Wie is je aanspreekpunt tijdens de implementatie van een transportsysteem?

Je hebt besloten dat een transportsysteem waarschijnlijk de juiste oplossing is voor jouw magazijn. Je vergelijkt leveranciers en let daarbij niet alleen meer op de techniek of de prijs. Minstens zo belangrijk is de vraag hoe het project straks verloopt. Wie begeleidt de implementatie? Bij wie kun je terecht als je vragen hebt? En blijft die persoon ook betrokken nadat het systeem is opgeleverd?

Dat zijn logische vragen. Een transportproject raakt namelijk meerdere afdelingen binnen je organisatie en tijdens de implementatie moeten regelmatig keuzes worden gemaakt. Als vooraf niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de communicatie verloopt, kunnen misverstanden ontstaan, blijven beslissingen liggen of loopt de planning vertraging op. Daarom wil je vooraf weten hoe de communicatie is georganiseerd en wie jouw vaste aanspreekpunt is.

Project Engineer Jorran Hekman begeleidt bij Logitrade regelmatig implementaties van transportsystemen. Vanaf de technische voorbereiding tot en met de oplevering werkt hij samen met klanten aan projecten die variëren van eenvoudige rollenbanen tot uitgebreide transportsystemen met scanners, labelmachines en sorteeroplossingen. Daardoor ziet hij dagelijks welke samenwerking prettig verloopt en welke afspraken het verschil maken.

In dit artikel ontdek je:

• Wie tijdens een transportproject jouw vaste aanspreekpunt is.
• Welke specialisten achter de schermen aan het project werken.
• Welke rol je als klant zelf hebt tijdens de implementatie.
• Hoe wijzigingen en besluiten worden afgestemd.
• Wat er verandert nadat het project is opgeleverd.

Wie is je vaste aanspreekpunt tijdens de implementatie van een transportsysteem?

Tijdens de implementatie van een transportsysteem is het belangrijk dat je weet bij wie je terechtkunt met vragen over de planning, de voortgang of eventuele wijzigingen. Daarom werken we tijdens een project met één vaste projectleider of projectengineer vanuit Logitrade die het traject begeleidt en de communicatie coördineert.

Deze persoon bewaakt de planning, stemt werkzaamheden af met collega’s en onderhoudt het contact met jouw organisatie. Daardoor hoef je niet zelf uit te zoeken welke medewerker je voor welke vraag moet benaderen. Of het nu gaat om de voortgang, een praktische vraag of een wijziging in het project, je begint altijd bij dezelfde contactpersoon.

Dat betekent overigens niet dat er maar één persoon aan het project werkt. Achter de schermen zijn vaak meerdere specialisten betrokken. De projectleider blijft daarbij verantwoordelijk voor de afstemming en zorgt ervoor dat alle informatie op de juiste plek terechtkomt.

Zoals Jorran het zegt:

“Als je eigenaar bent van een project, dan bouw je dat project ook zelf op en houd je het gedurende het hele traject bij.”

Daardoor blijft de communicatie overzichtelijk, ook wanneer meerdere disciplines tegelijkertijd aan hetzelfde project werken.

Welke specialisten begeleiden de implementatie van een transportsysteem?

Een transportproject bestaat uit meer dan alleen de installatie van een rollenbaan. Afhankelijk van de omvang van het project kunnen verschillende specialisten betrokken zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Projectengineering.
• Mechanische engineering.
• Werkvoorbereiding.
• Montage.
• Softwareontwikkeling.
• Service.

Je hoeft daarbij niet steeds rechtstreeks met al deze specialisten te schakelen. Zodra specifieke technische kennis nodig is, zorgt de projectleider ervoor dat de juiste collega aansluit. Daardoor blijft de communicatie overzichtelijk en voorkom je dat dezelfde vraag bij meerdere mensen terechtkomt.

Voor grotere projecten kan een engineer bijvoorbeeld aansluiten tijdens een technisch overleg, terwijl softwareontwikkelaars betrokken worden wanneer scanners, etiketteersystemen of sorteerinstallaties onderdeel zijn van de oplossing. De projectleider zorgt ervoor dat alle informatie weer samenkomt en vertaalt technische keuzes naar duidelijke afspraken met jou als klant.

Wie is vanuit jouw organisatie het aanspreekpunt tijdens een transportproject?

Een succesvolle implementatie is altijd een samenwerking tussen beide partijen. Daarom is het minstens zo belangrijk dat ook vanuit jouw organisatie één persoon het overzicht bewaart en als vast aanspreekpunt fungeert.

Wie dat is, verschilt per organisatie. Bij de ene organisatie is dat de warehousemanager, bij een andere de operations manager, technisch manager of interne projectleider. Vaak is het dezelfde persoon die ook betrokken was tijdens het aankooptraject.

Belangrijker dan de functietitel is dat deze persoon beslissingen kan nemen, overzicht houdt en intern kan afstemmen met collega’s. Daarnaast zorgt hij of zij ervoor dat de juiste collega’s op het juiste moment betrokken zijn en dat de praktische voorbereidingen op tijd worden geregeld.

Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van de ruimte waar het transportsysteem wordt geplaatst, het verzorgen van de benodigde stroomvoorziening en het tijdig vrijmaken van de locatie voor de montage.

Minstens zo belangrijk is dat deze persoon actief meedenkt tijdens het project en vragen durft te stellen wanneer iets onduidelijk is. Volgens Jorran werkt de samenwerking daarom het prettigst wanneer aan beide kanten mensen zitten die elkaar begrijpen én kritisch durven te zijn.

“Ik heb liever dat iemand zegt: ‘Ik snap het nog niet, kun je het uitleggen?’ dan dat iemand zegt: ‘Prima, ik geloof het wel.’ Wij zien namelijk ook wel eens iets over het hoofd.”

