Een transportsysteem kan vaak gefaseerd worden geïmplementeerd, maar dat is niet automatisch de beste keuze. Of je kiest voor een gefaseerde aanpak of een volledige implementatie hangt af van factoren zoals je huidige volumes, groeiverwachting, beschikbare budget en de impact die de implementatie op je dagelijkse operatie mag hebben. Een succesvolle gefaseerde implementatie begint bovendien niet met de eerste fase, maar met het ontwerp van de uiteindelijke eindsituatie. In dit artikel lees je wanneer een gefaseerde implementatie verstandig is, wanneer een volledige implementatie logischer is en welke vragen je aan leveranciers kunt stellen om de juiste keuze te maken.
Je hebt waarschijnlijk al besloten dat een transportsysteem de juiste oplossing is voor jouw magazijn. Nu vergelijk je verschillende leveranciers en kom je voor een nieuwe keuze te staan: laat je het complete systeem in één keer realiseren of is het slimmer om de automatisering stap voor stap uit te voeren?
Dat is een logische vraag. Een gefaseerde implementatie kan ervoor zorgen dat investeringen beter aansluiten op de groei van je organisatie en dat de impact op de dagelijkse operatie beperkt blijft. Tegelijkertijd is een gefaseerde aanpak niet automatisch de beste of goedkoopste keuze. In sommige situaties is het juist verstandiger om direct de volledige oplossing te realiseren.
Joep weel begeleidt bij Logitrade al ruim 13 jaar tientallen implementaties van transportsystemen bij groothandels, fulfilmentbedrijven en productiebedrijven. Daardoor ziet hij regelmatig dat organisaties zich vooral richten op de vraag óf een systeem gefaseerd kan worden gebouwd, terwijl de belangrijkere vraag is welke implementatiestrategie het beste aansluit bij hun logistieke doelstellingen.
Na het lezen van dit artikel weet je of een gefaseerde implementatie past bij jouw organisatie of dat je beter kunt kiezen voor een volledige implementatie. Daarnaast weet je waarop je leveranciers kunt beoordelen om een weloverwogen keuze te maken.
Specifiek ontdek je:
- Waarom organisaties kiezen voor een gefaseerde implementatie;
- Wanneer een gefaseerde aanpak verstandig is;
- Wanneer een implementatie in één keer juist logischer is;
- Waarom een goede leverancier altijd begint met het ontwerp van de eindsituatie;
- Welke vragen je aan leveranciers kunt stellen om hun aanpak goed te beoordelen.
Waarom zou je een transportsysteem gefaseerd implementeren?
Er zijn verschillende redenen om een transportsysteem gefaseerd te implementeren.
Misschien groeit je magazijn de komende jaren verder, maar verwerk je nu nog niet voldoende volume om een volledig geautomatiseerde transportlijn rendabel te maken. Of je hebt het budget om nu een eerste stap te zetten, terwijl aanvullende automatisering pas later nodig is. Ook kan het zijn dat je de dagelijkse operatie zo min mogelijk wilt verstoren of dat nog niet alle toekomstige ontwikkelingen vaststaan.
Die behoefte aan flexibiliteit zie je ook terug in de markt.
Joep ziet dat regelmatig tijdens adviesgesprekken.
“Misschien heb je pas over vijf jaar de capaciteit nodig waarvoor je vandaag al zou investeren. Dan kun je eenvoudiger beginnen en opschalen zodra je eraan toe bent.”
De wens om gefaseerd te werken ontstaat daarom vaak doordat organisaties:
- Hun investering willen spreiden;
- Verwachten de komende jaren verder te groeien;
- De dagelijkse operatie tijdens de implementatie willen laten doorgaan
- Nog onvoldoende volume hebben voor volledige automatisering;
- Flexibiliteit willen behouden voor toekomstige ontwikkelingen.
Wanneer kun je een transportsysteem het beste gefaseerd implementeren?
Een gefaseerde implementatie is vooral interessant wanneer de huidige situatie duidelijk verschilt van de situatie die je over enkele jaren verwacht.
Stel dat je nu voldoende hebt aan een eenvoudige afvoerbaan achter je paktafels. Je verwacht echter dat je ordervolume de komende jaren sterk groeit en dat je later automatisch wilt labelen of uitsorteren op vervoerder. In dat geval kan het verstandig zijn om nu een basis neer te zetten die later eenvoudig kan worden uitgebreid.
Dat betekent niet dat je toekomstige uitbreidingen direct hoeft aan te schaffen. Wel is het verstandig om daar tijdens het ontwerp al rekening mee te houden.
Joep noemt als voorbeeld een klant die vandaag eenvoudige sortering nodig heeft, maar later automatisch wil sorteren op verschillende vervoerders.
