Hoe verloopt de samenwerking en communicatie tijdens en na de implementatie van het WMS LogiAction?

Ben je benieuwd hoe de samenwerking en communicatie tijdens een WMS-implementatie per fase verlopen? En wat er in de praktijk gebeurt als die afstemming niet helemaal scherp is?

In veel trajecten zie je dat samenwerking soepel verloopt wanneer verwachtingen duidelijk zijn en communicatie goed is ingericht. Tegelijkertijd ontstaan er problemen zodra die afstemming minder strak is. Processen worden dan anders ingericht dan bedoeld, koppelingen sluiten niet goed aan of er ontstaat onduidelijkheid op de werkvloer tijdens livegang. Dat leidt tot extra afstemming, vertraging en onnodige druk op je team.

Je staat op het punt een beslissing te nemen die niet alleen impact heeft op je operatie, maar ook op hoe je samenwerkt tijdens het traject. Bas van de Water, producteigenaar van LogiAction en nauw betrokken bij implementaties, ziet dat het verschil vaak zit in hoe goed beide kanten verwachtingen expliciet maken en blijven afstemmen gedurende het proces.

In dit artikel lees je hoe samenwerking en communicatie verlopen tijdens en na de implementatie van LogiAction, het WMS van Logitrade. Je krijgt inzicht in wat er per fase van jouw organisatie wordt verwacht, waar misverstanden kunnen ontstaan en hoe je zorgt voor duidelijke communicatie tussen jouw team en Logitrade.

Concreet ontdek je:

• hoe de samenwerking per fase van de implementatie verloopt
• wanneer communicatie intensief is en wanneer juist minder
• waar misverstanden en risico’s ontstaan
• hoe je communicatie tussen jouw organisatie en Logitrade scherp houdt
• wat je kunt verwachten na livegang en in de optimalisatiefase

Samenwerking tijdens verschillende fases van de LogiAction-implementatie

Een implementatie verloopt in duidelijke fases. Elke fase heeft zijn eigen ritme van samenwerken en communiceren.

Globaal ziet dat traject er zo uit:

• voorbereiding en procesanalyse
• inrichting van LogiAction
• testen en voorbereiding op livegang
• livegang
• optimalisatie en samenwerking na implementatie

Dit overzicht helpt om te begrijpen waarom de intensiteit van contact per fase verschilt. In sommige fases zit je dicht op elkaar, terwijl er in andere fases ruimte ontstaat om te bouwen en voor te bereiden.

Stap 1: hoe intensief is de samenwerking tijdens de voorbereiding van een WMS-implementatie?

In de eerste fase beginnen we met het begrijpen van jouw magazijn aan de hand van een LogiAction Fit Analyse.

Samen werken we stap voor stap door je huidige processen heen. We brengen in kaart hoe orders door het magazijn lopen, waar knelpunten zitten en wat je precies wilt verbeteren. Dat doen we niet alleen met logistiek, maar juist ook met IT.

LogiAction wordt namelijk onderdeel van een groter geheel. Je magazijn is waarschijnlijk al gekoppeld aan een ERP, vervoerders en andere systemen. Daarom is het belangrijk dat logistiek en IT vanaf het begin samen optrekken.

Bas licht dit toe:

“Ik wil eigenlijk dat IT zo snel mogelijk erbij betrokken raakt en mee kan denken. Zodat we dingen vroeg signaleren en niet pas op het eind tegen verrassingen aanlopen.”

Door die afstemming vroeg te organiseren, voorkom je dat keuzes later moeten worden teruggedraaid of dat koppelingen onverwacht complex worden.

In deze fase is de communicatie intensief. Je werkt in meerdere sessies samen met het projectteam (meestal met een warehousemanager, IT-verantwoordelijke en key users) om processen door te nemen en keuzes vast te leggen. De uitkomst daarvan wordt gebundeld in een functioneel ontwerp (FO), zodat voor iedereen duidelijk is hoe de inrichting eruitziet. Dit proces duurt doorgaans enkele weken, afhankelijk van de complexiteit van je magazijn.