Als beide partijen actief meedenken, worden onduidelijkheden eerder ontdekt. Dat voorkomt dat kleine vragen later tijdens de uitvoering alsnog grote gevolgen krijgen.

Waarom is één vast aanspreekpunt belangrijk tijdens een transportproject?

Bij een transportproject worden voortdurend keuzes gemaakt. Sommige daarvan lijken klein, maar kunnen later grote gevolgen hebben. Denk aan de positie van een werkplek of een wijziging in de routing.

Om deze reden is het belangrijk dat duidelijk is wie namens de klant beslissingen neemt. Als verschillende collega’s antwoord geven op dezelfde vraag of besluiten blijven liggen, ontstaat al snel vertraging en neemt de kans op misverstanden toe.

Jorran heeft in de praktijk ervaren dat projecten ingewikkelder worden wanneer niemand zich echt eigenaar voelt van de implementatie.

“Als je dat op tijd merkt, moet je dat bespreken. Anders gaat het ten koste van het project.”

Daarom worden belangrijke besluiten gedurende het project zorgvuldig vastgelegd. Jorran houdt hiervoor een projectoverzicht bij met onder andere de planning, risico’s en gemaakte keuzes.

“Dat kunnen hele kleine beslissingen zijn. Bijvoorbeeld welke kleur een onderdeel krijgt. Als de klant daar een keuze in maakt, leggen we dat vast.”

Als beide partijen over dezelfde informatie beschikken, ontstaat er achteraf geen discussie over gemaakte keuzes.

Hoe verloopt de communicatie tijdens de implementatie van een transportsysteem?

Hoe vaak je contact hebt met de projectleider, hangt af van de omvang en complexiteit van het project. Bij een relatief eenvoudige transportbaan zijn minder afstemmomenten nodig dan bij een uitgebreid transportsysteem met meerdere werkplekken, scanners of sorteeroplossingen.

Wel is het uitgangspunt steeds hetzelfde: de communicatie wordt afgestemd op wat het project én de klant nodig hebben.

Sommige organisaties vinden het prettig om wekelijks een vast overlegmoment te hebben waarin de voortgang wordt besproken. Andere klanten nemen alleen contact op wanneer daar aanleiding voor is. Beide werkwijzen zijn mogelijk, zolang voor iedereen duidelijk is hoe de communicatie verloopt.

Zoals Jorran uitlegt:

“Bij grotere projecten is een vast communicatiemoment vaak prettig. Dan kun je eventuele vragen of wijzigingen meteen bespreken. Maar sommige klanten hebben daar minder behoefte aan. Dat stemmen we gewoon samen af.”

Daardoor ontstaat een manier van samenwerken die past bij het project, zonder dat er onnodig veel overleg plaatsvindt.

Wie is je aanspreekpunt na de oplevering van een transportsysteem?

Met de oplevering van een transportsysteem eindigt het implementatieproject, maar meestal niet het contact. Ook daarna kun je bij ons terecht met vragen over jouw installatie.

Of het nu gaat om een praktische vraag, een kleine aanpassing of een uitbreiding van het systeem, je hoeft niet opnieuw vanaf nul te beginnen.

Zoals Jorran het verwoordt:

“Als iets verkocht is, begint eigenlijk een nieuwe fase. Dan sluit het boek niet.”

Juist in de periode na de oplevering ontstaan vaak nieuwe inzichten of wensen. Door ook na de implementatie contact te houden, blijft de ondersteuning aansluiten op de ontwikkeling van jouw magazijn.

Dat helpt bovendien om een langdurige samenwerking op te bouwen, waardoor de stap om later opnieuw advies te vragen of het transportsysteem uit te breiden klein blijft.

Heb je na de oplevering een vraag over het gebruik van het systeem, onderhoud of een storing? Dan kun je daarvoor gewoon contact met ons opnemen.

In ons artikel over service en onderhoud van transportsystemen lees je hoe die ondersteuning in de praktijk is georganiseerd en wat je daarbij kunt verwachten.

Conclusie: wie is je aanspreekpunt tijdens een transportproject?

Een succesvolle implementatie van een transportsysteem hangt niet alleen af van de technische oplossing. Minstens zo belangrijk is dat vooraf duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het project, hoe de communicatie verloopt en waar je tijdens én na de implementatie terechtkunt met vragen. Met één vast aanspreekpunt tijdens het project, heldere verantwoordelijkheden aan beide kanten en een zorgvuldige overdracht naar de serviceorganisatie blijft het traject overzichtelijk van de eerste afspraak tot lang na de oplevering.

In dit artikel heb je gezien dat een vaste projectleider niet betekent dat er maar één persoon aan jouw project werkt. Achter de schermen zijn vaak meerdere specialisten betrokken, terwijl de projectleider de communicatie en afstemming coördineert. Ook heb je gezien waarom een duidelijk aanspreekpunt vanuit jouw eigen organisatie en een goede vastlegging van besluiten bijdragen aan een soepel projectverloop.

Vergelijk je verschillende leveranciers? Vraag dan niet alleen wie jouw aanspreekpunt wordt, maar ook hoe wijzigingen worden vastgelegd en hoe de communicatie na implementatie is georganiseerd. Juist die werkwijze bepaalt vaak hoe soepel een implementatie in de praktijk verloopt.

Logitrade begeleidt al jarenlang implementaties van transportsystemen bij onder andere groothandels, e-commercebedrijven en fulfilmentorganisaties. Die praktijkervaring heeft geleid tot een werkwijze waarbij duidelijke verantwoordelijkheden en korte communicatielijnen centraal staan, zodat iedereen gedurende het hele traject weet waar hij aan toe is.