De 6 meest voorkomende problemen in een handmatig magazijn (en hoe een WMS ze oplost)

Merk je dat je magazijn steeds drukker wordt, terwijl voorraadverschillen toenemen en pickfouten vaker voorkomen? En heb je steeds meer mensen nodig om hetzelfde werk gedaan te krijgen? Dan ligt het probleem meestal niet bij je team, maar bij de manier waarop het proces is ingericht.

Dit kantelpunt zien we regelmatig terug bij magazijnen die doorgroeien. Vanuit Logitrade hebben we de afgelopen jaren tientallen magazijnen van groothandels, webshops en fulfilmentbedrijven geholpen om hun logistieke processen te professionaliseren met ons WMS (LogiAction).

Bas, producteigenaar van LogiAction en zelf jarenlang warehouse manager geweest, ziet daarbij steeds dezelfde patronen terug. Hij weet uit eigen ervaring waar processen beginnen te schuren wanneer volumes toenemen en systemen de operatie niet langer actief aansturen.

Wat bij 50 orders per dag nog werkt, begint bij 500 orders vaak problemen te veroorzaken.

In dit artikel ontdek je:

• de zes meest voorkomende problemen in handmatige magazijnen
• waarom deze problemen vrijwel altijd ontstaan bij groei
• wat deze problemen betekenen voor snelheid, foutpercentages en personeelsdruk
• hoe een WMS deze problemen structureel oplost

Probleem 1: inefficiënte pickroutes bij orderpicken in handmatige magazijnen

In veel handmatige magazijnen (zonder WMS) lopen medewerkers order voor order. Ze pakken een lijst, kijken waar de artikelen liggen en bepalen zelf hun route.

Dat lijkt logisch. Zeker als het volume nog overzichtelijk is.

Maar zodra het drukker wordt, gaat daar veel tijd verloren. Orders worden niet slim gecombineerd, medewerkers lopen onnodig heen en weer en nieuwe collega’s twijfelen vaker.

Bas omschrijft het treffend:

“Als je op papier werkt dan ga je vaak kijken wat de beste loopvolgorde is en dan ben je ook een beetje in die stapel aan het zoeken.”

Dat zoeken kost niet alleen tijd, maar ook focus. En elke dag opnieuw moet iemand inschatten wat de slimste volgorde is.

Wat is hier structureel mis?

Het denkwerk gebeurt continu opnieuw. Iedere medewerker maakt zijn eigen afweging.

Dat betekent:

• Geen vaste pickstrategie
• Onnodige meters
• Wisselende werkwijzen
• Meer kans op fouten bij drukte

In handmatige magazijnen bepaalt elke medewerker zelf de pickroute, waardoor onnodig veel meters worden gelopen.

Hoe een WMS dit oplost

Een WMS legt de picklogica vooraf vast en stuurt medewerkers stap voor stap door het magazijn. Daardoor hoeft een medewerker niet zelf te bepalen welke route hij loopt.

Daarnaast kan het systeem orders combineren wanneer meerdere orders artikelen op dezelfde locatie bevatten.

Dat betekent bijvoorbeeld dat een WMS:

• medewerkers langs een vaste en logische route stuurt
• orders bundelt wanneer artikelen op dezelfde locatie liggen
• voorkomt dat medewerkers steeds opnieuw hun eigen route bepalen

De medewerker hoeft dus niet meer na te denken over de looproute: het systeem stuurt het proces.

WMS-systemen zoals LogiAction ondersteunen bijvoorbeeld batch picking, waarbij meerdere orders tegelijk worden gepickt wanneer dat mogelijk is.

Probleem 2: voorraadverschillen door aanvullen op gevoel in handmatige magazijnen

Een ander herkenbaar probleem is aanvullen van bulk naar grijpvoorraad.

In papieren magazijnen gebeurt dat vaak “voor de zekerheid”. Iemand ziet dat een picklocatie leger wordt en vult alvast bij. Of vult meerdere locaties tegelijk aan, of het nu nodig is of niet.

Bas ziet dit regelmatig gebeuren:

“Dan ben je ook alles aan het aanvullen of je het nou wel of niet nodig hebt.”

