Terugverdientijd orderpick-hardware: zo bereken je de opbrengst

Je ziet mogelijkheden om je orderpickproces te verbeteren met aanvullende hardware. Maar hoe weet je of de investering zich terugverdient? En hoe overtuig je de directie dat de verwachte voordelen opwegen tegen de kosten?

Misschien wil je de zoektijd verminderen met Pick to Light, fouten voorkomen met Put to Light of het voorbereiden van orderpickkarren versnellen met een ScanWall. Je werkt al met een WMS en ziet waar verbeteringen mogelijk zijn. Maar om een investering goedgekeurd te krijgen, heb je meer nodig dan alleen de verwachte voordelen. Je moet kunnen laten zien wat de hardware financieel oplevert.

Robbert Mäkel is specialist intralogistieke oplossingen bij Logitrade en adviseert bedrijven over hardware die hun orderpickproces kan verbeteren. Met zijn expertise laten we zien hoe je de financiële opbrengst van orderpick-hardware berekent en een eerste businesscase opstelt.

Je leest:

• Welke gegevens je nodig hebt om de opbrengst te berekenen.
• Hoe je tijdwinst, productiviteit en foutreductie financieel vertaalt.
• Hoe je met een offerte de terugverdientijd kunt berekenen.
• Hoe je de investering onderbouwt richting de directie.

Wat levert orderpick-hardware op?

De opbrengst van orderpick-hardware wordt vaak uitgedrukt in arbeidsbesparing. Dat is een belangrijke factor, maar er zijn meer manieren waarop de hardware financieel voordeel kan opleveren.

De belangrijkste potentiële opbrengsten zijn:

• Minder tijdverlies: medewerkers besteden minder tijd aan zoeken, voorbereiden en controleren.
• Hogere productiviteit en verwerkingscapaciteit: medewerkers kunnen binnen dezelfde tijd meer picks uitvoeren, waardoor je met dezelfde bezetting meer orders kunt verwerken.
• Minder pickfouten: minder verkeerde artikelen of aantallen betekent minder herstelwerk en bijkomende kosten.

Welke voordelen het zwaarst wegen, hangt af van je huidige proces en de hardware waarin je wilt investeren.

Een belangrijk onderscheid is dat tijdwinst niet automatisch een directe kostenbesparing oplevert. Wanneer medewerkers dezelfde uren blijven werken, dalen de personeelskosten niet direct. De vrijgekomen tijd kun je wel gebruiken om extra orders te verwerken of om toekomstige personeelsuitbreiding te beperken.

Voor een betrouwbare businesscase moet je daarom bepalen welke verbeteringen daadwerkelijk financiële waarde opleveren.

Welke gegevens heb je nodig voor een businesscase voor orderpick-hardware?

Voordat je de opbrengst kunt berekenen, moet je weten hoe je orderpickproces momenteel presteert. Dit noemen we een nulmeting.

Een deel van deze gegevens kun je mogelijk uit je WMS halen. Andere gegevens, zoals zoektijd of de tijd die nodig is om een fout te herstellen, moet je wellicht zelf meten.

Meet bij voorkeur over meerdere representatieve werkdagen. Zo voorkom je dat een uitzonderlijk rustige of drukke dag je berekening beïnvloedt.

Welke rol speelt een WMS bij orderpick-hardware?

Aanvullende orderpick-hardware werkt doorgaans samen met magazijnsoftware. Een WMS bepaalt bijvoorbeeld welke artikelen verzameld moeten worden en op welke locatie ze liggen. De hardware kan vervolgens ondersteunen bij het uitvoeren of controleren van die handelingen.

Gebruik je nog geen WMS? Dan is het verstandig om eerst te onderzoeken welke verbeteringen je met magazijnsoftware kunt realiseren. Een gewone orderpickkar kun je ook zonder WMS gebruiken, maar voor oplossingen zoals digitaal aangestuurde Pick to Light- en Put to Light-systemen is de software een belangrijk onderdeel.

In de berekeningen hieronder gaan we uit van een magazijn dat al met een geschikt WMS werkt.

Hoe bereken je de financiële opbrengst van orderpick-hardware?

Je kunt de potentiële opbrengst berekenen door te kijken naar tijdwinst, hogere productiviteit en minder pickfouten. Hieronder laten we stap voor stap zien hoe je dat doet.

De voorbeelden gebruiken fictieve cijfers. Met de formules kun je dezelfde berekeningen uitvoeren voor je eigen magazijn.

Stap 1: Bereken hoeveel tijd je per handeling bespaart

Veel orderpick-hardware helpt om terugkerende handelingen sneller uit te voeren.

