Hoe verloopt de WMS-implementatie van LogiAction?

Je merkt dat je steeds dichter bij een keuze voor een WMS komt, waardoor je vragen steeds concreter worden. Wat betekent zo’n WMS-implementatie straks voor je magazijn? Hoeveel impact heeft het op je processen en je team? En hoe zorg je dat je operatie blijft draaien tijdens de implementatie?

Dat is precies het punt waar veel organisaties tegenaan lopen. Je hebt systemen bekeken en vergeleken, maar nu wil je vooral begrijpen hoe een traject er in de praktijk uitziet. Na tientallen WMS-trajecten zien we dat implementaties zelden vertragen door de software alleen. Vaker ontstaat vertraging door technische voorbereiding, onduidelijke proceskeuzes of te weinig tijd om processen goed te testen vóór livegang.

In dit artikel krijg je daarom een helder en realistisch beeld van hoe een LogiAction-traject verloopt: van eerste kennismaking en Fit Analyse tot configuratie, testen en livegang. Je leest welke stappen er zijn, waar vertraging meestal ontstaat, welke beslissingen je vóór livegang moet nemen en wat nodig is om het traject beheersbaar te houden.

In dit artikel ontdek je:

• Hoe een LogiAction-traject stap voor stap is opgebouwd
• Welke keuzes bepalend zijn vóór de implementatie start
• Waar implementaties in de praktijk vaak vertragen
• Waarom testen en voorbereiding zoveel invloed hebben op livegang
• Welke rol samenwerking en afstemming spelen tijdens het traject

Eerste deel van WMS-implementatie: van kennismaking tot functioneel ontwerp

Dit eerste deel van het traject draait nog niet om implementeren, maar om valideren en ontwerpen. We willen eerst begrijpen hoe jouw magazijnprocessen eruitzien en in hoeverre deze aansluiten op de standaardwerkwijze van LogiAction.

Juist daarom is dit een belangrijke fase binnen het traject. Je onderzoekt namelijk niet alleen óf LogiAction functioneel past, maar ook hoeveel impact de implementatie heeft op processen, inrichting en samenwerking (lees in dit artikel meer over de samenwerking & communicatie tijdens een LogiAction-traject).

Daarnaast is dit ook het moment waarop je nog kunt besluiten om niet verder te gaan. Pas na het functioneel ontwerp en het akkoord daarop start de daadwerkelijke implementatie.

Daarom starten we met vier voorbereidende fases waarin we je processen analyseren, LogiAction demonstreren en samen bepalen hoe het systeem ingericht moet worden.

1. Kennismaking: eerste analyse van je magazijn en processen

Het traject start met een eerste (telefonisch) gesprek waarin we je magazijn en processen op hoofdlijnen bespreken.

We kijken naar:

• hoe je magazijn is ingericht
• welke processen je hebt
• of LogiAction in de basis zou kunnen passen

Dit is een belangrijke eerste filter. Soms blijkt hier al dat er geen goede match is.

Bijvoorbeeld wanneer:

• de organisatie verwacht dat de implementatie volledig extern wordt uitgevoerd
• er onvoldoende interne capaciteit beschikbaar is voor testen en afstemming
• de IT-omgeving nog onvoldoende voorbereid is op een WMS-traject

Door dit vroeg bespreekbaar te maken, voorkom je dat je later tijd investeert in een traject dat uiteindelijk niet goed aansluit.

2. Demo van LogiAction: je ziet hoe het WMS je processen aanstuurt

Als er een goede eerste match is, volgt een demo. Deze kan online plaatsvinden of fysiek in onze showroom.

Met de demo laten we je zien:

• hoe LogiAction processen aanstuurt
• hoe picking, inslag en verzending werken
• welke functionaliteiten standaard beschikbaar zijn en waarvoor mogelijk maatwerk nodig is
• welke businesslogica er is (zoals het ‘on hold’ zetten van een order als deze niet op voorraad is)

Dit helpt om te bepalen of het systeem aansluit bij jouw manier van werken.

3. LogiAction Fit Analyse: hoe goed past het WMS bij jouw magazijnprocessen?

Dit is een van de meest bepalende stappen in het hele traject, omdat hier de basis wordt gelegd voor scope, inrichting en planning.

Tijdens deze LogiAction Fit Analyse loopt onze collega Bas (producteigenaar van LogiAction) mee op de werkvloer. Daarbij observeert hij hoe jullie processen in de praktijk verlopen.