Juist in deze fase ontstaat ook een belangrijk risico. Wanneer processen niet volledig worden uitgewerkt en verwachtingen niet scherp op papier staan, komen afwijkingen pas later naar voren. Projectleider Jolanda ziet dit regelmatig gebeuren:

“Wat er fout gaat, is dat er te snel gestart wordt. De handtekening is gezet en we willen beginnen, maar dat FO is nog niet goed genoeg uitgewerkt. Dan krijg je later discussie over scope, planning en kosten.”

Wanneer vooraf niet duidelijk is wat standaard is en waar maatwerk nodig is, leidt dat later tot vertraging of extra werk. Daarom is deze fase bepalend voor het verdere verloop van de implementatie.

Stap 2: samenwerking tijdens de inrichting van je WMS (LogiAction)

Zodra het proces duidelijk is en het functioneel ontwerp is afgestemd, start de inrichting van LogiAction.

In deze fase verschuift de samenwerking. De nadruk ligt minder op procesdiscussies en meer op de praktische voorbereiding richting livegang. Denk aan zaken zoals hardware, scanners en netwerk. Hiervoor werk je met duidelijke checklists, zodat je weet wat er wanneer geregeld moet zijn.

De intensiteit van contact ligt hier lager dan in de eerste fase. Je hebt minder meetings, maar wel vaste momenten voor voortgang en afstemming, bijvoorbeeld rondom IT en integraties. Deze fase duurt meestal een paar maanden, afhankelijk van de complexiteit van de inrichting.

Je blijft als organisatie betrokken, maar op een andere manier dan in de eerste fase. Je toetst tussentijds of keuzes aansluiten op de praktijk, terwijl de inrichting op de achtergrond verder wordt opgebouwd.

Bas beschrijft dat zo:

“In het begin vullen we elkaar aan en overleggen we hoe het proces eruit gaat zien. Daarna wordt er gebouwd en is het even rustiger. En dan komt er weer contact voor IT en inrichting.”

Die afwisseling zorgt ervoor dat het traject behapbaar blijft. Je hoeft niet continu intensief betrokken te zijn, maar weet wel wanneer jouw input nodig is. Tegelijkertijd voorkom je dat er richting livegang nog grote verrassingen ontstaan.

Stap 3: communicatie tijdens testen van LogiAction

Voordat LogiAction live gaat, testen wij het systeem eerst en leveren we het daarna als testomgeving op aan jouw organisatie.

In deze fase neemt het contact weer toe, maar op een andere manier dan eerder in het traject. Je doorloopt zelf processen in de testomgeving en beoordeelt of alles werkt zoals verwacht.

Je test bijvoorbeeld:

• hoe orders door het systeem lopen
• of integraties goed functioneren
• of voorraad en locaties kloppen
• hoe uitzonderingen worden afgehandeld

Deze fase vraagt actief tijd van jouw organisatie. Je team moet processen doorlopen, bevindingen verzamelen en terugkoppelen, waarna aanpassingen en her-tests volgen.

Op basis van die tests kunnen nog punten naar voren komen die moeten worden afgestemd. Zodra de testomgeving is geaccepteerd, wordt de livegang ingepland.

In deze fase zie je ook waar aannames uit eerdere fases niet kloppen. Jolanda geeft aan dat dit een herkenbaar moment is:

“Op de werkvloer gaan ze testen en dan zeggen ze: ja, dit werkt helemaal niet. Dan blijkt dat we het misschien niet goed genoeg op papier hebben gezet.”

Dat is niet ongebruikelijk. Juist doordat je processen nu echt doorloopt, komen details naar voren die eerder niet zichtbaar waren. Door deze fase serieus te nemen, voorkom je dat dit soort issues pas tijdens livegang ontstaan.

Stap 4: samenwerking en communicatie tijdens livegang van LogiAction

Livegang is het moment waarop alles samenkomt.

Je stapt over naar een nieuwe manier van werken, terwijl de operatie doorloopt. Dat vraagt om korte lijnen en duidelijke communicatie.

Door de voorbereiding in de eerdere fases, zowel aan de klantzijde als in de inrichting van het systeem, is de basis gelegd om deze overgang zo gecontroleerd mogelijk te laten verlopen. Tegelijkertijd moet je tijdens livegang snel kunnen schakelen wanneer dat nodig is.

