De implementatie van een transportsysteem begint niet bij de montage, maar bij een grondige analyse van je magazijn, goederenstroom en groeiplannen. Door het traject stap voor stap op te bouwen – van inventarisatie en ontwerp tot installatie, oplevering en nazorg – voorkom je verrassingen tijdens de uitvoering en vergroot je de kans op een succesvolle implementatie. In dit artikel lees je welke fases een implementatie doorloopt, wat je in iedere stap kunt verwachten en welke rol jouw organisatie speelt tijdens het traject.
Je hebt besloten dat een transportsysteem waarschijnlijk de juiste oplossing is voor jouw magazijn. Misschien heb je al verschillende leveranciers gesproken of offertes aangevraagd. Toch blijft één vraag vaak onbeantwoord: hoe verloopt zo’n implementatie eigenlijk in de praktijk?
Waarschijnlijk wil je weten hoeveel tijd een traject kost, wanneer het ontwerp definitief wordt, hoeveel invloed je onderweg nog hebt op de oplossing en wat er tijdens de installatie in jouw magazijn gebeurt. Je wilt immers voorkomen dat je tijdens het project voor verrassingen komt te staan.
Joep Weel heeft ruim 25 jaar ervaring in de logistiek en werkt inmiddels meer dan 13 jaar bij Logitrade. In die periode begeleidde hij tientallen implementaties van transportsystemen bij groothandels, fulfilmentbedrijven en productiebedrijven. Daardoor weet hij welke stappen vrijwel ieder project doorloopt, welke keuzes onderweg worden gemaakt en waarom een goede voorbereiding uiteindelijk bepaalt hoe soepel een implementatie verloopt.
Na het lezen van dit artikel weet je welke fases een implementatie van een transportsysteem doorloopt, welke rol jij zelf tijdens het traject speelt en waar je op kunt letten wanneer je verschillende leveranciers met elkaar vergelijkt.
Specifiek ontdek je:
- Hoe een implementatie van een transportsysteem stap voor stap verloopt.
- Welke informatie nodig is om een transportsysteem te ontwerpen.
- Hoe een eerste schets uitgroeit tot een definitief ontwerp.
- Wat er gebeurt nadat je akkoord hebt gegeven.
- Welke fases volgen tijdens de installatie, oplevering en nazorg.
- Hoe je vertraging tijdens een implementatie zoveel mogelijk voorkomt.
Eerste deel van de implementatie: van eerste contact tot definitief ontwerp
Voordat een transportsysteem wordt gebouwd, onderzoeken we eerst welke oplossing het beste aansluit op jouw magazijn. In deze eerste fase draait het nog niet om monteren of installeren, maar om analyseren, ontwerpen en keuzes maken.
Samen brengen we jouw goederenstroom, beschikbare ruimte en toekomstplannen in kaart. Op basis daarvan ontstaat stap voor stap een ontwerp dat past bij jouw situatie. In deze fase heb je nog veel invloed op de uiteindelijke oplossing.
Pas wanneer het ontwerp definitief is en je akkoord geeft op de offerte, start de daadwerkelijke uitvoering.
Hieronder lopen we de eerste vijf stappen van het traject één voor één door.
Stap 1: Inventarisatie van het magazijn voor een transportsysteem
Tijdens het eerste contact willen we vooral begrijpen hoe jouw magazijn werkt en welke logistieke uitdaging je wilt oplossen. Gaat het om een bestaand magazijn of nieuwbouw? Waar lopen medewerkers nu tegenaan? En welke doelen wil je met een transportsysteem bereiken?
Joep probeert deze eerste gesprekken het liefst bij de klant op locatie te voeren. Alleen dan krijg je een goed beeld van de huidige situatie en zie je hoe processen daadwerkelijk verlopen.
Bovendien wordt meteen duidelijk welke mogelijkheden en beperkingen het gebouw met zich meebrengt. Denk aan de beschikbare ruimte, de positie van stellingen en kolommen of bestaande werkplekken waar straks een transportsysteem moet worden ingepast.