“Je kunt fase één neerzetten en daar vervolgens op doorbouwen, zonder dat je alles weer hoeft af te breken.”
Ook wanneer je verwacht dat je assortiment verandert, is vooruitdenken belangrijk. Verwerk je nu dozen van 40 centimeter breed, maar verwacht je later grotere verpakkingen? Dan kan het verstandig zijn om nu al een bredere transportbaan te kiezen. Dat kost in eerste instantie iets meer, maar voorkomt dat je later een groot deel van het systeem moet vervangen.
Een gefaseerde implementatie kan daarom goed passen wanneer:
- Je magazijn de komende jaren verder groeit;
- Je de investering wilt spreiden;
- Je nog niet voldoende volume hebt voor maximale automatisering;
- Je verwacht later extra processtappen toe te voegen, zoals labeling of automatisch sorteren;
- Je nu al wilt voorbereiden op toekomstige uitbreidingen.
Dat betekent overigens niet dat gefaseerd altijd de beste keuze is. Soms levert een implementatie in één keer juist meer voordelen op.
Wanneer kun je een transportsysteem beter in één keer implementeren?
Misschien lijkt een gefaseerde implementatie de meest logische keuze. Toch is dat lang niet altijd zo. In sommige situaties is het juist verstandiger om het transportsysteem direct volledig te realiseren.
Dat geldt bijvoorbeeld wanneer je huidige volumes al hoog genoeg zijn om de extra automatisering direct rendabel te maken. In dat geval levert een tussenstap weinig op. Je blijft dan langer werken met handmatige processen, terwijl je eigenlijk al klaar bent voor de volgende stap.
Joep ziet dat regelmatig tijdens de ontwerpfase.
“Als een klant al voldoende aantallen verwerkt, heeft het weinig zin om eerst nog een grotendeels handmatige oplossing neer te zetten. Dan begin je direct met een verder gemechaniseerd ontwerp.”
Ook personeel speelt daarbij een belangrijke rol. Wanneer je nu al moeite hebt om voldoende medewerkers te vinden of wanneer de huidige capaciteit de groei beperkt, levert extra automatisering vaak direct een duidelijke businesscase op.
Daarnaast voorkom je met een volledige implementatie dat je meerdere keren werkzaamheden moet uitvoeren. Bij iedere uitbreidingsfase moeten namelijk opnieuw onderdelen worden gemonteerd, getest en in bedrijf worden genomen. Ook de operatie ondervindt iedere keer opnieuw enige hinder van de werkzaamheden.
Daardoor is een implementatie in één keer vaak interessant wanneer:
- Je huidige volumes de investering al rechtvaardigen;
- Je nu al structureel capaciteit tekortkomt;
- Je personeelsproblemen direct wilt verminderen;
- Je de volledige eindsituatie al kent;
- Je toekomstige uitbreidingen vrijwel zeker zijn.
Een implementatie in één keer vraagt wel een grotere investering aan het begin, maar voorkomt vaak dubbele werkzaamheden en meerdere implementatiemomenten.
Waarom een gefaseerde transport-implementatie begint met een ontwerp van de eindsituatie
Zelfs als je kiest voor een gefaseerde implementatie, begint een goede leverancier met het ontwerp van de uiteindelijk eindsituatie.
Dat klinkt misschien tegenstrijdig. Waarom zou je een compleet systeem ontwerpen als je maar een deel daarvan gaat bouwen?
Volgens Joep is dat juist de enige manier om latere uitbreidingen soepel te laten verlopen.
Wanneer je alleen kijkt naar wat vandaag nodig is, bestaat namelijk het risico dat onderdelen later niet meer aansluiten. Denk aan een transportbaan die te smal blijkt voor toekomstige producten, componenten die niet geschikt zijn voor extra capaciteit of een lay-out waarin geen ruimte meer is voor een sorteersysteem.
Daarom wordt eerst gekeken naar vragen als:
- Waar wil je organisatie over drie tot vijf jaar staan?
- Hoe ontwikkelen de ordervolumes zich?
- Welke processtappen wil je later automatiseren?
- Verwacht je nieuwe vervoerders of andere goederenstromen?
- Verandert het assortiment of de productafmetingen?
Als dat toekomstbeeld duidelijk is, bepalen we welke onderdelen direct nodig zijn en welke later kunnen worden toegevoegd.
“Wij laten klanten vaak zien hoe fase één, twee en drie eruit kunnen zien. Zo kun je nu gewoon beginnen en later verder bouwen zonder dat je eerst moet afbreken.”