Dat lijkt efficiënt, maar in werkelijkheid ontstaat er ruis.

Voorraad wordt verplaatst zonder dat het systeem exact weet wanneer en waarom. En als voorraad pas wordt afgeboekt wanneer een order helemaal is afgerond, loop je automatisch achter de feiten aan.

Menselijke fouten versterken het probleem

Daar komt nog iets bij.

Volgens Consafe Logistics zijn menselijke fouten in de meeste magazijnen de belangrijkste oorzaak van onnauwkeurige voorraad.

Een medewerker kan bijvoorbeeld:

• Een label verkeerd lezen
• Vergeten te scannen
• Een verkeerde hoeveelheid invoeren
• Een pallet op de verkeerde locatie zetten

Dat lijken kleine fouten. Maar één pallet op de verkeerde plek kan er al voor zorgen dat voorraad als “vermist” wordt gezien. En na verloop van tijd vervormen registraties steeds verder.

Wanneer aanvullen op gevoel gebeurt en mutaties niet realtime worden geregistreerd, ontstaan vrijwel altijd voorraadverschillen.

Het gevolg:

• Voorraad klopt niet realtime
• Tussentijds tellen wordt moeilijk
• Voorraadverschillen stapelen zich op
• Administratieve rompslomp neemt toe
• Fouten werken door in de hele keten

Sommige bedrijven lossen dit op met een integrale telling. Maar dat kost tijd. En vaak worden daar ook weer fouten gemaakt.

Hoe een WMS dit oplost

Een WMS registreert voorraadmutaties realtime en stuurt het aanvullen van picklocaties automatisch aan.

Daardoor wordt voorraad alleen aangevuld wanneer dat nodig is en blijft zichtbaar wat er daadwerkelijk op elke locatie ligt.

Een WMS kan bijvoorbeeld:

• automatisch aanvullen wanneer een picklocatie leeg raakt
• realtime voorraad per locatie registreren
• mutaties direct verwerken
• cycle counting ondersteunen (vaste telmomenten per jaar)

Voorraadbeheer wordt daarmee onderdeel van het dagelijkse proces in plaats van een correctie achteraf.

Probleem 3: pickfouten worden pas bij het inpakken ontdekt in handmatige magazijnen

In een handmatig magazijn vindt controle vaak pas aan het eind van het proces plaats. Tijdens het picken is er weinig verificatie. Pas bij het inpakken wordt gekeken of alles klopt.

Dat betekent dat fouten al zijn gemaakt voordat ze worden ontdekt. Bijvoorbeeld:

• verkeerde artikelen
• verkeerde aantallen
• verkeerde orderbak

Het controleren van een order aan het eind van het proces zorgt voor:

• dubbel werk
• extra tijd bij het inpakken
• meer druk op verzending
• hogere foutkans bij piekdrukte

Hoe een WMS dit oplost

Een WMS kan controles direct in het orderpickproces opnemen.

Tijdens het picken vraagt het systeem bijvoorbeeld om een scan van:

• het artikel om te bevestigen dat het juiste artikel wordt gepickt
• de orderbak om te controleren dat het artikel bij de juiste order hoort
• de locatie wanneer artikelen geen barcode hebben

Daardoor worden fouten direct tijdens het picken ontdekt, in plaats van pas bij het inpakken.

Dit voorkomt herstelwerk en verlaagt de kans dat fouten bij klanten terechtkomen.

Probleem 4: foutpercentages lopen op in handmatige magazijnen

Wanneer het magazijn groeit en processen nog handmatig worden aangestuurd, zie je dat foutpercentages langzaam stijgen.

Niet omdat mensen minder hun best doen, maar omdat de druk toeneemt en systemen geen controles afdwingen.

Fouten worden zichtbaar bij:

• De klantenservice (meer telefoontjes en klachten)
• De salesafdeling (ontevreden klanten)
• De directie (leverbetrouwbaarheid daalt)

Wat begint als een paar pickfouten kan uitgroeien tot structurele druk binnen het bedrijf.