Zoals Bas, producteigenaar van LogiAction, het zegt:

“Wat is hun proces, wat doet LogiAction en waar zitten de verschillen?”

Tijdens deze fase leggen we vast:

• hoe processen daadwerkelijk verlopen
• waar het systeem goed aansluit
• waar afwijkingen zitten
• wat standaard kan en wat maatwerk vraagt (de verschillen lees je in dit artikel)

Een belangrijk inzicht hierbij is dat geen enkel magazijn 100% past op een standaardoplossing, ook al is het uitgangspunt wel om zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven.

Zoals Jolanda, projectleider van LogiAction, aangeeft:

“Je kan nooit zeggen: dit is onze oplossing, plug & play en succes ermee.”

Juist daarom is deze fase zo belangrijk. Hier voorkom je discussies, verrassingen en extra kosten later in het traject.

4. Functioneel ontwerp: het concreet uitwerken van je magazijnprocessen

De inzichten uit de Fit Analyse werken we vervolgens uit in een functioneel ontwerp (FO). Daarbij brengen we niet alleen in kaart hoe jullie momenteel werken, maar ook hoe LogiAction straks wordt ingericht en waar eventuele afwijkingen zitten.

In het functioneel ontwerp leggen we onder andere vast:

• hoe processen straks gaan verlopen
• hoe LogiAction wordt ingericht
• welke processen binnen de standaardfunctionaliteit vallen
• waar eventueel maatwerk nodig is
• wat de basis is voor planning en offerte

Dit gebeurt altijd in overleg. Het document gaat meerdere keren heen en weer totdat alles klopt en beide partijen hetzelfde beeld hebben van de uiteindelijke inrichting.

Belangrijk: na deze fase kan je nog steeds besluiten om niet verder te gaan.

Zoals Jolanda aangeeft, komt dat ook voor:

“Het kan ook zijn dat je zegt: dit past toch niet of het vraagt te veel maatwerk.”

Sluit het functioneel ontwerp uiteindelijk goed aan op jouw processen? Dan geef je officieel akkoord en vormt dit document de basis voor de verdere implementatie.

Tweede deel van WMS-implementatie: van akkoord tot livegang

Tot je de offerte tekent zit je in de fase van onderzoeken, afstemmen en beslissen. Je brengt processen in kaart, bepaalt hoe LogiAction aansluit op jouw magazijn en krijgt steeds scherper inzicht in wat standaard mogelijk is en waar maatwerk nodig is.

Na akkoord op de offerte verandert dat.

Vanaf dat moment ga je van “uitzoeken” naar “uitvoeren”. We starten met de implementatie en het project krijgt een andere dynamiek: we plannen, configureren en testen samen toe naar een werkende situatie.

Je kunt dit zien als een duidelijke splitsing in het traject. Tot aan de handtekening kun je nog stoppen of bijsturen. Daarna committeer je je aan de implementatie en gaan we het systeem daadwerkelijk realiseren.

5. Projectplanning: zo ziet je WMS-implementatie er concreet uit

Na akkoord maken we het project samen concreet in een planning.

We leggen vast:

• welke stappen wanneer plaatsvinden
• wie waarvoor verantwoordelijk is
• hoe de verschillende fases op elkaar aansluiten

Zo zorgen we ervoor dat jij en wij hetzelfde beeld hebben van het traject en de voortgang. Deze planning vormt de basis voor de rest van het project.

6. Technische voorbereiding: wat jij moet regelen voor de WMS-implementatie

Voordat we LogiAction kunnen inrichten, zorg jij ervoor dat de technische basis op orde is.

Je regelt onder andere:

• een server (of hostingomgeving)
• een stabiel netwerk en goede wifi in het magazijn
• toegang tot de systemen voor ons team

In de praktijk zien we dat hier regelmatig vertraging ontstaat. Bijvoorbeeld als je afhankelijk bent van een externe IT-partner of als dit traject naast je dagelijkse werkzaamheden loopt.

Dat heeft direct impact op de rest van het project. Zonder stabiele wifi kunnen scanners bijvoorbeeld niet betrouwbaar getest worden. En zonder toegang tot gekoppelde systemen kunnen we integraties met ERP- of webshopsoftware niet valideren.

7. Configuratie van LogiAction: hoe wij het WMS technisch inrichten

Zodra de technische omgeving beschikbaar is, starten wij met het inrichten van LogiAction.

