Masterdata in het magazijn: wat is het en waarom is het belangrijk?

Zodra een nieuw artikel binnenkomt, begint het vaak al. Iemand pakt een meetlint, zet het product op een weegschaal en voert de gegevens in het ERP-systeem of WMS in. Maar als die artikelgegevens ontbreken of niet kloppen, kan dat leiden tot verkeerde opslaglocaties, onnodig grote verpakkingen en medewerkers die gegevens opnieuw moeten controleren of corrigeren.

Veel organisaties zoeken de oorzaak van zulke problemen in hun magazijnprocessen, software of automatisering. In de praktijk ligt die vaak een stap eerder: de gegevens waarop deze systemen vertrouwen zijn niet volledig, actueel of betrouwbaar. Zonder goede artikelgegevens wordt het lastig om je magazijn efficiënt in te richten, ongeacht welk WMS, ERP-systeem of welke automatisering je gebruikt.

Robbert Mäkel, al bijna tien jaar intralogistiek specialist bij Logitrade, ziet dit regelmatig bij organisaties die hun magazijn slimmer willen inrichten. In dit artikel legt hij uit wat masterdata is, waarom betrouwbare artikelgegevens zo belangrijk zijn, welke problemen slechte data veroorzaakt en hoe je ervoor zorgt dat deze gegevens betrouwbaar worden vastgelegd en beheerd.

Specifiek lees je in dit artikel:

• Wat masterdata precies is en welke gegevens hieronder vallen;
• Waarom betrouwbare masterdata de basis vormt van vrijwel ieder logistiek proces;
• Welke magazijnprocessen afhankelijk zijn van lengte, breedte, hoogte en gewicht;
• Welke problemen ontstaan wanneer masterdata onvolledig of onjuist is;
• Hoe organisaties betrouwbare masterdata beheren en actueel houden;
• Waarom geautomatiseerd meten en wegen kan helpen om consistente artikelgegevens vast te leggen.

Wat is masterdata in de logistiek?

Masterdata bestaat uit de vaste basisgegevens van een artikel. Denk bijvoorbeeld aan een artikelnummer, omschrijving, barcode, verpakkingseenheid en afmetingen zoals lengte, breedte, hoogte en gewicht. Deze gegevens veranderen normaal gesproken niet wanneer een artikel door het magazijn beweegt.

Als het gaat om meten en wegen, ligt de nadruk vooral op de logistieke masterdata: de gegevens die nodig zijn om producten op te slaan, te verplaatsen en te verzenden. Volgens Robbert wordt de term masterdata namelijk vaak breder gebruikt dan veel mensen denken.

“Bij masterdata denken wij aan lengte, breedte, hoogte en gewicht. Voor een klant is masterdata meer dan dat.”

Steeds meer organisaties beheren al deze productinformatie centraal in een Product Information Management-systeem (PIM). Daarin worden alle vaste kenmerken van een artikel opgeslagen, waaronder ook de logistieke afmetingen. Vanuit zo’n centrale bron kunnen gegevens vervolgens worden gedeeld met een ERP-systeem, WMS of andere applicaties.

Voor logistieke processen zijn vooral deze gegevens belangrijk:

• Artikelnummer
• Barcode
• Omschrijving
• Verpakkingseenheid
• Lengte
• Breedte
• Hoogte
• Gewicht

Deze gegevens vormen de basis waarop andere systemen beslissingen nemen. Zodra één van deze gegevens ontbreekt of niet klopt, werkt dat vaak door in meerdere processen tegelijk.

Waarom is goede masterdata belangrijk voor je magazijn?

Vrijwel ieder logistiek proces maakt gebruik van masterdata. Een ERP of WMS gebruikt artikelgegevens voortdurend om berekeningen te maken en processen aan te sturen, terwijl medewerkers erop vertrouwen om de juiste keuzes op de werkvloer te maken.

Met de juiste afmetingen en gewichten kan een systeem bijvoorbeeld bepalen welke opslaglocatie geschikt is, hoeveel producten op een pallet passen of welke verpakking bij een order past.

Ook GS1 benadrukt het belang van nauwkeurige productafmetingen en gewichten: betrouwbare gegevens helpen om transportcapaciteit beter te benutten en voorkomen dat producten verderop in de supply chain opnieuw moeten worden gemeten.

Ontbreken deze gegevens of zijn ze onjuist, dan moeten systemen werken met onvolledige informatie en zijn medewerkers vaker aangewezen op meten, schatten of controleren. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en beperkt ook de mogelijkheden om processen verder te automatiseren.

Robbert ziet dat regelmatig terug wanneer organisaties hun processen verder willen automatiseren:

“Met data kan je dat soort programma’s veel slimmer inrichten. Zonder data kan je heel veel slimmigheid niet gebruiken, want dan kan je er niet van op aan.”