Denk bijvoorbeeld aan minder zoektijd doordat Pick to Light de juiste locatie aanwijst, of minder voorbereidingstijd doordat een ScanWall het koppelen van bakken aan karposities ondersteunt.

Stel dat een medewerker gemiddeld twee seconden minder nodig heeft om de juiste picklocatie te vinden. Bij 2.000 picks per dag levert dit de volgende berekening op:

2.000 picks × 2 seconden ÷ 3.600 = 1,11 uur tijdwinst per dag.

Bij 220 werkdagen komt dat neer op ongeveer 244 uur per jaar.

Deze berekening laat zien hoeveel tijd je theoretisch kunt vrijmaken. Om te bepalen wat dat financieel oplevert, moet je onderzoeken of die uren daadwerkelijk kunnen worden bespaard of anders ingezet.

Stap 2: Bereken hoeveel picks per uur je extra kunt verwerken

Stel dat vier orderpickers gezamenlijk 2.560 picks per dag verwerken. Ze werken ieder acht uur, waardoor de huidige productiviteit gemiddeld 80 picks per arbeidsuur bedraagt.

Met aanvullende hardware verwacht je de productiviteit te verhogen naar 100 picks per arbeidsuur. Om hetzelfde aantal picks te verwerken, zijn daardoor minder arbeidsuren nodig.

• Huidige situatie: 2.560 picks ÷ 80 picks per uur = 32 arbeidsuren per dag.
• Verwachte situatie: 2.560 picks ÷ 100 picks per uur = 25,6 arbeidsuren per dag.

De benodigde picktijd daalt daarmee met 6,4 uur per dag.

Bij 220 werkdagen betekent dit:

6,4 uur × 220 werkdagen = 1.408 uur potentiële tijdwinst per jaar.

Als de integrale arbeidskosten € 30 per uur bedragen, vertegenwoordigt deze tijdwinst theoretisch € 42.240 per jaar.

Dat bedrag kun je alleen volledig als besparing opnemen wanneer alle vrijgekomen uren daadwerkelijk tot lagere arbeidskosten leiden.

Stel dat je verwacht de helft van de vrijgekomen uren te kunnen benutten om overuren of extra personeelsinzet te vermijden. Dan bedraagt de verwachte jaarlijkse arbeidskostenbesparing:

1.408 uur × 50% × € 30 = € 21.120 per jaar.

De overige tijdwinst kan bijvoorbeeld beschikbaar blijven om drukke periodes op te vangen.

Let op: in dit voorbeeld stijgt de productiviteit met 25%, van 80 naar 100 picks per uur. De benodigde tijd voor hetzelfde aantal picks daalt daardoor met 20%.

Bij gelijkblijvende personeelsbezetting kan de hogere productiviteit ook extra capaciteit opleveren. In dit voorbeeld stijgt de theoretische capaciteit van 2.560 naar 3.200 picks per dag. Dat kan helpen om groei op te vangen zonder direct extra medewerkers aan te nemen.

Tel deze extra capaciteit niet nogmaals als financiële opbrengst op bij de berekende arbeidsbesparing wanneer beide voortkomen uit dezelfde vrijgekomen uren. Hetzelfde geldt voor de tijdwinst uit stap 1 als die al in de hogere productiviteit is verwerkt.

Stap 3: Bereken hoeveel kosten je bespaart door minder pickfouten

Naast tijdwinst kan orderpick-hardware helpen om fouten tijdens het verzamelen of verdelen van artikelen te verminderen.

Bij Put to Light geeft een lampje bijvoorbeeld aan in welke bak een artikel moet worden geplaatst. PickByWeight kan afwijkingen in het verzamelde aantal signaleren door het gewicht te controleren.

Om de mogelijke besparing te berekenen, moet je eerst weten hoeveel pickfouten er worden gemaakt en wat deze gemiddeld kosten.

In de praktijk worden lang niet alle pickfouten geregistreerd. Vaak zijn alleen de fouten bekend die klanten melden, bijvoorbeeld wanneer er te weinig artikelen zijn geleverd. Fouten die tijdens het inpakken worden ontdekt of waarbij te veel artikelen worden geleverd, worden niet altijd in de foutregistratie opgenomen.

Het geregistreerde aantal pickfouten kan daardoor lager zijn dan het werkelijke aantal. Houd hier rekening mee wanneer je de potentiële besparing berekent.

Hoe bereken je de gemiddelde kosten per pickfout?

Kijk naar de fouten die je magazijn in een representatieve periode heeft gemaakt. Breng per fout de kosten in kaart, bijvoorbeeld:

• Herstelwerk: de tijd die medewerkers besteden aan het onderzoeken en corrigeren van de fout.
• Extra orderpickwerk: het opnieuw verzamelen van het juiste artikel.
• Verzendkosten: eventuele kosten voor een vervangende levering.
• Retourverwerking: het ontvangen en verwerken van verkeerd geleverde artikelen.
• Administratie en klantenservice: de tijd die nodig is voor klantcontact en administratieve correcties.