Dat betekent overigens niet dat iedere uitbreiding volledig zonder aanpassingen mogelijk is. Soms vraagt een volgende fase alsnog extra werkzaamheden. Het verschil is dat deze werkzaamheden vooraf zijn voorzien en in het ontwerp zijn meegenomen, waardoor desinvesteringen zoveel mogelijk worden voorkomen.
Wat zijn de gevolgen van een transportsysteem gefaseerd implementeren voor kosten, planning en risico?
Een veelgehoorde aanname is dat gefaseerd implementeren automatisch goedkoper is.
De investering per fase ligt weliswaar lager, maar wanneer je alle fases bij elkaar optelt, ben je onderaan de streep vaak duurder uit dan wanneer je alles in één keer realiseert. Dat komt doordat montage, engineering, testen en inbedrijfstelling meerdere keren terugkomen. Bovendien wordt de operatie tijdens iedere uitbreidingsfase opnieuw beïnvloed.
Dat betekent niet dat een gefaseerde aanpak ongunstig is. De totale kosten zijn slechts één onderdeel van de afweging. Voor veel organisaties wegen flexibiliteit, risicospreiding en een lagere initiële investering zwaarder.
Er is dus geen implementatiestrategie die altijd de beste keuze is. Een gefaseerde implementatie biedt in sommige situaties meer flexibiliteit, terwijl een implementatie in één keer juist efficiënter of voordeliger kan zijn. Welke aanpak het beste past, hangt af van je huidige volumes, groeiverwachting, beschikbare budget en de impact die de implementatie op je dagelijkse operatie mag hebben.
Zoals Joep tijdens het interview benadrukt, is iedere situatie anders.
“Je moet gewoon heel goed kijken naar de situatie en naar wat die klant nodig heeft.”
Welke vragen stel je aan leveranciers over het gefaseerd implementeren van een transportsysteem?
Wanneer je leveranciers vergelijkt, is het verleidelijk om vooral offertes naast elkaar te leggen. Hoeveel kost het systeem? Hoe snel kunnen ze leveren? Welke techniek gebruiken ze?
Dat zijn belangrijke vragen, maar ze vertellen weinig over de kwaliteit van het advies.
Een leverancier kan namelijk zonder moeite bevestigen dat een gefaseerde implementatie mogelijk is. De interessantere vraag is waarom hij dat adviseert. Het antwoord daarop laat zien of een leverancier alleen naar de techniek kijkt of ook naar de toekomst van jouw magazijn.
Volgens Joep begint een goed advies daarom niet met de vraag hoeveel meter transportbaan je nodig hebt. Eerst moet duidelijk zijn waar je organisatie naartoe wil groeien en welke rol het transportsysteem daarin speelt. Pas daarna kun je bepalen welke implementatiestrategie daarbij past.
Tijdens gesprekken met leveranciers kun je daarom bijvoorbeeld deze vragen stellen:
- Waarom adviseren jullie in onze situatie een gefaseerde implementatie (of juist niet)?
- Hoe ziet volgens jullie de uiteindelijke situatie eruit?
- Welke onderdelen kunnen we later toevoegen zonder het bestaande systeem grotendeels te vervangen?
- Met welke toekomstige groei houden jullie nu al rekening?
- Welke keuzes moeten we vandaag maken om later eenvoudig uit te kunnen breiden?
- Welke risico’s zien jullie in onze situatie?
Minstens zo belangrijk is het antwoord op de vraag wanneer een leverancier géén gefaseerde implementatie adviseert.
Wanneer een leverancier altijd dezelfde aanpak aanbeveelt, is de kans groot dat de oplossing belangrijker is geworden dan het logistieke vraagstuk. Een goede adviseur durft ook uit te leggen waarom een andere strategie beter past.
Hoe bepaal je of je een transportsysteem gefaseerd gaat implementeren?
De keuze tussen een gefaseerde implementatie en een implementatie in één keer laat zich niet samenvatten in één vuistregel. Meerdere factoren bepalen samen welke aanpak het beste aansluit op jouw situatie.
Een praktisch besliskader kan helpen om daar richting aan te geven.
Een gefaseerde implementatie past vaak beter wanneer:
- Je organisatie de komende jaren verder groeit;
- De investering over meerdere jaren verdeeld moet worden;
- Je huidige volumes nog onvoldoende zijn voor volledige automatisering;
- Je verwacht later extra processtappen toe te voegen;
- Je de dagelijkse operatie zoveel mogelijk wilt laten doorlopen.
Een implementatie in één keer is vaak logischer wanneer:
- Je huidige volumes de volledige investering al rechtvaardigen;
- Je direct capaciteit tekortkomt;
- Je volledige eindsituatie al duidelijk is;
- Je dubbele implementatiekosten wilt voorkomen;
- Extra automatisering direct een duidelijke businesscase oplevert.