Daarbij kun je denken aan:

• het installeren van de basis van LogiAction
• het uitvoeren van de eerste configuratie
• het voorbereiden van koppelingen met andere systemen

Hier leggen we het fundament voor het systeem zoals je het straks in je magazijn gebruikt.

In de praktijk loopt deze fase deels parallel met het programmeerwerk, afhankelijk van de complexiteit van het project.

8. Programmeerwerk: maatwerk en koppelingen binnen je WMS realiseren

Daarna gaan we aan de slag met het programmeerwerk.

We ontwikkelen:

• koppelingen met je ERP, webshop of andere systemen
• specifieke aanpassingen in bijvoorbeeld ordervrijgave, picklogica of voorraadstatussen
• aanpassingen voor afwijkende processen binnen jouw magazijn

Dit is de fase waarin projecten het meest van elkaar verschillen. Jouw IT-landschap en processen bepalen hoeveel maatwerk nodig is en hoe complex deze stap wordt.

9. Testomgeving inrichten: eerste werkende versie van je WMS

In deze fase zetten we de eerste werkende versie van LogiAction neer. Hier komen alle eerdere stappen samen en ontstaat een omgeving waarin je processen daadwerkelijk kunt gaan doorlopen.

Voordat jij ermee aan de slag gaat, controleren we eerst intern of alles technisch werkt zoals bedoeld.

Concreet houdt dit in:

• het inladen van data (bij voorkeur echte data uit jouw systeem)
• het uitvoeren van interne controles op processen en functionaliteiten
• het verifiëren dat koppelingen en configuraties correct functioneren

Dit is het eerste moment waarop het systeem als geheel zichtbaar wordt.

10. Oplevering testomgeving: eerste ervaring met LogiAction in je magazijn

Na de interne controle leveren we de testomgeving bij jou op locatie op. Vanaf dit moment kun je zelf ervaren hoe LogiAction in jouw magazijn werkt.

We zorgen ervoor dat je goed van start kunt en begeleiden je bij de eerste stappen in het systeem.

Tijdens deze oplevering:

• krijg je uitleg over de werking van het systeem
• vindt de overdracht van de testomgeving plaats
• worden gebruikers meegenomen in de belangrijkste processen

In sommige gevallen trainen we hier ook key users, zodat zij intern als aanspreekpunt kunnen fungeren. Dit gebeurt afhankelijk van de afspraken die vooraf zijn gemaakt.

11. WMS testen en valideren: je test je eigen magazijnprocessen

Vanaf hier ligt de verantwoordelijkheid grotendeels bij jou.

Je gaat zelf:

• processen doorlopen op de werkvloer
• verschillende scenario’s testen
• controleren of alles werkt zoals bedoeld

Dit gaat verder dan alleen de happy flow. Een happy flow betekent bijvoorbeeld dat een order binnenkomt, de voorraad beschikbaar is en de order zonder problemen wordt gepickt en verzonden.

Juist afwijkende situaties zijn belangrijk om te testen. Denk bijvoorbeeld aan:

• orders die maar deels op voorraad zijn
• artikelen zonder barcode
• een picklocatie die leeg blijkt
• een klant die een order annuleert
• een labelprinter die niet reageert

Jolanda benadrukt dit duidelijk:

“Wij kunnen niet alles testen. De klant moet alle scenario’s doorlopen op de werkvloer.”

Problemen die je in deze fase niet ontdekt, komen vrijwel altijd pas naar voren tijdens livegang, waar de impact groter is.

Deze fase vraagt dus tijd en commitment van jouw organisatie. Hier zit vaak ook de meeste doorlooptijd, omdat het afhankelijk is van beschikbaarheid en prioriteit binnen de organisatie.

12. Acceptatie van het WMS: je geeft officieel akkoord

Voordat we live kunnen, geef jij officieel akkoord op de testomgeving.

Dat betekent dat:

• je processen goed hebt getest
• je akkoord bent met de werking
• je 100% achter de oplossing staat

Zonder deze acceptatie gaan we niet live. Dit is dus een belangrijk beslismoment in het traject.

13. Livegang van het WMS: gecontroleerd over naar productie

Na acceptatie gaan we live.

Omdat alles al getest is, verloopt dit meestal gecontroleerd en overzichtelijk.