Vermenigvuldig de bestede arbeidsuren met de integrale arbeidskosten per uur en tel eventuele extra verzend- en materiaalkosten daarbij op.

Deel vervolgens de totale kosten door het aantal geregistreerde pickfouten in dezelfde periode.

Stel dat je magazijn gemiddeld 40 geregistreerde pickfouten per maand heeft. Je verwacht dat aanvullende hardware dit aantal kan terugbrengen naar 20 fouten per maand.

Dat betekent dat je op basis van de geregistreerde fouten jaarlijks 240 fouten minder verwacht.

Wanneer je de gemiddelde herstelkosten per geregistreerde fout hebt berekend, kun je deze vermenigvuldigen met de 240 vermeden fouten. Zo maak je een eerste inschatting van de jaarlijkse besparing.

Houd er rekening mee dat niet iedere fout door hardware kan worden voorkomen. Gebruik daarom een realistische verwachting en controleer of je de hersteluren niet al hebt meegenomen in je eerdere productiviteitsberekening.

Hoe bereken je de terugverdientijd van orderpick-hardware?

Wanneer je de jaarlijkse opbrengst hebt berekend, kun je bepalen hoe snel je de investering terugverdient.

Daarvoor heb je ook de totale kosten nodig. De aanschafprijs van orderpick-hardware verschilt per oplossing en magazijn. Bovendien kunnen er kosten bijkomen voor installatie, inrichting, softwarekoppelingen, training en onderhoud.

Omdat de benodigde hardware en inrichting vaak maatwerk zijn, is er geen algemene terugverdientijd te noemen.

Met een offerte kun je de investering voor jouw magazijn bepalen en de berekende opbrengsten daartegen afzetten.

Stap 4: Bereken de terugverdientijd met een offerte

Tel eerst de jaarlijkse financiële besparingen uit de eerdere stappen bij elkaar op. Trek vervolgens de eventuele terugkerende kosten af om de jaarlijkse netto-opbrengst te bepalen.

Deel daarna de eenmalige investering door deze jaarlijkse netto-opbrengst.

Vraag een offerte aan wanneer je de verwachte terugverdientijd voor jouw magazijn wilt berekenen. Daarmee krijg je inzicht in de kosten van de benodigde hardware en eventuele aanvullende werkzaamheden.

Houd er rekening mee dat de opbrengst in de praktijk lager kan uitvallen dan verwacht. Het is daarom verstandig om ook een voorzichtig scenario door te rekenen, bijvoorbeeld met 25% minder financiële opbrengst.

Zo kun je de directie laten zien wat er gebeurt wanneer de verwachte verbetering niet volledig wordt gerealiseerd.

Hoe onderbouw je een investering in orderpick-hardware bij de directie?

Als warehousemanager weet je vaak waar medewerkers tijd verliezen en welke handelingen fouten veroorzaken. Om de investering goedgekeurd te krijgen, moet je deze knelpunten vertalen naar concrete cijfers.

Een goed investeringsvoorstel laat zien wat de huidige situatie is, welke verbetering je verwacht en wat de investering financieel kan opleveren.

Gebruik hiervoor het volgende overzicht.

Onderbouw de verwachte verbetering waar mogelijk met een praktijktest of metingen. Maak duidelijk welke cijfers daadwerkelijk gemeten zijn en welke resultaten je verwacht.

Naast de financiële opbrengst kun je ook voordelen benoemen die lastiger in geld uit te drukken zijn. Denk aan een duidelijkere werkwijze, het eenvoudiger inwerken van nieuwe medewerkers of minder afhankelijkheid van ervaren collega’s.

Met deze informatie kun je de directie laten zien waarom de investering nodig is, wat deze naar verwachting oplevert en welke risico’s eraan verbonden zijn.

Wanneer is investeren in orderpick-hardware rendabel?

Of orderpick-hardware voor jouw magazijn rendabel is, hangt af van de verbeteringen die je kunt realiseren en wat deze financieel opleveren. Met een nulmeting, realistische aannames en een overzicht van de investeringskosten kun je berekenen hoeveel je daadwerkelijk kunt besparen en hoe snel je de investering terugverdient.

Begin daarom met het verzamelen van je huidige pickvolumes, productiviteit en foutkosten. Gebruik de formules uit dit artikel om de verwachte besparingen te berekenen. Met een offerte en een voorzichtig scenario kun je vervolgens de terugverdientijd bepalen en een onderbouwd investeringsvoorstel aan de directie presenteren.