Uiteindelijk gaat het dus niet om de vraag welke aanpak goedkoper of beter is. De betere vraag is welke aanpak jouw logistieke doelstellingen het beste ondersteunt.
Conclusie: is een transportsysteem gefaseerd implementeren de juiste keuze?
Een transportsysteem kan in veel gevallen gefaseerd worden geïmplementeerd. Toch is dat niet automatisch de beste keuze. De juiste implementatiestrategie hangt af van factoren zoals je huidige capaciteit, verwachte groei, beschikbare budget en de manier waarop je logistieke processen zich de komende jaren ontwikkelen.
In dit artikel heb je gezien dat de wens om gefaseerd te implementeren ontstaat vanuit bedrijfsdoelstellingen. Ook heb je gelezen dat een succesvolle gefaseerde implementatie niet begint met fase één, maar met een compleet ontwerp van de uiteindelijke eindsituatie. Daardoor voorkom je dat uitbreidingen later onnodig kostbaar of ingewikkeld worden.
Vergelijk leveranciers daarom niet alleen op prijs of techniek, maar vooral op de manier waarop zij tot hun advies komen. Vraag niet alleen óf een transportsysteem gefaseerd kan worden gebouwd, maar vooral waarom een leverancier in jouw situatie voor een bepaalde implementatiestrategie kiest. Juist dat antwoord zegt veel over de kwaliteit van het advies.
Bij Logitrade begeleiden we dagelijks organisaties bij het ontwerpen en realiseren van transportsystemen voor onder andere groothandels, e-commercebedrijven, productiebedrijven en fulfilmentcentra. Die praktijkervaring leert dat een succesvolle implementatie zelden begint met een goed begrip van de goederenstroom, de groeiplannen en de logistieke doelen van de organisatie.
Wil je weten welke implementatiestrategie het beste aansluit bij de goederenstroom, groeiplannen en doelstellingen van jouw magazijn? Neem dan contact met ons op, we denken graag met je mee. Wil je je eerst verder verdiepen in hoe je voorkomt dat een transportsysteem de groei van je magazijn juist belemmert? Lees dan ook ons artikel over de schaalbaarheid van transportsystemen en ontdek welke keuzes je vandaag al kunt maken om toekomstige uitbreidingen eenvoudiger te maken.
Veelgestelde vragen
1. Is een gefaseerde implementatie van een transportsysteem uiteindelijk duurder?
Dat kan. Hoewel de investering per fase lager is, kunnen de totale kosten hoger uitvallen doordat engineering, montage, testen en inbedrijfstelling meerdere keren plaatsvinden. Daar staat tegenover dat je de investering spreidt en beter kunt inspelen op de groei van je organisatie. Of een gefaseerde aanpak financieel aantrekkelijk is, hangt daarom af van jouw situatie, groeiverwachting en beschikbare budget.
2. Hoe voorkom je dat je later onderdelen van het transportsysteem moet vervangen?
Door vanaf het begin uit te gaan van de gewenste eindsituatie. Ook als je slechts een eerste fase realiseert, is het verstandig om alvast rekening te houden met toekomstige capaciteit, productafmetingen en extra processtappen. Zo kun je uitbreiden zonder onnodige desinvesteringen of ingrijpende aanpassingen aan het bestaande systeem.
3. Hoelang duurt een gefaseerde implementatie van een transportsysteem?
Dat verschilt per project en is afhankelijk van de omvang van het systeem, de complexiteit van de logistieke processen en de gekozen fasering. Een eerste fase kan vaak sneller worden gerealiseerd dan een volledig systeem. Houd er wel rekening mee dat iedere volgende uitbreidingsfase opnieuw voorbereiding, installatie en testwerkzaamheden vraagt.
4. Kan een bestaand transportsysteem later altijd worden uitgebreid?
Niet altijd. Of uitbreiding mogelijk is, hangt af van de keuzes die tijdens het oorspronkelijke ontwerp zijn gemaakt. Is het systeem vanaf het begin ontworpen met toekomstige groei in gedachten, dan zijn uitbreidingen meestal eenvoudiger uit te voeren. Is daar geen rekening mee gehouden, dan kunnen grotere aanpassingen of vervanging van onderdelen nodig zijn.
Lees ook onze andere artikelen
Responstijden, SLA’s en downtime bij transportsystemen: wat mag je verwachten van een leverancier?
Onderhoud van een transportsysteem: hoe vaak is het nodig en hoe voorkom je stilstand?
Past een transportsysteem in je magazijn? Dit bepaalt hoeveel ruimte je nodig hebt
