeds meer capaciteit
□ Het halen van cut-off tijden wordt moeilijker
□ Tijdens piekperiodes ontstaan direct opstoppingen
□ Verkeerd gesorteerde pakketten komen regelmatig voor
□ Verzendkosten stijgen door herstelwerk en fouten
□ Medewerkers besteden veel tijd aan sorteren en verplaatsen
Hoeveel signalen herken je?
Herken je één of twee punten, dan hoeft er niet direct sprake te zijn van een structureel probleem. Het kan gaan om tijdelijke drukte of een piekperiode.
Zie je drie tot vijf signalen regelmatig terugkomen, dan is het verstandig om kritisch naar de procesflow te kijken. Vaak zijn dit de eerste aanwijzingen dat handmatige sorteeractiviteiten steeds meer capaciteit beginnen te vragen.
Herken je meer dan vijf punten, dan is de kans groot dat het probleem niet langer ligt bij de beschikbare capaciteit, maar bij de manier waarop goederen door het proces bewegen. In dat geval loont het om te onderzoeken welke stappen kunnen worden vereenvoudigd, ondersteund of geautomatiseerd.
Joep adviseert om tijdig naar deze signalen te kijken.
“Je moet er op tijd over nadenken. Het is niet dat je vandaag besluit dat je iets wilt veranderen en het er over twee maanden staat.”
Welke fouten ontstaan bij handmatig uitsorteren van pakketten in het magazijn?
Wanneer de druk stijgt en medewerkers steeds meer pakketten moeten verwerken, neemt ook de kans op fouten toe.
Vooral wanneer meerdere vervoerders door elkaar worden verwerkt, wordt handmatig sorteren kwetsbaar. Medewerkers moeten voortdurend labels lezen en bepalen waar een pakket naartoe moet.
Joep beschrijft dat heel herkenbaar:
“Moet hij in de DHL-container of moet hij in de PostNL-container? Dat kan natuurlijk fout gaan.”
Daardoor ontstaan fouten zoals:
- Een pakket gaat mee met de verkeerde vervoerder
- Een pakket raakt zoek in het verzendproces
- Een pakket wordt te laat verwerkt
- Een pakket moet opnieuw worden verzonden
Dat heeft directe gevolgen voor de operatie. Een verkeerd gesorteerd pakket zorgt voor herstelwerk en extra verzendkosten.
Daarnaast raakt het ook de klantbeleving:
“Iedereen wil vandaag besteld, morgen in huis. Als het pakket pas later komt, begint de klant al te klagen.”
Omdat deze fouten aan het einde van het proces ontstaan, worden ze vaak direct zichtbaar voor de klant. Daardoor hebben relatief kleine fouten in het magazijn een grote impact op de uiteindelijke dienstverlening.
Waarom lossen extra medewerkers problemen in de orderverwerking niet op?
Wanneer verzending onder druk komt te staan, kiezen veel bedrijven ervoor om extra medewerkers in te zetten.
Dat lijkt logisch. Meer werk vraagt immers om meer mensen.
Toch werkt dat maar tot op zekere hoogte. Joep ziet dat bedrijven steeds vaker tegen een andere uitdaging aanlopen:
“Vroeger kon je groei vaak opvangen door er gewoon mensen bij te zetten. Tegenwoordig wordt dat steeds moeilijker omdat die mensen niet altijd beschikbaar zijn.”
Daarnaast lost extra personeel het onderliggende procesprobleem niet automatisch op.
Meer medewerkers betekenen namelijk ook:
- Meer beweging op de vloer;
- Meer afstemming tussen medewerkers;
- Meer kans op fouten;
- Meer drukte rondom verzending.
Op een bepaald moment kan het zelfs averechts gaan werken.
“Soms stop je er drie mensen bij en krijg je er minder uit. Dan lopen mensen te zoeken of lopen ze elkaar in de weg.”
Daardoor ontstaat een belangrijk inzicht. Groei oplossen met mensen werkt alleen zolang het proces zelf schaalbaar blijft.
Wanneer handmatig uitsorteren de beperkende factor wordt, levert extra personeel steeds minder resultaat op.
Hoe kun je jouw orderverwerking optimaliseren met een transportbaan of sorteersysteem?
Veel warehousemanagers denken bij procesverbetering direct aan een groot sorteersysteem of uitgebreide automatisering. In de praktijk begint optimalisatie vaak veel eenvoudiger.
Het doel is namelijk niet om technologie toe te voegen. Het doel is om minder handmatige handelingen nodig te hebben tussen verpakken en verzending. Dat kan op verschillende manieren.
Sommige bedrijven beginnen met het verbeteren van de goederenstroom. Andere bedrijven kiezen voor een eenvoudige rollenbaan of een aangedreven transportbaan om loopbewegingen te verminderen. Weer andere organisaties automatiseren het uitsorteren van pakketten naar verschillende vervoerders.
Dat levert vaak meer op dan alleen tijdswinst. Bijvoorbeeld als pakketten op hoogte worden gesorteerd, komen vergelijkbare pakketten bij elkaar terecht en kunnen rolcontainers efficiënter worden ingericht. Hierdoor zijn er minder rolcontainers nodig, wat zorgt voor lagere verzenkosten per pakket en een besparing van volumetoeslagen (bron: PostNL).
Andere verbeteringen zijn:
- Kortere loopafstanden;
- Minder handmatige verplaatsingen;
- Transportbanen tussen processtappen;
- Rollenbanen naar verzending;
- Automatische sortering op vervoerder;
- Automatische sortering op hoogte of pakketformaat.