Volgens Bas komt hier altijd spanning bij kijken:

“Het moment van live gaan is altijd spannend. Je wilt zeker weten dat de voorraad klopt en dat alles goed binnenkomt.”

In deze periode is er intensief contact en worden vragen of afwijkingen direct opgepakt.

Daarbij is betrokkenheid vanuit de klant erg belangrijk. De rol van een projectleider aan klantzijde is hierin cruciaal. Deze persoon bewaakt de voortgang, houdt contact met betrokken partijen en zorgt dat acties worden opgepakt.

Zonder duidelijke regie ontstaan er sneller vertragingen, bijvoorbeeld doordat informatie te laat wordt aangeleverd of doordat afstemming met externe partijen niet goed verloopt.

Stap 5: samenwerking en communicatie na implementatie van LogiAction

Na livegang verandert de samenwerking opnieuw.

Het intensieve projectwerk neemt af, maar de samenwerking blijft bestaan. Veel bedrijven merken dat juist in deze fase nieuwe inzichten ontstaan en processen verder worden aangescherpt.

Zoals Bas vertelt:

“Soms loopt iets vast, bijvoorbeeld een order die niet gescand kan worden. Dan melden ze dat en gaan wij kijken waarom dat gebeurt.”

Je hebt contact via support en kunt gebruikmaken van een ticketsysteem. Tegelijkertijd blijft er ruimte voor direct overleg wanneer dat nodig is.

De frequentie van communicatie ligt lager dan tijdens implementatie, maar de lijnen blijven kort. We kennen jouw systeem en processen en blijven betrokken bij verdere optimalisatie.

Wat vraagt samenwerking en communicatie tijdens een LogiAction-project in de praktijk?

Als je met LogiAction start, ga je een traject in waarin samenwerking centraal staat.

We werken samen aan het begrijpen van je processen, het inrichten van het systeem en het begeleiden van de overgang naar een nieuwe werkwijze.

In de praktijk betekent dit dat je gedurende het traject regelmatig moet schakelen met je team, IT en externe partijen. Die afstemming zorgt ervoor dat het traject voorspelbaar blijft en dat je tijdig kunt bijsturen.

Een belangrijk aandachtspunt daarbij is dat er aan beide kanten aannames kunnen ontstaan. Jolanda benoemt dat dit heel menselijk is:

“Je gaat er soms vanuit dat iets wel goed zit. Bijvoorbeeld dat een wifi-netwerk vergelijkbaar is met een andere locatie, of dat een proces wel duidelijk is. Maar dat hoeft niet zo te zijn.”

Juist omdat beide partijen elkaar vertrouwen, worden niet alle details altijd expliciet besproken. Door actief te blijven afstemmen en vragen te stellen, voorkom je dat dit later impact krijgt op je proces.

Conclusie: samenwerking en communicatie bepalen hoe soepel de implementatie van LogiAction verloopt

Je stond voor de keuze van een implementatiepartner en wilde weten hoe samenwerking en communicatie in de praktijk verlopen. Zoals je hebt gezien, wordt het succes van een implementatie niet alleen bepaald door de software, maar vooral door hoe je samenwerkt tijdens de verschillende fases van het traject.

Juist op de momenten waar aannames ontstaan of verantwoordelijkheden niet volledig scherp zijn, ontstaat ruis. Dat zie je terug in testen, livegang of zelfs pas daarna. Door vooraf duidelijke afspraken te maken en actief te blijven afstemmen, voorkom je dat dit doorwerkt in vertraging, fouten of onduidelijkheid op de werkvloer.

Bij Logitrade begeleiden we dit traject dagelijks. Daardoor weten we waar het in de praktijk goed gaat en waar het mis kan lopen. Die ervaring gebruiken we om structuur aan te brengen in samenwerking, verwachtingen en communicatie, zodat je ook op kritieke momenten grip houdt op je proces.

De volgende stap is om dit concreet te maken voor jouw situatie. Hoe ziet samenwerking er bij jou uit? Waar zitten mogelijke risico’s en hoeveel afstemming vraagt dit van je team?

Plan een vrijblijvend gesprek waarin we jouw processen globaal analyseren en je exact laten zien hoe samenwerking in jouw situatie verloopt.