“We gaan eigenlijk het liefst naar de klant toe om de bestaande situatie te zien. Hoe werken ze nu? Hoe ziet het pand eruit? Dat geeft meteen een indruk van wat er mogelijk is.”
Zo ontstaat al tijdens het eerste gesprek een eerste beeld van de richting waarin een oplossing gezocht kan worden.
Stap 2: Analyse van de uitgangspunten voor een transportsysteem
Tijdens de volgende stap worden de belangrijkste uitgangspunten verzameld. Zonder die informatie is het namelijk onmogelijk om een transportsysteem goed te ontwerpen.
Daarom wordt onder andere gekeken naar:
- De minimale en maximale afmetingen van producten.
- Het minimale en maximale gewicht.
- Het gewenste aantal producten of pakketten per uur.
- De verwachte groei in de komende jaren.
- De beschikbare ruimte in het magazijn.
- Bouwtekeningen van het pand.
Deze gegevens bepalen veel meer dan alleen de afmetingen van het transportsysteem. Ze hebben bijvoorbeeld invloed op de keuze voor een rollenbaan of transportband, de benodigde baanbreedte en de manier waarop hoogteverschillen worden overbrugd.
Opvallend is dat veel organisaties deze informatie niet direct beschikbaar hebben. Vaak bestaat er wel een inschatting van het aantal orders of de gemiddelde afmetingen van producten, maar blijken de werkelijke cijfers pas zichtbaar wanneer data uit het WMS wordt gehaald.
Joep ziet dat regelmatig gebeuren.
“Wat klanten tijdens een eerste gesprek noemen, is vaak een gevoel of een aanname. Pas wanneer je de data uit het systeem haalt, zie je soms dat de werkelijkheid anders is.”
Daarom wordt in deze fase zoveel aandacht besteed aan het verzamelen van de juiste gegevens. Hoe nauwkeuriger de uitgangspunten zijn, hoe beter het ontwerp uiteindelijk aansluit op de praktijk.
Stap 3: Eerste ontwerp van het transportsysteem
Niet iedere klant bevindt zich in dezelfde fase van het aankoopproces. Daardoor ziet ook het eerste ontwerp er niet altijd hetzelfde uit.
Sommige organisaties oriënteren zich nog en willen vooral weten welke investering ongeveer nodig is. In dat geval wordt meestal een globale schets gemaakt met een bijbehorende budgetindicatie. Zo krijg je een eerste indruk van de mogelijkheden en kun je bepalen of een transportsysteem binnen de beschikbare investeringsruimte past.
Andere bedrijven zijn al verder. Zij hebben bijvoorbeeld al budget gereserveerd of vergelijken meerdere leveranciers met elkaar. Dan wordt het ontwerp direct een stuk gedetailleerder uitgewerkt en verschuift de aandacht naar de technische invulling van de oplossing.
Joep legt uit dat de fase waarin een klant zich bevindt, bepaalt hoeveel tijd er in het ontwerp wordt gestoken.
“Hoe verder de klant in zijn proces is, hoe gedetailleerder je gaat werken.”
Daardoor sluit de hoeveelheid engineering altijd aan op de informatie die op dat moment beschikbaar is. Er wordt dus niet onnodig veel detail uitgewerkt zolang belangrijke uitgangspunten nog kunnen veranderen.
Stap 4: Definitief ontwerp van het transportsysteem
Naarmate het traject vordert, groeit het eerste ontwerp uit tot een definitieve oplossing.
Soms worden meerdere concepten uitgewerkt, bijvoorbeeld een oplossing met een rollenbaan, een transportband of een lift. Iedere variant heeft zijn eigen voordelen, investeringsniveau en capaciteit. Door deze mogelijkheden met elkaar te vergelijken, ontstaat steeds meer inzicht in welke oplossing het beste aansluit op jouw magazijn.