Goede masterdata is daarom geen administratieve formaliteit, maar een belangrijke voorwaarde om logistieke processen betrouwbaar, efficiënt en voorspelbaar te laten verlopen.

Welke problemen ontstaan in het magazijn door onjuiste masterdata?

Wanneer masterdata niet volledig of betrouwbaar is, merk je dat meestal niet op één plek in het magazijn. De gevolgen verspreiden zich door de hele goederenstroom. Medewerkers moeten extra controles uitvoeren, systemen maken minder slimme keuzes en kleine afwijkingen stapelen zich op tot structurele inefficiëntie.

Dat betekent niet dat ieder magazijn met onvolledige artikelgegevens direct vastloopt. In kleinere organisaties met een beperkt assortiment kunnen ervaren medewerkers ontbrekende informatie vaak nog opvangen.

Naarmate het assortiment groeit, meer medewerkers betrokken raken of processen verder worden geautomatiseerd, wordt die afhankelijkheid van betrouwbare data steeds groter.

Onjuiste masterdata leidt tot verkeerde opslaglocaties

Een van de eerste processen die last heeft van onjuiste masterdata is de opslag van artikelen. Wanneer een systeem niet weet hoe groot een product is, kan het ook niet goed berekenen welke locatie daarvoor geschikt is.

In de praktijk betekent dat vaak dat medewerkers zelf een plek kiezen. Dat werkt zolang zij de producten goed kennen, maar zorgt bij groei voor verschillen in werkwijze en een minder efficiënte benutting van de beschikbare ruimte.

Robbert ziet dat organisaties juist daarom steeds vaker op zoek gaan naar betrouwbare afmetingen.

“Als je de exacte data weet kan je ook berekenen en dan kan je bepaalde zones toewijzen voor dat product. Als je die data niet hebt, kan je niet rekenen.”

Onjuiste masterdata zorgt voor inefficiënt verpakken

Ook aan de inpaktafel heeft de kwaliteit van masterdata veel invloed. Wanneer afmetingen ontbreken of niet kloppen, moet een medewerker zelf bepalen welke doos geschikt is. In de praktijk wordt dan vaak voor een grotere doos gekozen, omdat de producten daar in ieder geval in passen. Dat kost minder denkwerk op dat moment, maar zorgt er ook voor dat je regelmatig meer verpakkings- en opvulmateriaal gebruikt dan nodig.

Een grotere doos neemt bovendien meer ruimte in tijdens transport. Hoe beter een verpakking aansluit op de inhoud, hoe efficiënter je de beschikbare ruimte kunt benutten. Tegelijkertijd blijft de keuze zonder betrouwbare artikeldata afhankelijk van de inschatting van de medewerker. Wordt een doos toch verkeerd gekozen, dan ontstaat extra werk. Robbert beschrijft dat als volgt:

“Dan gaan ze kijken welke doos past. Dat wordt ook verkeerd ingeschat. En dan moeten ze de order weer opnieuw inpakken.”

Slechte masterdata beperkt magazijnautomatisering

Steeds meer magazijnen gebruiken software om processen slimmer aan te sturen. Denk aan het berekenen van opslaglocaties, het selecteren van verpakkingen of het ondersteunen van orderverwerking.

Die automatisering is echter zo betrouwbaar als de gegevens waarop zij gebaseerd is. Ontbreekt de juiste data, dan moet een systeem terugvallen op aannames of vaste instellingen. Daardoor blijven veel mogelijkheden onbenut.

Zoals Robbert eerder aangaf, kunnen systemen pas echt slim werken wanneer de onderliggende gegevens betrouwbaar zijn.

“Zonder data kan je heel veel slimmigheid niet gebruiken.”

Slechte masterdata zorgt voor meer correcties en hogere kosten

De gevolgen van slechte masterdata zijn niet altijd direct zichtbaar op een financiële rapportage. Vaak gaat het om veel kleine handelingen die samen veel tijd kosten.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Medewerkers die producten opnieuw meten.
• Het corrigeren van foutieve artikelgegevens.
• Extra controles voordat een order wordt verzonden.
• Producten opnieuw verpakken.
• Het oplossen van afwijkingen in het magazijn.

Iedere afzonderlijke handeling lijkt beperkt, maar samen zorgen ze voor extra arbeid, meer foutkansen en een minder voorspelbaar proces.

Robbert benadrukt dat deze kosten lastig exact zijn uit te rekenen, terwijl organisaties ze dagelijks ervaren.

Hoe beheer je masterdata in een ERP, WMS of PIM-systeem?

Voor veel organisaties begint betrouwbare masterdata bij de leverancier. Productgegevens worden meegestuurd met nieuwe artikelen en vervolgens overgenomen in een ERP-systeem, PIM of WMS. Dat lijkt efficiënt, maar betekent niet automatisch dat alle gegevens correct zijn.