We kiezen vaak voor een gefaseerde aanpak, bijvoorbeeld door:

• te starten met een deel van de orders of klanten
• risico’s te beperken
• stap voor stap op te schalen

Vooraf bespreken we ook:

• wat je doet als iets niet werkt
• welke fallback-scenario’s er zijn

Daarnaast zorgen we ervoor dat tijdens livegang de juiste mensen beschikbaar zijn. Denk aan:

• de interne projectverantwoordelijke
• key users vanuit het magazijn
• het LogiAction-projectteam
• eventuele IT-partners
• partijen die betrokken zijn bij ERP- of webshopkoppelingen

Zo kunnen we snel schakelen wanneer er tijdens livegang vragen of onverwachte situaties ontstaan.

14. Nazorg en optimalisatie: het WMS verder verbeteren na livegang

Na livegang stopt het traject niet. Juist wanneer je LogiAction dagelijks gebruikt, ontstaan vaak nieuwe inzichten en optimalisaties voor je magazijnprocessen.

We blijven betrokken en helpen je met:

• het oplossen van laatste issues
• kleine optimalisaties
• het verder afstemmen van processen

Via support en het ticketsysteem helpen we bij vragen of issues. Verder brengen we twee keer per jaar een nieuwe versie van LogiAction uit waar je desgewenst naartoe kunt updaten.

Daardoor kun je na livegang blijven verbeteren zonder het hele systeem opnieuw te implementeren.

Hoelang duurt een LogiAction WMS-implementatie?

De doorlooptijd van een LogiAction-implementatie verschilt per situatie. De complexiteit van je magazijn, het aantal koppelingen en de hoeveelheid maatwerk hebben allemaal invloed op hoelang het traject duurt.

Ook de technische voorbereiding speelt hierin een belangrijke rol. Denk bijvoorbeeld aan het opleveren van servers, netwerkvoorzieningen en de beschikbaarheid van systemen waarmee gekoppeld moet worden.

Op basis van eerdere projecten kun je voor een gemiddelde implementatie uitgaan van een doorlooptijd van ongeveer 1 tot 4 maanden na akkoord op het FO.

Bij complexere trajecten, bijvoorbeeld wanneer er veel maatwerk, integraties of afhankelijkheden zijn, kan dit langer duren.

In de praktijk zien we dat vooral de voorbereiding en afstemming binnen het project grote invloed hebben op de uiteindelijke doorlooptijd. Daarom speelt ook de betrokkenheid vanuit jouw organisatie een belangrijke rol tijdens de implementatie.

WMS-implementatie vereist een interne projectverantwoordelijke

Een van de belangrijkste succesfactoren in een implementatie is iemand die het project intern trekt.

In projecten die soepel verlopen, zie je vrijwel altijd:

• één duidelijke projectverantwoordelijke
• korte communicatielijnen
• snelle opvolging van acties

Wanneer die rol ontbreekt, vertraagt het project vrijwel altijd.

Zoals Bas aangeeft:

“Hoe eerder iemand vragen oppakt, hoe fijner dat is.”

Een betrokken projectleider maakt vaak het verschil tussen een soepel traject en een langdurig project.

Hoe voorkom je vertraging tijdens een LogiAction WMS-implementatie?

Een LogiAction WMS-implementatie verloopt in duidelijke fases: eerst onderzoek je of het systeem past bij jouw magazijnprocessen, daarna leg je processen en keuzes vast in een functioneel ontwerp en vervolgens werk je via configuratie, testen en acceptatie toe naar livegang. Daardoor wordt de overstap naar een nieuw WMS geen sprong in het diepe, maar een gecontroleerd traject waarin je vooraf steeds beter inzicht krijgt in impact, planning en risico’s.

De grootste succesfactor zit daarbij niet alleen in de software, maar vooral in voorbereiding en samenwerking. Hoe beter processen, technische voorzieningen, verantwoordelijkheden en testscenario’s vooraf zijn afgestemd, hoe kleiner de kans op vertraging of verrassingen tijdens livegang. Juist daarom nemen de Fit Analyse, het functioneel ontwerp en het testen van praktijkscenario’s zo’n belangrijke plek in binnen het traject.

Voor organisaties die hun processen vooraf goed willen analyseren en gecontroleerd willen implementeren, past deze aanpak goed. Verwacht je vooral een snelle plug-and-play installatie zonder interne afstemming of betrokkenheid, dan sluit dit traject waarschijnlijk minder goed aan.

Wil je weten of deze aanpak past bij jouw magazijn? Plan dan een LogiAction Fit Analyse. Dan brengen we samen je processen, afwijkingen en mogelijke risico’s in kaart voordat je aan een implementatie begint.