Tijdens deze fase vinden meerdere overleggen plaats. De eerste gesprekken verlopen meestal op locatie, zodat de situatie goed beoordeeld kan worden. Tussentijdse besprekingen kunnen, afhankelijk van de afstand en het onderwerp, ook prima online plaatsvinden. Wanneer het ontwerp vrijwel gereed is, volgt vaak opnieuw een gesprek op locatie om de laatste details gezamenlijk door te nemen.
Bij iedere nieuwe versie worden keuzes verder aangescherpt. Zo ontstaat stap voor stap een gedetailleerde lay-out waarin de werking van het transportsysteem, de plaats van de verschillende onderdelen en de investering steeds concreter worden.
Stap 5: Offerte en akkoord voor het transportsysteem
Wanneer het ontwerp volledig is uitgewerkt, ontvang je een definitieve offerte met vaste prijzen en een uitgewerkte lay-out.
Tot dit moment draait het traject vooral om onderzoeken, afstemmen en keuzes maken. Er is nog ruimte om onderdelen aan te passen of verschillende oplossingsrichtingen met elkaar te vergelijken.
Zodra je akkoord geeft op de offerte, verandert dat.
Tweede deel van de implementatie: van akkoord tot oplevering
Vanaf het moment dat je akkoord geeft verschuift de aandacht van ontwerpen naar uitvoeren. De planning wordt definitief gemaakt, materialen worden besteld en de installatie wordt voorbereid. Uiteindelijk wordt het transportsysteem opgebouwd, getest en in gebruik genomen.
Ook deze fase bestaat uit een aantal duidelijke stappen. Vanaf dat moment ligt de focus niet langer op ontwerpen, maar op realiseren. Daarmee begint de uitvoeringsfase van het project.
Stap 6: Kick-off van de implementatie
Nadat de offerte is ondertekend, vindt meestal eerst een kick-off plaats. Tijdens dit overleg worden de planning, de verantwoordelijkheden en de definitieve lay-out nog één keer gezamenlijk doorgenomen.
Vaak wordt het magazijn in deze fase ook nogmaals ingemeten. Daarmee wordt gecontroleerd of de eerder gemaakte tekeningen nog volledig aansluiten op de actuele situatie.
Volgens Joep verandert er op dat moment meestal nog maar weinig aan het ontwerp.
Aangezien het ontwerp tijdens de eerdere gesprekken stap voor stap is uitgewerkt, kan deze fase meestal snel worden afgerond.
Stap 7: Planning en inkoop van onderdelen
Wanneer de definitieve lay-out is goedgekeurd, bestellen we de benodigde onderdelen.
Daarbij kijken we niet alleen naar welke onderdelen nodig zijn, maar ook naar de levertijden. Sommige componenten hebben namelijk een langere levertijd dan andere en worden daarom als eerste besteld.
Tijdens deze fase werken we ook de planning verder uit. In de offerte wordt meestal een verwachte levertijd opgenomen. In het interview noemt Joep als voorbeeld een levertijd van ongeveer twaalf werkweken. Die periode loopt vanaf het moment dat de opdracht definitief is tot de materialen op locatie worden geleverd. Daarna begint de daadwerkelijke installatie.
Hoelang de uitvoering vervolgens duurt, hangt af van de omvang van het project. Bij een relatief eenvoudige installatie kan het systeem binnen enkele weken operationeel zijn, terwijl grotere projecten meer tijd vragen voor montage, bekabeling en testen.
Stap 8: Montage van het transportsysteem
Zodra alle materialen zijn geleverd, begint de montage op locatie.
De eerste stap is de mechanische installatie. Daarbij worden de transportbanen, liften en andere mechanische onderdelen opgebouwd. Op de eerste montagedag is er vanuit ons altijd iemand aanwezig om de monteurs op weg te helpen, de planning door te nemen en eventuele vragen direct te beantwoorden.
Wanneer de mechanische installatie grotendeels gereed is, volgt de elektrotechnische fase. Dan worden de kabels aangelegd, de besturing aangesloten en alle onderdelen met elkaar verbonden.