Welke oplossing het beste past, hangt af van het volume, het aantal vervoerders, de beschikbare ruimte en de groeiverwachting van het magazijn.
Volgens Joep hoeft die stap niet altijd groot te zijn:
“Je hoeft niet meteen aan een grote sorteermachine te denken. Een automatische doossluiter of een eenvoudige transportbaan kan al een flinke stap zijn.”
Daardoor ontstaat vaak al meer rust, capaciteit en voorspelbaarheid in de operatie.
Klantcase: hoe Punt-uit de orderverwerking optimaliseerde met een geautomatiseerde goederenstroom
Punt-uit liep tegen een herkenbaar probleem aan voor veel groeiende fulfilmentorganisaties. Het ordervolume bleef stijgen, terwijl de capaciteit van het verpakkings- en verzendproces steeds verder onder druk kwam te staan.
Op het hoogtepunt stonden er ongeveer 26 paktafels waar medewerkers orders verwerkten.
De organisatie had op dat moment de optie om extra medewerkers en paktafels in te zetten. Tegelijkertijd werd duidelijk dat die aanpak steeds minder opleverde.
Meer mensen betekende namelijk ook meer loopbewegingen en hogere personeelskosten. Bovendien werd het steeds lastiger om voldoende medewerkers te vinden.
Daarom werd gekeken naar de lange termijn. Wat levert uiteindelijk meer op: blijven uitbreiden met personeel of investeren in een geautomatiseerde goederenstroom?
Volgens Joep gaf juist die afweging de doorslag voor Punt-uit:
“Dit systeem verdienen we uiteindelijk dubbel en dwars terug.”
De keuze viel op een geautomatiseerde goederenstroom waarbij verschillende handmatige stappen werden vervangen door één geïntegreerd proces.
De nieuwe flow ziet er vereenvoudigd als volgt uit:
- Medewerkers zetten de dozen vanuit de pickkar op de rollenbaan.
- De pakbon wordt automatisch toegevoegd aan de doos.
- De doos wordt automatisch op maat gemaakt en gesloten door het hoogtereductiesysteem.
- Het verzendlabel wordt automatisch aangebracht.
- Het pakket wordt automatisch getransporteerd en in dit geval op hoogte gesorteerd.
De grootste winst zat daarbij niet alleen in snelheid. Door de automatisering verdween een groot deel van het handmatige sorteerwerk. Daardoor waren minder medewerkers nodig voor repeterende werkzaamheden en konden medewerkers worden ingezet op plekken waar zij meer waarde toevoegden aan het proces.
Vraagt een transport- of sorteersysteem veel ruimte in het magazijn?
Veel mensen denken dat een transport- of sorteersysteem automatisch meer vierkante meters vraagt. Bij Punt-uit gebeurde juist het tegenovergestelde. Het systeem kwam grotendeels op de plek waar eerder tientallen paktafels stonden.
Joep vertelt:
“Ik denk dat we uiteindelijk twintig paktafels hebben opgeruimd.”
Daardoor ontstond niet alleen meer verwerkingscapaciteit, maar ook een compactere inrichting van het proces. Medewerkers hoefden minder te lopen, goederen werden minder vaak handmatig verplaatst en de beschikbare ruimte werd efficiënter benut.
Orderverwerking optimaliseren begint bij inzicht krijgen in je proces
Wanneer ordervolumes toenemen, blijkt de grootste beperking vaak niet te liggen in het aantal beschikbare medewerkers of werkplekken, maar in de manier waarop pakketten door het laatste deel van het verzendproces bewegen. Handmatig uitsorteren werkt uitstekend zolang volumes beheersbaar blijven, maar kan na verloop van tijd zorgen voor vertragingen, fouten, oplopende personeelskosten en een toenemende druk op de operatie.
Zoals je hebt gelezen, zijn er verschillende signalen die erop wijzen dat handmatig uitsorteren een bottleneck begint te worden. Denk aan oplopende personeelsbehoefte, moeite met het halen van cut-off tijden, meer herstelwerk, foutieve zendingen en opstoppingen tijdens piekperiodes. Door deze signalen tijdig te herkennen, voorkom je dat groei leidt tot een steeds minder voorspelbaar proces.
De oplossing is daarbij niet automatisch meer personeel of direct investeren in een uitgebreid automatiseringsproject. De eerste stap is inzicht krijgen in hoe goederen zich door jouw orderverwerking bewegen. Pas wanneer duidelijk is waar tijd verloren gaat, welke handelingen de meeste capaciteit vragen en waar fouten ontstaan, kun je bepalen welke verbeteringen daadwerkelijk rendement opleveren.
Bij Logitrade helpen we dagelijks magazijnen inzicht te krijgen in hun goederenstromen en bepalen welke procesverbeteringen de grootste impact hebben op capaciteit, efficiëntie en schaalbaarheid. We kijken graag mee naar jouw huidige proces om te onderzoeken welke verbeteringen het meeste rendement kunnen opleveren.
Wil je eerst beter herkennen wanneer je proces wellicht geoptimaliseerd kan worden door een transportsysteem? Lees dan ook dit artikel over 6 signalen dat handmatig intern transport je groei begint te beperken.
Lees ook onze andere artikelen
Welke transportsystemen zijn er voor magazijnen (en welke problemen lossen ze op)?
Logistieke problemen in een groeiend magazijn: van inbound tot outbound
Aangedreven vs. niet-aangedreven rollenbanen: welke oplossing past bij jouw magazijn?