Hoe een WMS dit oplost

Met een WMS worden controles onderdeel van het proces. Fouten worden niet alleen geregistreerd, maar eerder voorkomen.

Een WMS kan bijvoorbeeld:

• controleren of het juiste artikel wordt gepickt
• signaleren wanneer een order niet compleet is
• afwijkingen direct zichtbaar maken

Daardoor worden fouten niet pas achteraf ontdekt, maar al tijdens het proces. Orders gaan consistenter de deur uit en de druk op het magazijnteam neemt af. Bas ziet in de praktijk dat dit een groot verschil maakt voor de rust op de werkvloer:

Zoals Bas het zegt:

“Als de voorraad weer klopt en orders op tijd de deur uitgaan, dan komt er weer rust.”

Probleem 5: meer personeel nodig bij de groei van handmatige magazijnen

Veel handmatige magazijnen lossen groei op door extra mensen in te zetten. Meer orders? Dan zetten we er een paar uitzendkrachten bij.

Maar papier kost tijd. Inwerken kost tijd. En iedereen ontwikkelt zijn eigen manier van werken.

Bij nieuwe medewerkers duurt het meestal wel even voordat ze het werk met dezelfde snelheid en kwaliteit uitvoeren als ervaren collega’s. In die periode worden sneller fouten gemaakt en moet er vaker worden gecontroleerd of gecorrigeerd.

Hoe een WMS dit oplost

Een WMS begeleidt medewerkers stap voor stap in het proces.

Daardoor:

• wordt het werk sneller aangeleerd
• zijn medewerkers minder afhankelijk van ervaring
• kunnen nieuwe medewerkers sneller meedraaien

Dit verkort de inwerktijd en maakt het makkelijker om op te schalen.

Probleem 6: afhankelijkheid van individuele kennis in handmatige magazijnen

In veel handmatige magazijnen is de manier van werken sterk afhankelijk van ervaring. Iedere medewerker ontwikkelt zijn eigen aanpak.

Dat lijkt flexibel, maar maakt het proces kwetsbaar.

Wat gebeurt er als een ervaren medewerker ziek wordt?
Of wanneer iemand vertrekt?

Dan merk je hoe afhankelijk het magazijnproces is van individuele kennis.

Hoe een WMS dit oplost

Een WMS legt belangrijke procesregels vooraf vast, zoals:

• Pickstrategieën
• Aanvulregels
• Controlepunten

Daardoor hoeft een medewerker niet steeds opnieuw te bepalen hoe een proces moet worden uitgevoerd. Het werk wordt minder afhankelijk van individuele ervaring en beter overdraagbaar.

Wanneer heeft een magazijn een WMS nodig?

Niet bij 20 orders per dag.

Maar wel wanneer je merkt dat:

• Voorraadverschillen normaal worden
• Fouten structureel terugkomen
• Je achter de feiten aanloopt
• Groei vooral meer stress oplevert
• Je steeds meer mensen nodig hebt om bij te blijven

Dan is het probleem niet dat je team harder moet werken. Het probleem is dat je systeem niet meegroeit.

Wanneer worden deze magazijnproblemen een signaal dat je een WMS nodig hebt?

Veel magazijnen starten handmatig, en dat werkt prima zolang volumes laag blijven. Maar zodra het aantal orders groeit, ontstaan vaak dezelfde patronen: meer fouten, meer correcties en een grotere afhankelijkheid van individuele kennis.

In dit artikel heb je gezien welke zes problemen daar meestal achter zitten. Denk aan inefficiënte pickroutes, voorraadverschillen, oplopende foutpercentages en toenemende personeelsdruk. Een WMS kan deze problemen structureel oplossen.

Veel bedrijven denken dat hun ERP deze problemen al opvangt. In de praktijk blijkt dat vaak niet zo te zijn. Een ERP registreert vooral wat er gebeurt, terwijl een WMS het werk op de magazijnvloer (ook) actief aanstuurt.

Wil je beter begrijpen waar dat verschil zit?

Lees dan ook ons artikel over het verschil tussen een ERP en een WMS en ontdek wanneer een WMS een waardevolle aanvulling wordt op je ERP-systeem.