Tijdens de werkzaamheden blijven we regelmatig betrokken. We controleren of de montage volgens planning verloopt en of we eventuele vragen direct kunnen beantwoorden.
Stap 9: Testen en inbedrijfstelling van het transportsysteem
Wanneer de installatie volledig is opgebouwd, begint de testfase.
Tijdens deze fase controleren we of alle onderdelen correct samenwerken en of het transportsysteem functioneert zoals vooraf is ontworpen. Daarbij worden onder andere motoren, sensoren, besturingen en de verschillende transportsecties uitgebreid getest.
Ook kijken we of producten probleemloos door het volledige systeem bewegen en of alle functies correct reageren.
Pas wanneer alle controles succesvol zijn afgerond, is het systeem klaar voor oplevering.
Stap 10: Oplevering van het transportsysteem
Na de testfase wordt het transportsysteem officieel opgeleverd.
Dat betekent niet dat we direct vertrekken. Eerst controleren we samen of de installatie volledig volgens afspraak functioneert en krijgen de medewerkers uitleg over de werking van het systeem.
Ook worden praktische zaken besproken, zoals het dagelijks gebruik, de bediening en het oplossen van eenvoudige storingen. Daarnaast worden handleidingen overgedragen, zodat nieuwe medewerkers later ook met het systeem kunnen leren werken.
Een succesvolle oplevering draait daarom niet alleen om een goed werkende installatie, maar ook om de mensen die er dagelijks mee gaan werken.
Stap 11: Nazorg en onderhoud van het transportsysteem
Met de oplevering eindigt het implementatieproject en start het onderhoud van het transportsysteem. Een installatie gaat vaak tien tot vijftien jaar mee en vraagt in die periode regelmatig aandacht om betrouwbaar te blijven functioneren.
Afhankelijk van hoe intensief het systeem wordt gebruikt, adviseren we om het één tot vier keer per jaar preventief te laten controleren. Tijdens zo’n onderhoudsbeurt worden onder andere rollen, transportbanden, kettingen, aandrijvingen en sensoren gecontroleerd op slijtage. Door onderdelen te vervangen voordat ze daadwerkelijk uitvallen, verklein je de kans op onverwachte stilstand.
Ook na de oplevering kun je bij vragen of storingen contact opnemen. Vaak kan telefonisch al veel worden opgelost, bijvoorbeeld door samen een storing te analyseren of te controleren of een noodstop is geactiveerd. Is een bezoek op locatie nodig, dan kan de monteur zich dankzij die eerste analyse beter voorbereiden en de juiste onderdelen meenemen.
Wil je meer weten over preventief onderhoud, reserveonderdelen of de ondersteuning die je na oplevering van een leverancier mag verwachten? Lees dan ook ons artikel ‘Service en onderhoud van een transportsysteem: waar moet je op letten vóór je een leverancier kiest?’
Hoe zorg je voor een soepele implementatie van een transportsysteem?
Als er één les is die Joep uit tientallen implementaties heeft meegenomen, dan is het dat een succesvol project vrijwel altijd begint met een goede voorbereiding.
Hoe beter de goederenstroom, afmetingen, beschikbare ruimte en technische uitgangspunten vooraf in kaart zijn gebracht, hoe kleiner de kans dat tijdens de montage nog grote aanpassingen nodig zijn. Dat vraagt aan de voorkant misschien wat meer tijd, maar levert tijdens de uitvoering juist rust op.
Zoals Joep het zelf zegt:
“Een goede voorbereiding kost misschien wat meer tijd aan de voorkant, maar het levert je op locatie veel op.”
Daarom besteden we zoveel aandacht aan de analyse- en ontwerpfase. Die voorbereiding vormt de basis voor een installatie die we zonder onnodige vertraging kunnen opbouwen.
Samenvattend: zo verloopt de implementatie van een transportsysteem
Een implementatie van een transportsysteem is een traject dat begint lang voordat de eerste transportbaan wordt geplaatst. Door stap voor stap toe te werken naar een definitief ontwerp, ontstaat een oplossing die aansluit op jouw magazijn, goederenstroom en groeiplannen.