Volgens Robbert verschillen leveranciers sterk in de kwaliteit van hun artikelinformatie.

“De ene leverancier is er wel goed in en de andere die interesseert het niet. Mensen merken toch dat die gegevens niet altijd kloppen. Daarom willen ze die afmetingen zelf controleren.”

Daardoor kiezen veel organisaties ervoor om belangrijke logistieke gegevens zelf te controleren voordat ze worden gebruikt in de operatie. Vooral afmetingen en gewicht worden regelmatig opnieuw vastgelegd, omdat juist deze gegevens veel invloed hebben op opslag, verpakking en transport.

Daarnaast ontstaat een belangrijk aandachtspunt zodra gegevens op meerdere plekken worden beheerd. Wanneer een wijziging alleen in het ERP-systeem wordt doorgevoerd, maar niet in het WMS of PIM, ontstaan al snel verschillende versies van dezelfde artikelinformatie.

Een goed beheerproces zorgt er daarom niet alleen voor dat gegevens eenmalig correct worden vastgelegd, maar ook dat wijzigingen consequent worden bijgewerkt in alle systemen die daarvan afhankelijk zijn.

Hoe zorg je voor betrouwbare masterdata in je magazijn?

Veel bedrijven verzamelen logistieke artikelgegevens nog altijd handmatig. Medewerkers gebruiken een meetlint, duimstok en weegschaal om lengte, breedte, hoogte en gewicht vast te leggen. Dat levert uiteindelijk dezelfde soort gegevens op als een geautomatiseerd meet- en weegsysteem, maar de manier waarop die gegevens worden verzameld verschilt aanzienlijk.

Handmatig meten kost meer tijd en maakt het proces gevoeliger voor verschillen tussen medewerkers. De ene medewerker meet net iets nauwkeuriger dan de andere of rondt waarden anders af. Daarnaast moeten gegevens vaak nog handmatig worden ingevoerd, waardoor opnieuw fouten kunnen ontstaan.

Robbert vat dat verschil als volgt samen:

“Zo’n machine doet het altijd op dezelfde manier. De medewerker niet.”

Dat betekent niet dat geautomatiseerd meten altijd noodzakelijk is. Wanneer een organisatie weinig nieuwe artikelen ontvangt en het assortiment beperkt blijft, kan handmatig meten nog steeds een passende oplossing zijn.

Naarmate het aantal nieuwe artikelen groeit of organisaties hun processen verder automatiseren, wordt consistentie steeds belangrijker. Dan kan een geautomatiseerd meet- en weegsysteem helpen om lengte, breedte, hoogte en gewicht steeds op dezelfde manier vast te leggen.

Het systeem levert daarbij betrouwbare artikelgegevens aan de software die deze informatie verder gebruikt voor logistieke processen.

Goede masterdata vormt de basis van een efficiënt magazijn

Goede masterdata bestaat uit meer dan een verzameling artikelgegevens. Betrouwbare informatie over lengte, breedte, hoogte en gewicht vormt de basis waarop magazijnprocessen, software en logistieke beslissingen worden gebouwd. Hoe betrouwbaarder die gegevens zijn, hoe beter een WMS, ERP-systeem of andere automatisering kan ondersteunen.

Daarom loont het om niet alleen te kijken naar de symptomen van logistieke problemen, zoals verkeerde opslaglocaties, onnodig handmatig werk of inefficiënte verpakkingen. In veel gevallen ligt de oorzaak een stap eerder: de kwaliteit van de artikelgegevens waarop al deze processen vertrouwen. Door eerst die basis op orde te brengen, voorkom je dat medewerkers voortdurend moeten corrigeren wat systemen eigenlijk automatisch zouden moeten kunnen bepalen.

Welke aanpak daarbij past, hangt af van jouw situatie. Verwerk je een beperkt aantal nieuwe artikelen en blijft je assortiment relatief stabiel? Dan kan handmatig meten en wegen nog prima voldoen. Ontvang je dagelijks veel nieuwe producten of wil je magazijnprocessen verder automatiseren? Dan wordt consistente en betrouwbare masterdata steeds belangrijker. In die situatie kan een geautomatiseerd meet- en weegsysteem helpen om artikelgegevens sneller, nauwkeuriger en vooral op een consistente manier vast te leggen.

Logitrade helpt organisaties niet alleen bij het kiezen van een meet- en weegsysteem, maar kijkt eerst naar het volledige logistieke proces. Samen onderzoeken we welke gegevens je nodig hebt, waar de huidige knelpunten ontstaan en welke oplossing past bij de manier waarop jouw magazijn vandaag werkt én morgen kan groeien.