In dit artikel heb je gezien dat een implementatie grofweg uit twee delen bestaat. Eerst analyseren we samen jouw situatie en werk je toe naar een definitief ontwerp. Daarna volgen de uitvoering, de montage, het testen, de oplevering en de nazorg. Die gestructureerde aanpak helpt om verrassingen tijdens de uitvoering zoveel mogelijk te voorkomen.
Vergelijk je verschillende leveranciers? Kijk dan niet alleen naar de techniek of de prijs van het transportsysteem, maar vraag ook hoe zij het implementatietraject organiseren. De manier waarop een leverancier communiceert, plant en samenwerkt, bepaalt vaak in grote mate hoe soepel een project uiteindelijk verloopt.
Joep Weel begeleidt al jarenlang implementaties van transportsystemen bij groothandels, productiebedrijven en fulfilmentorganisaties. Vanuit die praktijkervaring ziet hij dat succesvolle projecten beginnen met een goede voorbereiding, duidelijke communicatie en een ontwerp dat aansluit op de dagelijkse praktijk van het magazijn.
Wil je weten hoe een implementatie van een transportsysteem er in jouw situatie uit kan zien en welke aanpak het beste aansluit bij jouw magazijn? Neem dan contact met ons op, we denken graag met je mee. Wil je je eerst verder verdiepen in de verschillende manieren waarop je een transportsysteem kunt realiseren? Lees dan ook ons artikel over wanneer een gefaseerde implementatie verstandig is en wanneer je juist beter kiest voor een volledige implementatie.
Veelgestelde vragen
1. Hoeveel invloed heb je zelf tijdens de implementatie van een transportsysteem?
Je hebt vooral in de analyse- en ontwerpfase veel invloed op de uiteindelijke oplossing. In die periode worden verschillende opties besproken, kun je feedback geven op het ontwerp en worden keuzes stap voor stap aangescherpt. Zodra je akkoord geeft op de definitieve offerte, ligt het ontwerp grotendeels vast en verschuift de aandacht naar de uitvoering volgens de afgesproken planning.
2. Waardoor kan een implementatie van een transportsysteem vertraging oplopen?
Vertraging ontstaat vaak doordat belangrijke gegevens pas laat beschikbaar komen of omdat uitgangspunten tijdens het project veranderen. Denk aan aangepaste productafmetingen, wijzigingen in de magazijnindeling of langere levertijden van onderdelen. Door vooraf de benodigde informatie zorgvuldig te verzamelen en het ontwerp goed af te stemmen, verklein je de kans op onverwachte vertragingen tijdens de uitvoering.
3. Welke voorbereiding kun je als organisatie zelf treffen vóór de installatie begint?
Een goede voorbereiding begint met het verzamelen van betrouwbare gegevens over je goederenstroom, producten en magazijn. Ook is het verstandig om bouwtekeningen, technische informatie en relevante contactpersonen tijdig beschikbaar te hebben. Daarnaast helpt het om medewerkers die bij het project betrokken zijn vroeg te informeren, zodat beslissingen snel genomen kunnen worden en de installatie volgens planning kan verlopen.
4. Waar let je op als je leveranciers van transportsystemen met elkaar vergelijkt?
Kijk niet alleen naar de prijs of de technische oplossing, maar ook naar de manier waarop een leverancier het implementatietraject organiseert. Vraag hoe de analyse wordt uitgevoerd, hoe de communicatie tijdens het project verloopt, welke planning wordt gehanteerd en welke ondersteuning je na oplevering kunt verwachten. Die onderdelen hebben vaak veel invloed op het uiteindelijke verloop van het project.
Lees ook onze andere artikelen
Kun je een transportsysteem gefaseerd implementeren? Wanneer dat verstandig is (en wanneer juist niet)
Responstijden, SLA’s en downtime bij transportsystemen: wat mag je verwachten van een leverancier?
Onderhoud van een transportsysteem: hoe vaak is het nodig en hoe voorkom je stilstand?
